精細化管理在醫院病歷檔案管理中的應用研究

勞文泯

摘 要：精細化管理應用在醫院病歷檔案管理中，可提高檔案質量和管理水平，實現病歷檔案的現代化管理，有利于醫院的穩定運行，為醫療服務提供有力保障。本文對醫院病歷檔案管理的重要性及精細化管理應用于檔案管理的意義進行了分析，找出了醫院病歷檔案管理現狀中存在的問題，列舉了幾點措施。

關鍵詞：醫院檔案;精細化管理;應用

醫院檔案是記錄醫院歷史和進程的文檔信息資料，是醫院傳承文化、服務社會、創新技術及可持續發展的信息資源保障，為醫院的整體發展服務[1 ]。隨著醫改政策推進，醫院病歷檔案信息劇增，在互聯網技術發展下改進醫院病歷檔案管理工作，需找出現狀問題，樹立全新管理理念，不斷完善檔案管理工作，形成制度化、規范化的管理。

1 精細化管理的意義

1.1 促進醫療水平、降低醫患糾紛

病歷檔案管理工作中應用精細化管理，可為醫療工作提供精準的參考標準，以促進醫療服務水平的進一步提升。尤其是對患者的臨床資料檔案管理中，醫院研究團隊可對完整連續的患者檔案進行分析，為各種醫療研究的提升提供有力依據，促使醫療工作實現理論和實踐的結合。

當前醫院中的醫患糾紛多是因為醫院的醫療能力有限，對患者進院就醫的資料檔案管理不規范，一旦出現問題，難以解釋清楚，無法追尋根源，責任劃分不清，互相推諉。精細化管理應用于病歷檔案管理工作中，能在精細化管理理念的引導下，建立檔案管理機制，規范檔案流程，使檔案管理更加詳細和科學合理化，避免了常規檔案中管理制度不全、管理不規范、醫療數據不全、信息未及時更新等諸多問題，進而有效地緩解醫患爭論及矛盾，降低醫患糾紛，有利于打造良好健康的醫療環境。

1.2 提升檔案價值

隨著人們健康意識的提升，醫院就醫人數上漲，病歷信息量增大，病歷檔案管理工作的工作量及難度都有所增加。在病歷檔案管理中引入精細化管理，有利于各環節工作的順利開展，精細化管理會對病歷檔案管理工作的每個環節細化，對患者信息上會做到細致篩選，確保信息的準確，為臨床治療方案制定提供精準的參考，進而促進醫院的良好發展。

2 醫院病歷檔案管理存在的問題

2.1 缺乏管理制度

隨著醫療事業迅速發展，醫院行業的競爭日漸激烈，部分醫院為提高市場占有率，以效益考慮為先，忽略了對醫院病歷檔案管理的價值。導致醫院檔案管理制度不健全，檔案分類不清、缺失嚴重。這些問題對醫院各部門的運行均產生了不同程度的影響，只有加強病歷檔案制度的管理建設，才能確保完整的檔案資料信息，為醫院運行及發展提供有效保障。

2.2 收集率不高

檔案收集對醫院檔案管理工作較為重要，但大多醫院的管理模式與醫院發展的總體趨勢不匹配，管理模式落后，與醫院實際運營情況不符，無完善的病歷醫院檔案管理標準，各部門對檔案歸檔不及時，檔案分類混亂，交接不清，規范化較低，導致檔案管理整體質量不高，有效利用率較低。

2.3 檔案管理人員素質不高

大多醫院認為病歷檔案管理工作屬于后勤范圍，對其崗位人員要求不高，在人員選擇上多選擇年齡較大或退休的老職工，極少從外招聘專業的檔案管理人員，導致病歷檔案管理工作人員整體素質不高，無法有效地進行規范化和科學化的管理，無法對醫院發展提供有力服務。

3 精細化管理在醫院病歷檔案管理中的應用措施

3.1 提高管理意識、完善管理制度

首先，醫院管理者要提高檔案管理意識，明確病歷檔案管理的建設方向和目標。制定管理目標時要結合醫院的實際情況，以規劃出符合自身檔案建設發展的計劃。其次，病歷檔案管理者要完善檔案管理體系，健全管理各項制度，為管理工作的開展提供便利。尤其是在新時期下，要重視細化管理制度，規范檔案工作人員，做好檔案的收集、整理、移交、安全、保管，確保各項工作規劃科學合理，以促進檔案管理提升整體質量。再次，可實行獎懲制度，以進一步約束及規范病歷檔案工作人員行為，引導其建立正確的工作價值觀，實行相應的獎懲[2 ]。

3.2 應用6S精細化管理

此理念是經5S管理理念而來的，具體是指把企業生產過程中的人員、材料及機械等因素實施協調管理，以提高工作質量及效率[3 ]。把6S應用于醫院病歷檔案精細化管理，可創新檔案管理理念，提高工作的指導性，針對檔案管理粗放問題進行有效的優化。主要包括6方面：

