房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義及改進策略

摘 要：隨著市場經(jīng)濟不斷發(fā)展進步，房地產(chǎn)檔案行業(yè)發(fā)生了很大變革。就房地產(chǎn)管理而言，檔案管理是其中的重要部分，有著很強的保存價值，對于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展影響很大，所以需要對其加強重視，與時俱進，積極進行信息化建設。只有這樣，才能使房地產(chǎn)檔案管理工作更好地滿足社會發(fā)展需求，促使房地產(chǎn)行業(yè)實現(xiàn)長遠穩(wěn)定的發(fā)展目標。基于此，本文主要針對房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義及改進策略進行了詳細分析，希望能夠?qū)ο嚓P人員有所幫助。

關鍵詞：房地產(chǎn)檔案管理;信息化;意義;改進策略

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理措施的弊端越來越凸顯，很難有效滿足各方面提出的要求，信息化建設顯得十分緊迫。這種新型的管理方式具體就是借助信息技術，進行各種信息數(shù)據(jù)的保存，而且在這種方式下，可以通過表格、圖片等形式將房地產(chǎn)檔案信息生動的展示出來，以便更好地應用。不過就具體情況來看，因為各方面因素影響，使得當前部分工作人員對于房地產(chǎn)檔案管理工作并不是很重視，因此創(chuàng)新改革自然更加無從提及，信息化建設進程就受到很大阻礙，對于房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展也造成了一定的不良影響。就這一方面來說，加強房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義及改進策略探究意義重大。

一、房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義

在信息化時代背景下，信息技術已經(jīng)滲透社會的各個行業(yè)，并且掀起了一股信息化建設熱潮，房地產(chǎn)檔案管理也不例外。借助信息化手段進行房地產(chǎn)檔案管理，不僅可以很好地解決紙質(zhì)檔案保存占據(jù)空間大、難度大等問題，同時還便于更好地修改與處理，各個環(huán)節(jié)的工作開展也會變得更為輕松，工作人員的工作壓力也極大降低。最為主要的一點是，檔案信息化管理體系可以促進實現(xiàn)分類管理、自動存檔等，信息搜索速度變得更快。而且在具體操作中，電子檔案還能打破傳統(tǒng)區(qū)域限制，只要有網(wǎng)絡和權限，便能隨時隨地地進行相關信息的獲取與應用，更為便捷。

為了使房地產(chǎn)檔案與社會發(fā)展需求更好地契合，還得注重檔案管理方式與信息技術手段的有效結合，并借此來促進管理信息化建設。相比較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化管理可以將房地產(chǎn)檔案信息分類別的儲存，效率更加高。同時，信息化管理最為突出的一點優(yōu)勢便是借助網(wǎng)絡可以有效進行信息輸入與輸出。檔案管理人員將相關的信息輸入系統(tǒng)之后，其他部門人員可以通過網(wǎng)絡進行信息的交換和共享，同時還能有效交流。

對于一些有需要的普通市民來說，也能借助網(wǎng)絡獲取部分信息，這樣對于房地產(chǎn)事業(yè)的進步有著很大助力。除此之外，檔案管理信息化還能將之前的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成為數(shù)字信息，這樣便可以很好地避免天災人禍的影響，如火災、蟲害等等。而且，工作人員在檔案信息資源搜索的時候，耗費的時間也更加少，服務質(zhì)量自然也可以得到更進一步提升。

二、房地產(chǎn)檔案管理信息化建設中主要存在的問題

1.信息化建設不受重視

在房地產(chǎn)檔案管理朝著現(xiàn)代化、信息化方向不斷推進的時候，傳統(tǒng)檔案管理工作迎來了很大挑戰(zhàn)，對其要求也更加高。在具體工作開展中，部分工作人員依舊沒能認識到信息化建設的重要性，積極性不足。就這一問題而言，可以說是當前房地產(chǎn)檔案管理信息化面臨的最大阻礙，同時在這一問題引發(fā)下，還會使很多房地產(chǎn)檔案信息不能及時完整的歸檔，嚴重影響到信息的有效性、準確性等。

