“互聯網+”背景下高校檔案管理工作創新探究

石貞貞

摘 要：在計算機技術迅猛發展且廣泛應用的今天“互聯網+”時代來臨，包括高校等在內的相關單位在檔案管理工作開展過程中靈活合理地應用各種先進成熟的網絡技術、信息技術，以期在全面提高檔案管理效率和質量的前提下降低管理成本，由此獲得可觀的經濟效益和社會效益。本文首先對“互聯網+”背景下的高校檔案管理特點進行了簡要論述，其次對互聯網高速發展背景下，高校檔案管理工作所面臨的機遇和挑戰進行了分別論述，最后就如何在“互聯網+”背景下創新高校檔案管理工作提出了一系列合理有效的策略，希望能夠促進高校全面有效克服檔案管理工作過程中所面臨的各種難題與挑戰，推動檔案管理工作逐步朝著電子化、高效化、信息化等方向發展。

關鍵詞：“互聯網+”背景;高校;檔案管理;創新探究

高校檔案是一個涵蓋了各種與高校相關的信息庫，既包括高校在辦學期間取得的一系列科研成果，也涵蓋了高校不同階段的工作及活動情況，作為高校極具參考和保存價值的重要史料，高校檔案對學校而言尤為重要，其檔案管理水平的高低在一定程度上反映了其管理效率和質量。在互聯網迅猛發展的今天，高校應在檔案管理工作過程中靈活合理地引入成熟強大的信息技術和網絡技術，促進檔案管理工作逐步朝著現代化、智能化、信息化等方向推進，從而使得檔案管理效率和質量實現全面提升，保證檔案資料管理的完整性、安全性及可靠性，推動高校穩步健康發展。

一、“互聯網+”背景下高校檔案管理的特點

在計算機技術、網絡技術等迅猛發展的今天，“互聯網+”背景下的高校檔案管理呈現出新的特征，具體表現為下述四個方面：一是開放性和共享性等特征，檔案利用范圍相較之前明顯擴大，為各界人士及時便捷的調用檔案提供了極大的便利;二是檔案文件能夠以電子文檔的形式進行儲存和管理，有助于減少紙張的使用，既環保又經濟，同時也能夠促進檔案管理的規范化發展;三是提高了高校檔案資料的傳輸及利用效率，在網絡覆蓋范圍不斷擴大且網絡技術迅猛發展的今天，跨區域調閱檔案已成為一種常態，切實提高了檔案利用率;四是高校檔案管理效率和質量全面提升，依托于先進成熟的現代化辦公設備，管理人員能夠直接通過電腦在特定系統上完成對檔案的高效化、實時化及便捷化管理。

二、“互聯網+”背景下高校檔案管理工作的機遇與挑戰

1.“互聯網+”背景下高校檔案管理工作開展過程中面臨的機遇

（1）促進高校檔案管理工作效率進一步提高

在“互聯網+”背景下，各類網絡技術及信息技術的迅猛發展，為高校檔案管理工作提供了極大的便利，使其管理效率和水平得到有效提升，并且切實降低了檔案管理人員的工作量，其管理工作模式和管理流程相較之前發生了明顯變化。當前，各大高校辦學規模不斷擴大，各類珍貴檔案資料變得更加豐富化、多元化，包括黨群及行政等在內的各類檔案資源均是高校發展過程中積累起來的重要史料。隨著檔案利用率的不斷提升，檔案查詢量、查詢頻率明顯增多，無形之中導致高校檔案管理人員的工作量驟增。若高校不積極引入先進成熟的信息技術，依舊通過原來的手工模式進行查詢和管理，那么勢必會導致查詢效率低且容易出錯，難以全面有效地滿足檔案管理發展需求。而“互聯網+”背景下各類信息技術及網絡技術的迅猛發展，既有助于提高高校檔案管理效率，還能夠降低工作人員的勞動強度，為師生提供更好的檔案查詢服務。

（2）切實改善服務質量，支持遠程訪問及查詢

在高校教學教育活動如火如荼持續開展的今天，包括黨政電子公文等在內的大量數據相應產生，由此使得電子檔案資源規模迅速擴大，與此同時，各類先進成熟的信息技術的日臻成熟及廣泛應用切實提高了高校檔案數字化、電子化發展速度。在檔案管理工作開展過程中，可直接通過掃描等技術將高校的紙質文檔和照片文檔快速高效地轉變為便于查詢和保存的電子檔案，從而使得電子檔案規模迅速擴大。為了便于師生查閱檔案資料，高校管理人員依托于先進強大的網絡和高校之間保持密切聯系，創建了操作便捷且性能強大的檔案管理系統，使得師生查閱檔案資料不受時空的約束，支持師生通過計算機遠程訪問及查詢，使得高校檔案管理工作的服務質量大幅改善。

（3）便于深入挖掘有價值檔案，支持檔案資源實時共享

在新時代發展環境下，高校檔案信息化、數字化發展態勢迅猛，每年都會新增大量的電子文檔，可供分析的電子檔案資源越來越多，其規模不可估量。在互聯網迅猛發展及信息技術日臻成熟的發展背景下，各類先進、強大的技術為人們在大量的檔案資源中便捷高效的挖掘出最有研究和使用價值的檔案提供了強大支持，有助于將其便捷高效地全面整合，由此形成高質量的檔案資源。同時，也為人們查詢和共享檔案資源提供了極大的便利，有利于良好地滿足師生查閱和使用檔案資料的需求。

2.“互聯網+”背景下高校檔案管理工作開展過程中所面臨的挑戰

（1）信息專業人才匱乏

在“互聯網+”時代背景下，最具潛力且最急需的人才當屬信息專業人才，他們在高校檔案管理工作開展過程中扮演著極其重要的角色。不過，遺憾的是，目前很多高校檔案部門普遍存在著人才短缺的問題，既懂信息技術又懂檔案管理的復合型人才非常少，很多檔案管理人員的技術能力較差，盡管引入了一系列成熟強大的新系統、新設備，但是由于操作不嫻熟、不專業，致其價值和作用無法得到充分彰顯，由此造成的后果是檔案管理效率和質量并未隨著設備投入的增大而顯著提升。有專家表示，資深信息專業人才匱乏的問題短期內不會得到妥善處理，其缺口會隨著社會發展進一步擴大，而這也對高校檔案管理工作的信息化發展提出了嚴峻挑戰。

（2）高校檔案設備管理不到位

目前，很多高校側重于教學及科研工作的開展，包括高校設備檔案管理等在內的服務性工作并未得到足夠的關注，很多高校沒有創設專門的設備管理部門，而是直接將實驗教學設備和檔案管理融合在一起，導致檔案設備管理效率和質量較為低下。很多高校出現了重購買輕管理的情況，不僅不利于檔案設備得到高效高質的管理，也使得很多檔案設備的價值沒有得到充分發揮，長期處于閑置的狀態，浪費現象較為嚴重。除以上問題外，很多高校管理人產權意識較差，資產歸屬不明，特別是對外單位贈送的檔案設備，往往沒有被正式納入檔案設備管理范疇之內，未加強對各類檔案設備的檔案記錄和整合，賬務與實際不符的現象屢見不鮮，不利于國有資產得到應有保管和利用。