大數據背景下煤田地質檔案信息化建設要點

肖李娜

甘肅煤田地質局

信息化時代，地區的發展和行業的生產力，不再由自然資源和歷史條件所決定，它們已經被各種信息（知識、情報、文獻等）所取代，信息十分重要，它早已成為時代的重要資源。有效地開發和應用信息資源十分重要，其直接影響信息化的建設以及發展，大數據背景下，各個行業都必須進行模式變革，只有實施信息化建設才會進步，才能推動企業和行業的全方位發展，這已成為當今信息社會發展的趨勢。

一、煤田地質檔案信息化建設

（一）煤田地質檔案信息化建設的意義

大數據背景下，檔案管理部門都應開展檔案信息化建設這項基礎工作。工作的開展過程也是檔案工作邁向現代化的進程。為實現歷史與未來的有機聯系，檔案管理單位應做出戰略部署，信息化建設的發展過程，也是檔案管理新概念的催生過程。現階段，新型檔案館不再是單獨存在的個體，其作為整個檔案信息網絡的節點，也是源頭，可以接收和利用信息。因此，為使檔案工作煥發生機活力，應建立全新的工作機制，實現統一管理[1]，并形成協調、規范、開放的工作理念。

（二）煤田地質檔案信息化建設的具體內容

為實現煤田地質檔案的信息化建設，就要利用好現代科技，并制定完善的管理制度和科學的管理方法，通過計算機、數據庫、刻錄機等設備，建立起高效且方便快捷的檔案信息系統，以便于接收、統計、檢索煤田地質檔案。煤田地質檔案信息化建設顯著提升了檔案管理單位的管理效率，可最大化發揮出煤田地質檔案信息資源的經濟效益和社會作用，以便更好地服務于單位和社會的生產發展需求，最終實現信息資源共享。

二、煤田地質檔案信息化建設現狀及存在的問題

（一）煤田地質檔案信息化建設現狀

目前，煤田地質單位的檔案管理，主要是對資料的收集、保存和保管。體系不夠完善造成了檔案利用效率低，保存方式落后[2]。傳統的紙質檔案使用排架式管理，這樣的檔案管理存在許多弊端，如紙質檔案占用空間多；存儲條件要求高；紙質檔案容易老化磨損，稍有保管不當就會造成損失，導致原始數據丟失；煤田地質局成立時間長，地質資料多，管理難度更大；沿襲傳統管理模式，管理落后，技術上無法實現信息共享，也給查詢造成了諸多不便。

（二）煤田地質檔案信息化建設存在的問題

目前，煤田地質單位的檔案信息化建設程度低，只做了煤田地質檔案的目錄錄入工作，還有大量的問題和困難需要解決，信息化建設還有很長一段路要走。

1.檔案管理人員觀念落后

現階段，許多檔案管理人員在實際管理中，不使用電腦和網絡查詢，他們更愿意用腦記、用手翻，這樣的管理方式也就造成了檔案信息化建設的緩慢。

2.煤田地質檔案管理人員素質參差不齊

目前，許多煤田地質單位的檔案管理人員并非專業人員，大多數為兼職，僅負責最基本的檔案查詢工作，在單位中，他們所從事工作繁雜，繁重的工作造成他們無法只專注于檔案管理；而且許多單位的檔案管理人員，年齡結構老化[3]，且普遍學歷不高，這樣就造成，即使他們檔案管理時間長，熟悉檔案管理知識，知道管理的原理、方法和技術，但由于對計算機不了解，又缺少培訓，造成他們不能了解電子檔案，更不可能了解其形成、信息存儲、傳輸、檢索和利用技術。相反，一些年輕的檔案管理人員，雖然熟悉計算機技術，他們又缺少檔案管理的基礎知識，更不了解檔案管理原則和管理環節，這類現象普遍存在。

3.煤田地質檔案管理設備過時

髓母細胞瘤：10例為實性腫塊，2例為囊實性腫塊，圓形或類圓形，邊界較清，T1WI呈等低信號，T2WI呈等高信號，信號不均勻，瘤周水腫較輕。增強后實性腫塊呈明顯不均勻強化，囊實性腫塊呈明顯不均勻強化，囊變區無明顯強化（圖1），均出現不同程度腦積水。

由于單位普遍存在檔案管理意識薄弱，資金投入少，從而使檔案管理設備和專業技術人才缺乏，導致檔案工作難度大，甚至可能造成人員流失。少部分單位到現在也沒有設立獨立的檔案管理室，將檔案資料隨便堆放，雜亂無章。有的雖然設立了檔案管理室，但極其簡陋且空間較小，只擺放了簡易的木質檔案柜和檔案架，甚至門窗都已破損。這樣的檔案管理環境，根本不能滿足檔案管理的現代化要求。有的單位雖然配備了檔案管理室，購置了檔案管理設備，但又不重視培訓，檔案管理人員不會使用設備及軟件，這些設備也只是擺設。

三、加強煤田地質檔案的基礎設施建設

（一）完善基礎設施

只有完善煤田地質檔案信息化基礎設施，才能保證煤田地質檔案的信息化建設，才能滿足各項檔案所需的系統建設。因此，煤田地質檔案管理單位，應轉變陳舊的觀念[4]，做好資金保障，只有及時轉變觀念，并在資金上給予傾斜的同時做好統籌安排和資金管理，才能滿足現階段檔案建設的要求，最終實現檔案信息化建設。與此同時，也需要我們設立專項資金，定期維護各種設備，保證其正常運行。

