高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設探究

邢潔

內(nèi)蒙古河套學院

讀史使人明智，鑒往而知未來，通過這句話我們可以看出來重視歷史的重要性，而檔案在某種意義上來說就是高校的一種歷史，涉及到學校發(fā)展的各方面內(nèi)容以及信息，高等院校如果想要可持續(xù)發(fā)展，就一定要對檔案管理加大重視，檔案管理工作并不是一天兩天就能完成的工作，需要持久地耕耘，需要高校利用最新技術(shù)以及資金支持，構(gòu)建完善的檔案管理制度，發(fā)揮檔案的真正作用，為高校的長遠發(fā)展出謀劃策，同時也要緊跟時代發(fā)展的趨勢，利用互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理體系，從而促進高校自身發(fā)展。

一、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設的重要性

高校檔案管理工作是日常開展教學工作的重要一環(huán)，涉及到了高校發(fā)展過程中的方方面面，首先，建設高校檔案管理質(zhì)量保障體系可以為高校在制定相關(guān)政策時提供一定的依據(jù)，有助于推動高校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，若在檔案管理工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了管理失誤，則會導致高校無法正常開展管理工作，一定程度上也會對高校師生的學習還有教學工作產(chǎn)生影響，構(gòu)建管理質(zhì)量保障體系可以更好地培養(yǎng)新時代社會發(fā)展需要的人才，創(chuàng)造出更多有利于社會發(fā)展的科研成果。其次，將各類檔案進行科學的管理有助于幫助提高查詢效率，方便工作人員充分利用查詢檔案資源，節(jié)省時間成本和人力成本。最后，建設高校檔案管理質(zhì)量保障體系有利于避免保證高校師生的個人信息不被泄露，從而被不法分子利用，這些檔案中不僅包含學校發(fā)展的方方面面，還包含著全校師生以及已經(jīng)畢業(yè)的學生的個人檔案，如果發(fā)生泄露或損毀，不僅會給師生帶來嚴重的影響，還會導致給學校的自身形象帶來負面影響，不利于后續(xù)的招生，因此，高校檔案是學校的寶貴資源，提升檔案管理工作的安全性具有必要性。

二、當前高校檔案管理工作過程中存在的相關(guān)問題

（一）相關(guān)人員缺乏重視

作為高校的高層管理人員，他們將更多的精力放在了學校招生、參加比賽、學術(shù)研究以及應屆學生就業(yè)上面，檔案管理工作只是制定簡易的流程和制度，對于檔案管理工作并不重視，甚至認為檔案管理工作做得再好也對學校發(fā)展沒有幫助，我并不否認招生工作、學術(shù)研究、學生就業(yè)對于高校發(fā)展的重要性，但是時代在發(fā)展，社會在進步，高校在日常教學過程中，如果沒有良好的管理制度，其他工作的開展會受到不同程度的阻礙，檔案管理工作也不例外，高校檔案見證了整個高校發(fā)展的歷史，對于制定發(fā)展戰(zhàn)略有著很大的幫助，但是正是一些傳統(tǒng)思想禁錮著高校檔案管理工作的發(fā)展進步，導致檔案管理工作不能及時與時俱進，阻礙了檔案管理工作的進步。