3.2.1 整理。是指首先整理好工作環境，按工作需求及工作內容把物品分類，確保工作環境內的物品均有用，清除無用品，提高工作環境的簡潔感，為精細化管理營造良好的工作環境[4 ]。在醫院病歷檔案管理中，就是將檔案分類，存儲保留有價值的檔案資料，刪除無價值的資料，簡潔化檔案，規范有序地進行檔案管理，提高其用房空間。醫院病歷檔案類型多、數量大，較分散和凌亂，檔案管理工作人員可根據價值鑒定明確檔案的價值標準，留取精華，以提高檔案后期利用率。

3.2.2 整頓。是把物品做好標識，按規定擺放，確保工作環境整齊，以方便物品使用，進而提高工作效率[5 ]。將醫院病歷檔案資料進行合理歸置和標識，以方便檔案資料的后期查找和利用。醫院病歷檔案應根據不同的?？撇块T由不同的部門負責和存放。做好各科室部門的病歷檔案收集、整理，交于后勤部門存于檔案室，并做好交接手續，便于后期查找。檔案管理工作人員應按規范進行分類，標識好檔案，由部門負責人簽字歸檔。

3.2.3 清掃。是指清掃工作環境，以營造舒適的工作氛圍，減少物品的損壞。醫院病歷檔案管理中，清掃是對存檔區的清潔。病歷檔案管理者可制定相應的衛生管理制度，明確清潔和保護職責。如每周進行清掃;每月進行大掃除和紫外線消毒;調整好溫度、濕度，保持通風;地面無雜物，無衛生死角。

3.2.4 清潔。是指前3項工作的落實和制度呈現，以保證工作環境清潔狀態的維持。醫院病歷檔案管理中主要是明確檔案管理工作人員的職責，為規范化管理提供支持。如：檔案管理者依據功能將檔案室劃分為不同子檔案室，制定不同的人員負責;制定責任制，落實人員對檔案整理、整頓和清掃的責任，做好雨季的檔案檢查，排除不良環境影響因素，放假前關好電源、門窗，避免安全隱患，依據其工作成效給予獎懲;增設檔案室消防設施、防盜窗、滅蟲器、文件掃描儀等硬件設備，以更好地為檔案管理服務。

3.2.5 素養。是指崗位工作人員所需的素養，以便其按規程工作，養成良好工作習慣。應用于醫院病歷檔案管理工作中，首先要認清檔案管理工作開展主體是工作人員，所以，要做好人員的的素養提升，使其正確落實各項檔案管理制度，以促進病歷檔案管理工作的規范化和精細化。如進行定期培訓，或招聘專業檔案管理人員，以其先進的管理理念推動檔案管理。也可邀請檔案局業務科進行指導，內容包括：病歷檔案管理對醫院發展的重要性;檔案管理的相關法律法規及政策;檔案收集、分類、保管方法;不同類型檔案分類技巧。

3.2.6 安全。是指把安全放在第一位，避免安全隱患引發安全事故，以保障企業效益。醫院病歷檔案管理隨著互聯網的發展，已從傳統的紙質檔案資料向電子檔案發展，所以，對其安全性要求更高。醫院要根據檔案類型特點進行針對性的管理，避免檔案資料丟失和被盜。對需要存放原件的紙質檔案，應明確其存放區域，做好防蟲、防火、防潮的環境保護，定期檢查檔案，避免出現霉變或損壞。若醫院條件允許，可備份檔案資料，以防意外。對計算機存儲的電子檔案，應在計算機中安裝360或獵豹防護軟件，避免被盜[6 ]。病歷檔案管理系統中也應配置防火墻，以防病毒。最好使用U盤或硬盤備份，以防網絡崩潰丟失電子資料。

4 總結

通過綜述可知，大部分醫院對病歷檔案管理工作都較粗放化，在管理理念、管理制度、管理方式上存在諸多問題，不利于檔案的有效利用，阻滯了醫療水平及服務發展。針對這些問題，首先要完善和健全病歷檔案管理制度，再引入6S精細化管理理念和大數據信息技術，為醫院病歷檔案管理工作提供細致的指導，從整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全等方面細化檔案管理工作，優化檔案管理影響要素，實現大數據信息技術下規范科學的精細化檔案管理，為醫院穩定運營和醫療服務發展提供有力的保障。

參考文獻：

[1]郝蕊，鄭潔，李娜.基于互聯網+平臺的醫院檔案電子信息管理系統設計與應用[J].中國醫學裝備，2021，18（02）：90—93.

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[3]劉麗.6S精細化管理在醫院人事檔案管理中的應用初探[J].現代醫院，2021，21（01）：68-69+73.

[4]何洋芳，張虹.醫院檔案精細化管理運用分析[J].中國醫藥導報，2020，17（33）：177—180.

[5]張寧.醫院檔案管理信息化發展的研究進展[J].中國衛生標準管理，2020，11（22）：166—167.

[6]周靜.分析新醫改下醫院檔案管理存在的問題和解決方式[J].中國衛生產業，2020，17（17）：74—76.

（作者單位：廣西靈山縣人民醫院）