信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

石娟娟

◆摘? 要：現(xiàn)如今，我國是互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的新時期，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及辦公自動化技術(shù)的高速發(fā)展為文書檔案信息化管理提供了工具，由此推動文書檔案管理工作朝著信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。新時期，企業(yè)如何做好文書檔案信息化管理工作，發(fā)揮文書檔案在企業(yè)決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營中的價值，是檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注的課題。本文就信息化背景下文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行分析，指出文書檔案管理工作中存在的不足，提出了相應(yīng)的改進(jìn)建議，旨在促進(jìn)信息技術(shù)與文書檔案管理工作的融合，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新。

◆關(guān)鍵詞：信息化;文書檔案;管理創(chuàng)新

文書檔案管理是所有企業(yè)以及地方工作正常開展的核心資料記錄，文書檔案管理的完整性與精確性，直接反映了地方與企業(yè)運(yùn)營生產(chǎn)各項(xiàng)工作的發(fā)展特征，項(xiàng)目關(guān)聯(lián)性以及行業(yè)本體發(fā)展的可持續(xù)性。因此。文書檔案管理工作必須要求高質(zhì)量完成，然而，在當(dāng)今信息化背景之下，以往文書檔案管理工作的操作機(jī)制已不能滿足現(xiàn)下企業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)工作需求，因此，結(jié)合信息化技術(shù)對文案檔案管理工作進(jìn)行有效改進(jìn)，提升文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量是當(dāng)務(wù)之急。

1文書檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)

1.1提高辦公效率

文書檔案信息化可以利用檔案管理系統(tǒng)，將信息資料存儲在上面，它解決了以往出現(xiàn)的信息資料收集不完整、字跡不工整等問題，節(jié)省了人力，也提高了信息資料的準(zhǔn)確性。

2.2實(shí)現(xiàn)資源共享

以前的文書檔案大多是紙質(zhì)版，所以無法做到信息資料的共享，造成了資金和資源的浪費(fèi)，并且紙質(zhì)版的檔案查找資料也較為困難。但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企事業(yè)單位廣泛應(yīng)用，直接提高了文書檔案的利用率，使得信息化的文書檔案更加方便快捷。

2信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

2.1強(qiáng)化信息化平臺建設(shè)力度

多元化的管理工作可以幫助文書檔案更快適應(yīng)信息時代發(fā)展的實(shí)際需要，借此加快文書檔案管理信息體系的建立。而在開展信息化管理平臺建設(shè)期間，需要不斷強(qiáng)化檔案管理執(zhí)行力度，盡可能規(guī)避出現(xiàn)文書檔案管理能力不高的問題。就檔案管理信息體系建設(shè)方面而言，開展文書檔案管理的創(chuàng)新，可以保證新型檔案管理體系同本領(lǐng)域現(xiàn)狀之間形成結(jié)合。而在構(gòu)建信息化管理平臺過程中，企業(yè)可以嘗試建立如下三個系統(tǒng)：檔案加工系統(tǒng);檔案信息數(shù)據(jù)存儲以及管理系統(tǒng);檔案保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)具體是結(jié)合文書檔案實(shí)際情況，予以科學(xué)設(shè)計(jì)，改善加工體系，因?yàn)榧庸んw系本身具備搜索以及編輯等能力，可以借此減少工作人員的工作量。文書檔案存儲管理系統(tǒng)重點(diǎn)在于針對文書檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)的收集以及管理，且可以提供相對簡單的查閱服務(wù)，并保證檔案存儲格式的合理性以及科學(xué)性。保密系統(tǒng)需要由專業(yè)人員設(shè)定，借助軟件設(shè)施等針對文書檔案信息數(shù)據(jù)予以分類管理，且借助設(shè)計(jì)訪問權(quán)限，以保證文書檔案信息數(shù)據(jù)的安全性以及穩(wěn)定性。

2.2轉(zhuǎn)變觀念，深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作

文書檔案資源種類多、內(nèi)容豐富、涉及面廣，管理過程中的難度較大。只有充分對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做到文書檔案數(shù)字化全覆蓋，才能真正朝著信息化管理的目標(biāo)前進(jìn)。具體而言，一是要完善軟硬件設(shè)施，優(yōu)化文書檔案管理環(huán)境。一方面，企業(yè)要結(jié)合文書檔案信息化建設(shè)的基本要求以及企業(yè)實(shí)際情況，購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行掃描處理，并錄入至計(jì)算機(jī)終端;另一方面，企業(yè)要購置文書檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理，有效對聲像類、載體類、影響類的文書檔案進(jìn)行格式處理和管理。二是要結(jié)合企業(yè)人力資源實(shí)際，進(jìn)一步引進(jìn)專業(yè)化人才，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化工作專人負(fù)責(zé)的目標(biāo)，提升數(shù)字化的質(zhì)量。同時，企業(yè)也可以探索將非涉密文書檔案資源交由外部企業(yè)進(jìn)行加工和處理，通過服務(wù)外包等方式來推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。三是要進(jìn)一步推動信息資源共享工作，通過技術(shù)手段來打破文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，實(shí)現(xiàn)文書資源一站式傳輸、開發(fā)與利用，提升文書檔案管理的速度和質(zhì)量。

2.3做好文書檔案加密防護(hù)工作

信息技術(shù)在文書工作中的應(yīng)用，能夠極大地提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時也要警惕文書信息的安全性，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)一方面能夠提供海量的信息載體，滿足人們的信息搜尋工作，但是同樣也有隱秘信息被泄露的隱患。因此，可以利用信息技術(shù)對特殊的文書檔案的訪問權(quán)限進(jìn)行加密設(shè)置，同時限制部分文件的閱覽范圍，這樣就可以對企業(yè)以及地方的文書檔案運(yùn)用信息技術(shù)手段進(jìn)行安全性保護(hù)，加強(qiáng)文書檔案的安全管理工作。加密文書檔案在錄入系統(tǒng)時要特殊標(biāo)志處理，以確保文書檔案的信息已經(jīng)設(shè)定安全保障，經(jīng)過專業(yè)技術(shù)人員檢查之后，方可錄入歸檔。

3結(jié)語

總之，網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展對文書檔案管理工作帶來新機(jī)遇，也帶來了新挑戰(zhàn)，檔案管理部門必須順應(yīng)時代發(fā)展的進(jìn)程，積極創(chuàng)新管理模式和方法，適應(yīng)新環(huán)境、把握機(jī)遇，使文書檔案管理工作更好地向信息化、科學(xué)化、安全化、現(xiàn)代化發(fā)展。

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