國家重大項目檔案管理系統建設淺析——以國家地震烈度速報與預警工程項目為例

文·朱少華

隨著我國防震減災事業的飛速發展，國家重大地震科技項目不斷增加，作為項目管理重要組成部分的項目檔案工作，嚴重滯后于項目的發展速度。在“十三五”、“十四五”期間，國家投入了大量的經費支持防震減災事業的發展，國家地震烈度速報與預警工程項目就是近年來中國地震局的重大建設項目，項目完成后將成為全球規模最大的地震預警系統。項目的信息化程度要求項目檔案的管理也必須實現電子文件、數碼照片等的及時收集、整理、歸檔，達到與項目同步前進的目的。本文以國家地震烈度速報與預警工程項目為例，對國家重大項目檔案管理系統建設作簡要探討。

一、建設背景

圖一 軟件部署框架圖（software deployment framework diagram）

國家地震烈度速報與預警工程項目（以下簡稱“預警項目”）將在全國新建和升級改造5000余個地震臺站、1個國家級地震烈度速報和預警中心、31個區域級分中心。在全國4個重點地震預警區（見圖一）建成以地震基準站為主的地震預警骨干臺網，形成上述地區的破壞性地震預警能力。建立覆蓋所有縣級行政區劃單位、以地震基本站為主的地震烈度速報骨干臺網，形成全國范圍的地震烈度速報能力。通過預警項目建設，增強地震參數和震源參數速報能力、災情快速評估能力，為政府應急決策、公眾逃生避險、重大工程地震緊急處置、地球科學研究提供及時豐富的地震安全服務和數據。

項目中運用各種軟件輔助工程建設，隨之產生了大量的電子文件，但與之相應的項目檔案管理系統建設卻未開展起來，還停留在紙質文件的收集歸檔上，對電子文件和數碼照片的收集整理歸檔不能做到及時、高效，與項目建設產生脫節。2021年1月1日實施的新檔案法，國家對檔案信息化建設也提出了明確要求，“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用”。這些條款的具體內容為今后檔案工作的發展指明了方向。檔案單套制的推廣普及，數字檔案室的方興未艾，加快了各行業內檔案管理數字化的進程，同時也給檔案工作者提出了更高的要求。作為國家重大項目的檔案管理工作也必須跟上時代的步伐，與項目建設同步進行[1]。

二、建設目標

預警項目檔案是中國地震局在項目建設的籌備、立項、施工、驗收等過程中形成的有保存價值的文字、圖表、音視頻等歷史記錄。

根據國家檔案局出臺的“建設項目電子文件歸檔與建設項目檔案管理暫行辦法”和“機關檔案管理規定”等一系列檔案信息化建設的工作內容和建設思路，預警項目的檔案管理系統要建成覆蓋檔案全流程的業務功能，包括檔案的接收、分類、鑒定、預歸檔、查閱利用等功能模塊，形成不同部門、不同載體、不同階段統一有序的整體，實現對原文材料的管理、發布和檢索利用，對整個項目的科學研究、資源開發等產生積極的效果[2]。

系統要完成以下幾個目標：一是滿足檔案領域的相關標準要求；二是靈活可靠；三是具備高適用性；四是兼容性和用戶體驗良好。真正實現項目檔案的信息化管理，提高項目檔案管理的效率和水平，全面實現檔案的統一化和標準化；縮短項目竣工材料的編制時間，節省人力和費用。

三、系統建設

（一）建設內容

預警項目作為國家級重大項目，一定要保證項目檔案的完整、準確、安全和有效利用，留下珍貴的原始憑證，真實記錄好這一項目的全過程。通過檔案管理系統的建設，要實現從項目前期到項目驗收各個階段文件材料的全過程跟蹤和檢查，整個項目建設實現檔案的同步管理。

該系統具備以下幾個特點：一是項目全過程文件材料管理的設計；二是項目檔案統一編制方法設計；三是檔案收集、整理、利用全過程管理監控設計；四是完善分級、分部門、分層級的設計；五是靈活的用戶自定義、自調整的設計。