（二）檔案管理質(zhì)量保障體系相對落后

健全的檔案管理體系不僅能夠促進高校檔案管理工作的進步，同時也能提高檔案管理人員的工作效率，但當前部分高校的檔案管理質(zhì)量保障體系相對落后，檔案管理制度甚至多少年沒有進行更新，一些規(guī)章制度對于現(xiàn)在的管理工作已經(jīng)不再適用，一定程度上影響著高校的檔案管理工作。不僅如此，由于高校的管理者缺乏對檔案管理質(zhì)量的重視，高校檔案管理的工作現(xiàn)有的一些不足之處也無法得到改善，檔案質(zhì)量保障體系是高校健康長遠發(fā)展的重要保障，檔案管理制度的缺失與制度的不完善使相關(guān)工作在開展的過程中會遇到大大小小的問題，檔案管理工作者的積極性也受到一定的影響，工作積極性不高，工作態(tài)度不認真，從而造成工作效率的低下，基于此，相關(guān)高校應該加大對檔案管理工作的重視，在現(xiàn)有基礎上完善保障體系，與此同時，高校在構(gòu)建質(zhì)量保障體系的過程中也應該針對檔案管理工作人員制定一定的獎懲制度，對表現(xiàn)良好的工作人員給予一定的獎勵，對工作態(tài)度不端正的人給予一定的懲罰，通過這種獎懲制度來激勵和約束工作人員，使其能夠提高工作積極性，嚴謹開展工作，從而有效提升高校檔案管理工作效率還有質(zhì)量得到提升。

（三）高校檔案數(shù)字化基礎較弱

在當前智能化的背景下，存儲檔案已經(jīng)改為了計算機、U盤、移動存儲設備等智能存儲器，但是很多高等院校的檔案管理設施還比較的落后，由于高校將資金更多運用到基礎設施建設、科研研究上，導致檔案管理工作缺乏資金，不能夠及時地更新硬件設置，信息化基礎總體偏弱，并且近年來隨著高等院校的不斷擴招，學校的招生人數(shù)逐年增加，硬件設施的落后影響了檔案管理人員的工作效率，導致檔案管理工作一般還要經(jīng)過存檔、加密、分類，最終通過管理軟件對檔案信息進行統(tǒng)計并得出結(jié)論，從而為圖書采購、科研與查詢工作提供幫助，這也是大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案管理的價值，但當前高校的檔案管理質(zhì)量體系發(fā)展趨勢跟不上時代的變化，只是簡單地由紙質(zhì)化向電子化轉(zhuǎn)變，缺乏對檔案信息的分類、與高校財務系統(tǒng)、科研等系統(tǒng)的融會貫通，建設數(shù)字化檔案不僅可以提升工作效率，還可以大大節(jié)省全校師生的查詢時間，簡化在實際使用中的流程，提高檔案管理工作的附加價值。

三、高校檔案管理質(zhì)量保障體系有效構(gòu)建路徑

根據(jù)上文的分析和論述得知，在高校檔案管理工作開展過程中，存在著高校管理人員缺乏重視、檔案管理質(zhì)量保障體系相對落后以及高校檔案數(shù)字化基礎較弱等問題，這些問題嚴重影響著高校檔案管理工作的開展，因此，高校相關(guān)檔案管理人員應該加大對檔案管理工作的重視，完善高校檔案管理制度、深化高校數(shù)字化改革以及加大對檔案管理工作人員的培訓力度，從而更好地引導高校檔案管理工作的開展，跟上時代的變化，具體措施主要包含以下幾個方面。

（一）完善高校檔案管理制度

在高校的教學工作中，建立科學的管理制度是有效開展工作的基礎，檔案管理工作也不例外，完善高校檔案管理制度，是確保檔案工作能夠規(guī)范運行的重要前提，因此，相關(guān)高校應根據(jù)自身情況，在現(xiàn)有檔案管理基礎上，重新制定相應的管理規(guī)章制度，有了規(guī)章制度后，檔案管理工作人員才能夠按照檔案管理制度有序開展檔案管理工作，并且要增加監(jiān)督崗位，挑選一些教師定時查看檔案管理工作，監(jiān)督檔案管理人員在整理與歸檔檔案時能夠以認真嚴謹?shù)膽B(tài)度開展工作，提升其責任意識，而對于需要查閱檔案以及調(diào)取檔案的人員也要進行嚴格規(guī)范，要嚴格進行登記制度，明確規(guī)定檔案調(diào)取期限，并且要求要妥善保管檔案，不得以任何方式進行檔案泄露，完善的檔案管理規(guī)章制度有利于確保整個工作流程科學有序，并且有效提升工作效率。

