內部控制視角下高校科研經費管理存在的問題及對策

邵欣欣

【摘 要】高校科研管理目標是規范科研管理、防范風險、提高科研績效，完善科研管理內部控制是實現管理目標的有效手段。本文按照COSO內部控制框架五要素，對目前高校科研管理內部控制存在的問題進行分析，從控制環境、內控活動、風險評估、信息與溝通、評價與監督五方面提出進一步完善科研管理內部控制的措施。

【關鍵詞】高校;科研經費;內部控制

一、引言

在科技創新發展的驅動下，國家進一步深化科技體制改革，加大對科技研發的資金投入，企業也愈加重視與高校的合作，高校作為科學研究和科技創新活動的重要參與者，從政府和社會獲得的經費資助越來越多。2014年以來，國家及相關部門出臺一系列文件，全面推進“簡政放權、放管結合、優化服務”改革，致力于打造寬松、自主、嚴謹的科研環境。新政策下，政府對科研活動的行政管理職能逐漸弱化、剝離，在賦予了高校、科研人員更多自主權的同時，高校作為科研經費管理的責任主體、科研項目負責人作為科研經費使用的直接責任人也承擔了更多責任。管好、用好科研經費，防范風險，提高科研經費的使用效益，為高校科研事業的健康發展提供助力，是高校和科研人員共同面臨的問題。高校科研管理目標是規范科研管理、防范風險、提高科研績效，完善科研管理內部控制是實現管理目標的有效手段。目前，高校科研內部控制在基礎要素方面還存在諸多缺陷與不足，高校應著眼于可控目標，從亟待解決的基礎問題入手，逐步推進科研管理內部控制建設的體系化、系統化。

二、高校科研管理內部控制存在的問題

高校內部控制是以校黨委常委會和校長辦公會為決策主體，以院系部處和全體教職工為執行主體，以內審部門為監督主體的控制體系。授權程序、對各業務流程的梳理、風險點的識別、制度執行的有效性等方面越來越受到關注，但高校在科研管理內部控制方面仍存在一些基礎性問題有待解決。

1.控制環境有待優化，對內部控制認識不足。

控制環境是內部控制框架（COSO）的基礎要素，內部控制能否達到預期效果，很大程度取決于系統運行環境，目前高校科研經費“項目級內控沒有、院系級內控虛設”并非個別現象，主要表現在（1）院系級內部控制缺失：目前普遍實行的“項目負責人制”科研經費管理模式在賦予科研人員充分的經費支配權的同時，弱化了院系對科研經費的管理權，導致院系在科研經費管理上的權責不對等，院系層面對科研經費的控制薄弱。（2）科研助理作用發揮不充分：科研人員需投入大量的精力在科研業務中，大多時候由課題組成員、外聘臨時人員或學生協助辦理科研活動相關的財務、資產、科研等管理部門的手續，受專業性或精力限制，他們僅能協助項目負責人完成“跑腿”的任務，無法達到專業化的財務管理要求。（3）科研人員對科研經費認識不到位：多數科研經費是科研人員以競爭的方式取得，以往的科研管理制度對科研人員的激勵、績效體現不充分，加上以往高校相對寬松的科研經費管理模式，仍然使一部分科研人員對科研經費的“公款”屬性認識不足，導致對相關內控制度執行不到位。

2.控制活動過多，控制流程不合理。

科研活動與科研管理、采購、合同、財務等部門的管理活動密切相關，在行政事業單位內部控制建設不斷推進的背景下，各業務管理部門都在積極完善本部門的制度建設、業務流程的制定，但是制度建設缺乏整體考慮，不同部門的制度存在重復控制、不必要控制。比如在項目立項、采購、經費支出、結題驗收、審計、績效評價等環節中重復提交資料、多部門跑腿;經費使用環節控制活動過多導致“管得過死”、“辦事流程過于繁瑣”等情況，嚴重消耗科研人員的精力;科研活動的不確定性，使得某些辦事流程無法在內控制制度中體現，業務管理部門之間的業務流程銜接不順暢，導致“辦事難”。“花錢費勁、辦事難”是科研經費使用過程中經常可以得到的反饋。

3.風險管理缺失，風險控制能力薄弱。

高校財務管理以“核算型+管理型“為主，尚未提升到高校治理層面。業務管理部門注重對本部門業務流程的管理，缺乏與業務相適應的風險管理目標，風險評估與應對機制尚未形成;高校內部業務管理部門業務邊界劃分不明確，職能交叉的內容權責利劃分不具體，對風險評估、績效評價等重點活動缺乏長效控制機制。業務層面風險管理的缺失，導致對業務的管理活動過多、監督活動乏力，缺少風險識別和應對機制，風險發生之后被動地采取應對措施，大大削弱了高校的風險控制能力。

4.信息與溝通不暢，業務數據分散于各個信息孤島。

數字校園的建設，大大提高了高校業務管理的信息化水平，高校關鍵業務部門基本實現了信息化管理。但是，各信息平臺孤立、形成“信息孤島”，內部控制缺少有力的信息化手段支撐仍是高校信息管理系統普遍存在的問題。實現業務數據的集成、共享，提高信息質量和系統的數據分析能力，從龐大在業務數據中篩選出能被決策、管理、監督利用的有效信息是高校科研管理內部控制中亟待解決的問題。