（二）重視電子文件的歸檔管理

電子文件的歸檔和管理不僅是國家電子政務的一項基礎性工作，也是檔案信息資源建設的重要內容。

為落實國家電子政務的要求，各單位應做好電子文件的歸檔和管理。隨著電子檔案越來越普及[5]，各級部門都應重視電子文件的積累、歸檔和管理。并不斷健全其歸檔機制，以實現不同載體文件的同步歸檔，并對其進行有效管理，從而保障電子文件能夠安全運行。特別是對于一些數量較少的檔案，要從電子文件歸檔入手，做好檔案管理系統，并將其納入電子政務管理系統，落實線上歸檔。想要做好文件的歸檔，首先要做好文件的收集、整理和管理工作，全面了解各部門已形成應歸檔的電子文件，將之收集整理，過程中應采取合理手段來保證文件歸檔的真實和完整。如果我們不采取有效的措施來收集和歸檔電子文檔的話，就有可能造成這部分文件丟失。只有重視電子文件的收集和歸檔，才會使檔案資源變得更加豐富，從而降低單位的檔案資金投入。

（三）加快信息化建設進程

只有加快煤田地質檔案信息化建設進程，才能增加電子文件數量，從而改變傳統的檔案存儲模式。一個行業中企業的競爭力，取決于其獲取信息的速度及準確性。因此，各個單位都應重視信息建設，加大信息化建設力度。各級檔案數據庫的建設，需要具備接受電子文件的能力和數字化能力，并將各類電子文件加以整合，從而形成檔案信息資源庫。檔案數據庫群具有多層次、分布式、標準化等特點，這部分資源在各種信息網絡平臺共享。現代化數字檔案館服務方式更多樣質量更好，信息傳遞也更全面、更快捷，檔案的利用，能不被時間、空間、數量有所限制，在較短時間就能準確獲得信息資源。現階段，檔案信息龐大且繁雜，只有檔案信息化建設不斷加快，才能提高工作效率和管理水平，讓相關負責檔案的人員，不再進行手工操作，使檔案管理從傳統逐步邁向現代，最后徹底實現檔案管理現代化，這個步驟也是檔案事業發展的必然階段。

（四）根據實際，重點建設

現階段，數字化檔案館的建設需要大量資金，目前煤田地質系統的經濟狀況并不適合大規模的數字化建設，所以應該重點建設，對長期具有經濟、科學、文化價值的檔案、利用率高的檔案、開放檔案、重點檔案進行數字化建設，才符合當前建設的實際。

五、煤田地質檔案信息化建設的措施

（一）堅持規范性原則

所有建設都應堅持原則和相關規范，做到“統一標準、統一規范”。計算機設備具有傳輸和讀取的功能，電子文件剛好需要這些功能，因此，也在更多方面（標準、信息的格式、軟硬件環境等）提出了更高的要求。無論是檔案數字化，還是接受電子文件，都要堅持原則和規范，有統一的標準，使傳統載體檔案的數字化、電子文件的接收、存儲、傳輸和利用有序、規范，避免碎片化、不相容，以至于重復建設。認識到煤田地質檔案的特點并加以整合，按照國家標準研發、推廣、應用軟件，為保障檔案信息交流、資源共享奠定基礎。

（二）注重培養人才

（三）重視管理設備配備

地質單位要重視對檔案部門管理設備的配備。煤田地質檔案管理的信息化建設，離不開現代化設備（計算機、互聯網、掃描儀等）的支持，各單位要充分掌握其特點，將其蘊含的縮微、光盤技術應用到檔案管理當中來，從而加快數字化建設的進程。

（四）不斷提高技術措施

1.建立煤田地質檔案目錄數據庫，提高煤田地質檔案檢索效率

煤田地質單位應根據本單位地質檔案的實際情況，開發符合自身實際的檔案目錄數據庫，實現煤田地質檔案的目錄檢索，從而推動檔案數字化管理的發展。該數據庫建立后，負責煤田地質檔案管理的人員，可以利用該系統，完成資料的檢索。例如，輸入相應的關鍵字詞就可以查詢到相應的資料、類別、編著等。數據庫的建設，可以使檔案的利用效率得到提高。

2.通過網絡技術，實現煤田地質檔案的密集管理

傳輸，是指通過網絡技術實現的線上查閱，十分方便快捷。但同時也可能造成煤田地質檔案的泄露，存在一定安全隱患。如何保障煤田地質檔案的檔案完全，并將其高效利用，是每個單位都面對的問題。針對這個問題，實行密集管理可以解決，密集管理即是將資料按照不同種類、級別、層次進行分類，并分別設密的管理。這項管理的實施，使檔案的查閱需要相應的訪問權限。下載檔案資料必須經過相應的審批，只有達到規定，相關檔案工作人員才能解密讓其下載。這樣的技術換代，使煤田地質檔案的網絡安全建設和管理都得到提高。

六、結語

綜上所述，煤田地質檔案信息化建設的開展，離不開大數據思想。各單位應重視煤田地質數據之間的關聯性，將之整合和擴展。規范統一各類煤田地質檔案信息，基于需求整合分析煤田地質數據的關聯性，開發信息服務產品，發展煤田地質信息服務，提升煤田地質數據信息的挖掘深度，使煤田地質數據在循環利用過程中產生新的數據，產生價值。