該系統的功能模塊可包括兩個層級：第一層級可按照預警項目各子項目進行模塊設計：臺站觀測系統分項；數據處理系統分項；通信網絡系統分項；地震信息服務系統分項；技術支持與保障系統分項以及監理單位、項目文件綜合管理（項目辦）。

第二層級為項目檔案綜合管理；檔案的收集、分類、預歸檔；檔案的掃描；項目數據的移交；項目數據的統計分析等。主要實現項目中的各參建單位，包括建設單位、施工單位、監理單位等在項目建設過程中形成的全部文件材料進行及時的管理，同時也對電子文件、掃描文件、工程圖紙電子版及其原件進行有效管理，從而有效的指導各參建單位文件材料的歸檔，方便項目檔案的匯總和整理。項目竣工后向主管部門移交完整、系統的項目檔案資料數據也變得簡單、方便和快捷，節省了時間、人力和財力，能夠提高項目檔案管理水平。系統支持在線移交和離線移交，針對不同子項目，可實現單機檔案數據采集整理和網絡檔案數據傳輸，各個子項目亦可單獨進行檔案管理。具體設計應按照技術人員便于操作和檔案歸檔流程順暢而確定兩個層級的先后順序。

（二）系統服務對象和內容

系統主要服務于整個項目參建單位，使其在項目建設的不同階段及時收集好各類文件材料，并在項目竣工后向主管部門移交完整、系統的項目檔案資料數據也變的簡單、方便和快捷，節省了時間、人力和財力，能夠提高工程檔案管理水平。

該項目以中國地震局臺網中心為中心，每省項目中心部署一套終端，由各省項目中心對項目檔案進行歸檔，系統支持在線移交和離線移交，針對不同項目，可實現單機檔案數據采集整理和網絡檔案數據傳輸，各個項目單獨進行檔案管理。保證各省既能獨立使用數據，又可向中國地震局臺網中心移交匯總數據，同時便于后期監督檢查。（見圖二）

圖二 文檔移交系統（archive transfer system）

（三）系統實施原則及途徑

建設系統時一定要遵循標準化、適用性、全過程、安全性和系統性的原則，并且具有軟、硬件資源共享，數據多重應用，跨平臺運行等特點。系統實施的途徑主要包括系統規劃、系統開發、系統實施、用戶反饋等。首先，將系統模塊進行細致規劃，把不同載體的檔案細致分類；其次，要確保檔案數字化信息真實可靠安全，能夠長期保存使用。再次，便于利用。無論是科技成果轉化、大數據的運用，都能通過點擊頁面了解詳細情況，方便科技人員利用和檔案人員管理。

四、項目檔案信息化建設中面臨的困難與對策

在機關檔案信息化建設中，項目檔案較其他門類檔案的信息化水平明顯滯后。一方面項目檔案管理沿用著紙質檔案的收集、整理歸檔模式，且重點項目一般建設周期較長，涉及單位和人員較多，收集整理難度很大。一套完整合格的項目檔案必須結合多方機構提供的文件材料才能形成。在此項目建設過程中，還有中國鐵塔等合作方，不同機構文件材料的編寫方式和能力存在差距，難以統一。這些原因導致項目檔案歸檔不完整、不及時、質量參差不齊等問題，為后期的審計、驗收和利用都帶來諸多不便。另一方面，由于缺乏既會檔案管理又能熟練進行計算機軟件開發的人才，導致相關部門對項目檔案信息化建設不重視，經費上不給予積極支持。

項目檔案主管部門要主動作為，積極開發一套適應預警項目建設的檔案管理系統，特別是基于網絡平臺的檔案管理系統，既能實現項目建設各個階段不同業務處理的電子化，又能實現文檔數據、信息處理自動化、規范化，從而更加快捷、準確、全面地提供管理決策信息，真正做到預警項目的全程動態管理和實時控制。使項目的主管領導和技術人員切實看到項目檔案在項目管理中發揮的重要作用[3]。

大數據時代正在迫切要求檔案工作高質量發展，在檔案數字化、信息智能化等方面要有所作為，預警項目檔案管理的組織結構、檔案處理流程與方法、檔案信息系統建設一定要滿足項目信息化的需求，加快建設步伐，以達到與項目科技化水平相一致的目的。