現代企業制度下企業檔案管理研究

吳薇

摘 要：隨著現代公司的改革和發展，公司內的各種管理任務也發生了重大變化。過去在規劃經濟中所使用到的檔案管理相關體制已經無法滿足現代業務體系，除此之外，對于現代企業制度下的生產和運營要求也是很難達到滿足。因此，我們急需將傳統的檔案管理體制進行改革創新，建設能夠符合現代企業需求的檔案管理體系，這是現代企業發展所不可避免的重要趨勢。本文主要談論的也是現代企業制度下對于企業檔案管理的相關研究，希望能夠為我國現代企業的檔案管理做一些力所能及的事情。

關鍵詞：現代;企業制度;檔案管理;研究探討

對于企業的檔案進行有效的管理，是企業管理最為基礎的一項工作，同時它也是確保企業的經濟利益以及合法權益的重要工作，除此之外還能夠促進保護歷史的真實樣貌，為我們留下一份珍貴的歷史遺產。該管理體系很好的完善和規定了對于企業檔案管理的相關組織制度以及體系，同時將它們做好了相應歸納劃分，更是將其與現代企業的主管部門做好了有機結合。但是在現代企業檔案管理工作中，依然在實際工作中存在著很大的缺陷或是漏洞，亟須人們的解決，同時需要有人能夠提出相應的對策，以防止和解決好存在的問題，用以最大程度改善企業檔案管理的工作，提高檔案管理的效率，讓企業體系可以更為完善健全。

一、企業檔案管理的相關原則

1.堅持真實性

現代企業檔案管理最為主要的目的在于能夠為企業提供真實有效的信息資源，從而能夠幫助企業可以依據真實可靠并具有科學性的信息，做好相關決策。由此，我們能夠得出企業檔案管理第一需要堅持的原則便是真實性，也只有真實性信息才是有效的，因為一旦信息虛假，那么可能會給企業最終決策造成巨大錯誤，可能會嚴重威脅到企業發展，帶來巨大損失。因此，我們需要確保檔案信息的真實性，確保所記錄的相關檔案都是在企業生產經營過程中真實發生的，而不是虛假的信息，也只有這樣才能推進企業做出正確、科學的決策。

2.堅持系統性

企業檔案管理工作具有系統性的特點，因此它也必須要遵循相關系統原則。換句話說，對于企業的各種文件、材料和信息等都必須按照相關規定進行不同類別的歸納劃分，并且清楚而系統地提交記錄，以便在需要時可以快速找到它們。這樣相關工作人員在查找需要獲得的信息和文檔時，能夠大大提高工作效率。

3.堅持全面性

對于企業來說，最寶貴的資源在于它的企業檔案，因為這些檔案真實記錄著企業的發展歷史，以及它的真實生產經營狀況。只要它與公司有關，無論任何信息都必須存儲在公司檔案中，并且任何內容都不應省略。因為只有這樣，才能有效確保企業檔案管理的全面性，使得相關工作人員可以更好地幫助公司開展未來的工作。

4.堅持有效性

企業在檔案管理中還應該遵循有效性原則，確保采集的信息是有效性的。對于信息有效性的確定，可以從價值有效性和期限有效性這兩個層面來實現。首先，是價值有效性，企業獲取相關的信息和資源之后，要對得到的信息進行篩選，并做好分類，對于有意義信息保留下來，對于沒有價值信息則可以及時排除，這樣才能在較短時間內獲得更多可靠和真實信息，不占據存儲資源，凸顯檔案管理的優勢。其次，是要確保信息期限的有效性。當前我國已經全面進入了信息化時代，每天都會產生海量的信息，并且信息更新速度非常快，因此在進行檔案管理時，一定要選擇期限有效性的信息來實現管理。比如，企業通過信息平臺發布招標公文等需求時，檔案管理部門要及時采集信息，并將相關的信息傳輸給相關的部門，由相關的部門結合現實需求來尋找有意向顧客。在這個過程中，就要確保檔案管理部門采集和發布的信息是在有效期限之內。

二、現代企業檔案管理中所存在的相關問題

1.檔案管理意識薄弱

伴隨著我國企業制度的不斷改革推進，我國企業檔案管理有所改善，并且受到了越來越多人的關注。不過基于盈利的角度去看，我們能夠發現它與企業其他工作進行比較，檔案管理工作仍然是企業工作中邊緣以及發展較為落后的一個工作內容。這種現象出現原因更多在于中國企業檔案管理意識相對較弱，而且缺乏對于檔案管理重視程度。特別是隨著市場經濟持續進步，該行業領導者越來越多地關注企業經濟利益，對于檔案更多是流于表面管理，對于那些似乎和公司經濟利益不相關的工作往往采取忽略和輕視態度，又加上進行檔案管理工作人員并沒有加強對于該工作的重要性認知，因此只是將其簡單作為一項整理檔案的工作，所以自然而然會在進行管理的時候，缺乏認真的態度，總是草草了事。

2.檔案管理人員問題

企業檔案管理工作作為一項具有較強專業性以及機密性工作，它需要有專門的工作人員進行專業檔案管理。但是因為大多數的企業對于這項工作并不怎么重視，因此很多企業并沒有著重招聘這一方面的專業人才，又加上我國對于這一類人才本就缺少，因此使得我國現代企業的檔案管理很難達到其真正的需求。與此同時，大多數的企業又是極力追求經濟效益，這也就是使得它們只是重視和招聘生產經營上的人才，而不去招聘檔案管理的人才，甚至一些企業并不設置檔案管理的專業人員，只是讓別的部門的工作人員兼職做這項工作，結果可想而知，企業的檔案管理效率十分堪憂。又因為一些企業檔案管理的相關工作人員并沒有經過專業系統學習，因此很可能導致檔案的缺失，影響檔案的正常運用，使得工作效率十分低下。除此之外，又因為不是專業管理人員，在進行管理的時候，并不知道檔案如何合理分類，這也因此導致企業人員在查看獲取相關信息的時候，存在很大困難，無法讓檔案管理的真正價值得以體現，對檔案管理工作造成嚴重的影響。

3.檔案管理的相關設備較為落后

在當前階段，我國企業對于檔案管理相關資源投入并不多，因此這也就導致很多企業用以檔案管理的相關設備十分落后，而且有的甚至在進行檔案管理的時候，依然在使用傳統方法。例如，采取手工編輯又或是手工檢索等傳統方法，投入使用的現代信息技術設備較少，因此造成很多因為人工疏漏所出現的問題或是一些錯誤，這樣極大阻礙了企業正常工作，而且稍有不慎，就可能將重要檔案資料丟失，造成企業不能得到有效進步和發展。