5.內部監督效力不足，科研經費管理風險較高。

科研項目種類多、數量大、金額高與高校內審人員力量薄弱的矛盾日益突出;仍以手工審計為主的審計手段跟不上快速增長的科研經費管理需求;審計模式單一，科研經費審計覆蓋面低等情況是高校科研經費審計監督面臨的普遍問題。另外，內部監督效力不足，無法對科研內部控制建立與實施情況進行全面的監督和評價，審計對內部控制監督約束機制不明顯，內部監督效力發揮不充分也是科研經費使用環節風險事件頻發的原因之一。

三、完善高校科研內部控制建設的對策

內部控制建設是涵蓋了頂層設計、運行機制、信息系統、運行效果的系統工程。高校科研內部控制在基礎要素方面還存在諸多缺陷與不足，高校應結合自身實際情況，從亟待解決的基礎問題入手，逐步推進科研經費管理內部控制建設。

1.以完善頂層設計為先導，優化內部控制環境。

首先完善學校內部科研經費管理機制，建立學校——院系——項目負責人三級管理體系，強化學校的法人責任，切實承擔起服務科研人員、規范經費管理的責任。其次是職能部門應提高“服務科研”的意識，堅持以人為本，以調動科研人員積極性和創造力為出發點和落腳點，堅持放、管、服相結合，明確職能交叉的權責，在確保學校資金資產安全的前提下盡量簡化辦事流程，讓科研人員從繁雜的事務性工作中解脫出來，為激發科技創新創造良好的內部環境。第三是加強政策宣講和思想教育，督促科研人員規范使用經費，培養科研人員樹立風險意識和項目負責人的責任意識，優化高校內部控制環境。

2.以完善制度流程為基礎，提高內部控制有效性。

內部控制即要考慮控制的有效性，又要避免重復控制，節約控制成本。業務部門在制度建設和業務流程設計過程中要對學校整體層面的相關制度建設情況及整體業務控制流程進行通盤考慮，統籌規劃，在關注本部門制度控制有效性的同時，也要關注到與其他業務部門管理制度的銜接和避免重復控制，加強對重要活動、重要風險點的控制，簡化審核簽批等常規化流程，使制度建設盡量做到科學規范、運行有效。業務部門之間控制流程盡量做到銜接順暢、關鍵控制點不遺漏，進而使整個業務控制流程暢通、便捷、高效，剔除不必要控制。

3.以風險管理為核心，提高風險防控能力。

習近平總書記強調，要拓展審計監督廣度和深度，消除監督盲區，加大對經濟社會運行中各類風險隱患揭示力度。高校需重視風險管理，加強科研預算、經費收支、采購、合同簽訂等重要環節的過程管理，查找業務流程中的風險點，并按風險等級制定應對措施，形成學校科研管理關鍵控制點。業務管理部門需加強過程管理，定期對業務數據進行深度分析，及時發現存在的潛在風險，盡量做到風險早發現、早預防、早應對，提高學校的風險防控能力。

4.以信息技術為抓手，提高信息溝通質量。

科研經費規模不斷增長帶來的是業務數據量的激增和數據復雜程度的提高，國家新的財會制度、《行政事業單位內部控制規范》均對信息化手段的運用提出了明確的要求，高校對借助計算機技術來進行風險防控、提高經濟效益、為決策提供依據的需求越來越迫切。通過運用信息技術將來源于不同業務部門、不同性質的結構化數據、半結構化數據和非結構化的分散數據抽取集中到一起集中存儲，以財務數據為核心，實現財務數據與采購、合同、教學、科研、人事等業務數據的貫通和自動對接。通過對數據的清洗、整理、分析，建立起可被科研經費管理者、監督者和科研人員利用的數據共享平臺，確保信息的順暢溝通和有效反饋，打造良性持續的數據生態環境，為高校完善科研管理提供有力的信息技術支撐。

5.以內部監督為保障，促進科研內控制度落實。

風險事件往往從經濟事項上表現出來，財務監督是防范風險的重要關口，加強財務核查，提高會計基礎信息質量，及時給經費使用人進行風險提示，并將發現的潛在的風險反饋給審計部門，實現監督信息自下而上的聯動。內部審計部門，通過對實物流、資金流、信息流的監督檢查，審查內部控制各環節的落實情況，為進一步完善學校科研內部控制體系建設提供指導。同時審計要加強與財務、監察部門的溝通，建立會計核查、審計審查、紀檢監察三者聯動、分層面、多角度的動態內部監督工作機制，打造良好的內部監督環境。學校根據內外部環境的變化和監督部門的反饋，適時對內部控制制度進行更新和修訂，形成內部控制不斷完善的良性運行狀態，保持內部控制的有效性。

四、結語

在國家大力推進科技體制改革的背景下，高校如何更好地履行法人責任，確保科研經費“接得住、管得好”，是高校面臨的新課題。同時，內部控制建設是一項復雜的系統工程，高校科研內部控制在控制環境、內控活動、風險評估、信息與溝通、評價與監督等基礎要素方面還存在諸多缺陷與不足，高校科研管理內部控制建設需結合自身實際情況，著眼全局，從亟待解決的基礎問題入手，逐步推進，實現科研管理內部控制建設的體系化、系統化。

參考文獻

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（作者單位：北京工業大學）