持續提高新時期電子化檔案管理能力的探究

摘 要：提高檔案管理能力是一個常說常新的課題，尤其是在信息數據高度發達的現代，海量的數據匯總給檔案管理帶來了新的挑戰。這種形勢下，檔案管理人員應主動適應新時期新變化，從工作理念、工作素養、實踐能力等方面不斷提高，促進單位檔案管理水平不斷提高，進而為單位發展做出應有貢獻。

關鍵詞：信息化 檔案管理

檔案真實地記載著國家社會、個人的發展歷程，檔案管理工作是單位工作的一項重要組成部分，在人員管理、提拔任用等各方面發揮著重要作用。也是提高工作質量和工作效率的必要條件。科學化、規范化的檔案管理水平，是衡量單位管理水平和管理能力的重要標桿。

一、電子化檔案管理工作特點

在信息時代背景下，相較而言，電子檔案與紙質檔案在管理理念和管理模式上存在很大的不同。信息化檔案更強調資料載體上的電子化、數據化，儲藏使用上的高效便捷化，以及安全管理上的可備份。

原先“一個屋、一個人、一摞表、一本賬”的管理方式越來越不適應新時期的發展，檔案管理工作越來越多轉移到電腦、高拍掃描儀、信息管理系統上來。在一定程度上而言，電子化檔案實現了對紙質實體檔案的脫離與升級，不僅走向了數字化檔案管理，同時也走向了現代化檔案管理。目前，很多檔案管理均是以重要的電子文件形式進行的，標志著國家以及行政事業、企業檔案工作邁入信息化時代。

二、不斷提升電子化檔案管理水平的思考

1.推進檔案管理的制度建設。檔案管理工作基礎和最重要的保障就是健全的制度，也是檔案管理工作規范化科學化的基本要求。信息化時代，檔案載體、管理模式發生了很大的變革，其管理制度也相應的要做出變革調整，增加信息安全、備份管理、防黑防泄密等規章內容，從而促進檔案管理工作的健康有序發展。從單位領導到普通檔案管理人員，自上而下要高度重視制度建設，對電子檔案儲存方式、內容以及使用方法等予以明確規定，切實做到有章可循、簡便易行。同時，對不適應新時代發展的傳統制度要進行修訂完善，對新情況制定新制度進行完善補充等，促進檔案管理更適應新時代新要求。

2.完善檔案管理的物質保障。檔案管理工作中，資金、人才、技術等多方面的投入必不可少。信息化技術的不斷發展，這種形勢下，各級單位和部門，特別是各級領導要對檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是專業人才的選拔和培養，檔案存儲場地和管理設備的合理配置等。要徹底扭轉“檔案管理很簡單”“沒必要投入資金”等觀念， 要給與充分的經費保障，完善檔案管理信息系統建設使用，采購相應的信息化處理、儲藏設備，在軟件、硬件上保障檔案管理電子化的發展。只有完善相應的基礎保障，才能夠促進檔案管理信息化的快速發展。

3.強化檔案信息數據庫的建設。目前，我國大多數檔案管理工作處于紙質文件管理向信息化電子化管理過渡階段。電子化一大優勢就是共享程度高，有利于打破“信息壁壘”和“信息孤島”，實現信息的互通互聯共享。就信息數據庫系統而言，既是檔案信息管理的重要核心，也是推動發展的重要基礎。工作中，應注重把檔案管理工作和計算機新技術有效結合。梳理整合綜合數據及檔案目錄庫，只有這樣才能進一步地形成網絡開發式以及分布式的數據庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進得到不斷地提高。

4.實現檔案信息資源的充分共享。目前在信息化建設過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發揮，這樣就會進一步導致檔案信息不能充分共享，相關各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應該在一定程度上應該明確檔案管理過程中的內容以及范圍，并且有效地規范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環節，建立相對比較規范的系統工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

5.提高檔案管理人員的創新意識。社會的發展進步要求檔案工作者要緊跟時代要求，不斷建設和完善檔案服務體系，努力創新服務機制為檔案事業的不斷輝煌進步貢獻力量。檔案管理工作者要具備信息處理能力，不斷適應信息資源管理工作的需要。加強對創新信息化管理能力的培訓和提升，從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業 發展提供優質服務的軌道上來。在工作中積極創新、勇于探索，不斷提高工作水平和能力。

檔案記載著單位的發展史，是進行科學分析、謀劃發展方向的基礎保障。在我國經濟社會全面發展的新形勢下，應不斷更新檔案管理觀念，探索和嘗試新的檔案管理手段，持續提高檔案管理效率，為單位發展做好應有的貢獻。

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河北承德市圍場滿族蒙古族自治縣紀律檢查委員會 朱文慧