（二）深化數(shù)字化改革，推動“最多跑一次”改革

在科技發(fā)展的今天，人們的衣食住行都發(fā)展了較大的改變，不僅方便快捷，還提高了人們的工作效率，因此，高校檔案管理工作也要推動智能化檔案管理建設進程。這里相關(guān)高校可以學習浙江省一些高校的做法，從師生視角出發(fā)，優(yōu)化查詢服務，將學校檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)中心、人事評職系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等部門融匯在一起，同時要建立電子化查詢系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)檔案查詢模式，開發(fā)檔案在線查詢系統(tǒng)，推動“一般不用跑，最多跑一次”的點對點單線查詢模式改革，不僅提高了高校檔案利用率，減少了查檔跑錯門、找錯人、查不到、無痕跡地矛盾。而且數(shù)據(jù)共通之后也有利于最新數(shù)據(jù)的及時更新，同時系統(tǒng)也可以開發(fā)反饋調(diào)查，使高校校友與校園相關(guān)部門可以及時向檔案館進行意見反饋，這里高?？梢越梃b杭州科技大學引用的“檔案查檔接待服務”與“數(shù)字檔案雙活容滅系統(tǒng)”，在高校原有基礎上推動全域數(shù)字化改革，從而利用現(xiàn)代化信息技術(shù)有效提升檔案管理質(zhì)量，堅持線上為主、線下為輔雙渠道查詢機制，倒逼檔案“數(shù)字化”，加快檔案電子化建設，推進高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程。

（三）加大對檔案管理工作人員的培訓力度，確保管理質(zhì)量

檔案管理是一件枯燥無味的工作，很多高校人員在剛參與檔案管理工作時，積極認真、充滿了干勁，但是在工作一段時間后逐漸被枯燥的管理工作所打敗，喪失工作激情，進而導致缺乏耐心，不認真，嚴重影響了檔案管理工作的開展，因此，高校如果想要有效構(gòu)建高校檔案管理質(zhì)量保障體系，就要加強對檔案工作管理人員的培訓力度，可以以座談會的方式組織高校檔案管理人員參與培訓，讓其認識到自身工作的重要性和不可替代性，從而提升對工作的熱情，富有職業(yè)使命感。與此同時各高校也要加強對檔案管理人員的技術(shù)培訓，招聘相關(guān)優(yōu)秀人才，推動檔案數(shù)字化信息改革進程，并且每年可以舉辦一次全校師生參與的評選活動，選出優(yōu)秀的檔案管理人員，并給予一定的獎勵，而在日常檔案管理工作中不認真的、不負責的管理人員，高校則需要對其進行懲罰制度，評選活動的舉辦有利于刺激工作熱情，并且在得到全校師生的認可后可以提高其工作認可度，感受到大家對其的認可和尊重，從而在工作中能夠更好地開展工作，檔案管理人員是有效開展檔案管理工作的基石，高校要不斷創(chuàng)新管理方式，提高工作效率提升的同時推動高校檔案管理質(zhì)量體系的建設。

四、結(jié)語

高校檔案不僅是一所學校發(fā)展的見證，更是推動高校可持續(xù)發(fā)展的根基，對高校發(fā)展起著重要作用，但是傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不再時候今天的社會，因此，高校相關(guān)人員要重視這些問題，以自身實際情況為準，完善現(xiàn)有檔案管理制度，引進優(yōu)秀技術(shù)人才，推動檔案數(shù)字化建設，加強檔案管理工作與高校數(shù)據(jù)中心、科研系統(tǒng)等部門的融會貫通，并且要加強對檔案管理人員的培訓力度，給予他們應有的關(guān)懷，讓他們感受到學校的尊重與關(guān)懷，從而構(gòu)建檔案管理質(zhì)量保障體系，推動高校的發(fā)展與進步，為國家培養(yǎng)出更多優(yōu)秀人才。