2.人才專業(yè)能力不足

要想更好地實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理目標，離不開優(yōu)質(zhì)人才支撐，具體就是需要檔案管理人才具備前瞻意識、信息素養(yǎng)以及專業(yè)技能等。不過就具體情況來看，當前房地產(chǎn)檔案管理人員并不具備這些，綜合素質(zhì)存在參差不齊的情況，甚至還有部分人員沒能接受過專業(yè)訓練，進而在面對信息化建設的時候，處于一種茫然狀態(tài)，即便了解其重要性，但是卻不知道從何下手。還有一些人員滿足于現(xiàn)狀，在工作中采取得過且過的態(tài)度，不愿意學習和接受新鮮事物。

3.管理手段滯后

因為各方面對房地產(chǎn)管理信息化不是很重視，所以使得在這方面的投入也不是很足。例如，硬件設施、軟件設施等等。同時，在人員培訓上也缺乏明確目標與規(guī)范計劃，忽視了制度的完善，這便導致信息技術的應用存在顯著滯后情況。

還有一些單位雖然應用了信息技術，不過往往停留于表層，沒能將其作用充分體現(xiàn)出來。很多房地產(chǎn)檔案管理人員依舊沿用傳統(tǒng)老舊的管理方式，又或者是在形式上簡單的實施信息化管理，忽視了結合自身情況不斷完善，人工操作依舊占據(jù)著絕對的主導地位，與信息化管理要求嚴重不符。

三、房地產(chǎn)檔案管理信息化的改進策略

1.積極進行信息化建設

在房地產(chǎn)行業(yè)迅猛發(fā)展背景下，相應的檔案信息也呈井噴式增長，傳統(tǒng)管理模式顯然難以有效滿足其要求。所以，在具體工作開展中，積極引入信息化技術是必然趨勢，因此得積極進行網(wǎng)絡建設。具體可以從以下幾方面著手：

一是進行數(shù)字化處理檔案信息。簡單來說，就是將之前的紙質(zhì)文件檔案轉(zhuǎn)變成為數(shù)字版的，在轉(zhuǎn)化中可以通過多媒體技術、掃描技術等來實現(xiàn)，表現(xiàn)出全新的形態(tài)。之后，再通過數(shù)據(jù)庫進行儲存，并且備份至云端，進行多方面保護，為接下來的應用做好準備。在此過程中，需要建立起統(tǒng)一化管理，同時不斷提升信息庫的規(guī)范性與安全性，有效打破傳統(tǒng)時空束縛，促進資源共享目標的達成。

二是健全數(shù)字化檔案平臺，結合實際推出相關管理標準。就當前情況來看，我國很多地區(qū)的房地產(chǎn)行業(yè)檔案都已經(jīng)著手進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，不過相應的檔案平臺建設與管理卻沒能緊跟其后，進而時常出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂、丟失等不良問題。為此，在平臺建設初期，就得注重管理規(guī)范化工作的開展，為接下來的維護、查找與應用做好鋪墊。

三是在數(shù)據(jù)采集過程中，應該確保細心仔細的設置目錄，確保其與檔案能夠相對應。同時，檔案的分數(shù)、頁數(shù)等都得做好備份。

四是關注細節(jié)方面的開發(fā)。例如，前臺交互界面應該與具體工作深度的融合，以便工作人員更好地進行數(shù)據(jù)錄入與整理。而對于后臺設計而言，便得細心做好數(shù)據(jù)處理流程工作，在數(shù)據(jù)錄入之后，后臺便得立即進行歸檔，以便用戶更好地獲取，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

2.構建完善的檔案信息資源共享平臺

隨著社會不斷進步，信息共享傳遞顯得越來越重要。而對于房地產(chǎn)檔案管理來說，也應該充分發(fā)揮出網(wǎng)絡化作用，為該行業(yè)的發(fā)展提供有力支撐，幫助管理工作人員更好地解相關情況。構建良好的房地產(chǎn)檔案信息平臺主要存在以下幾點優(yōu)勢：

一是可以促進開發(fā)商與政府間的溝通交流，促進統(tǒng)一化管理目標的達成;二是能夠增強開發(fā)商之間的溝通，打破傳統(tǒng)“信息孤島”情況發(fā)生，為整體行業(yè)發(fā)展提供推動力;三是為購房客戶提供便利，不論是檔案信息查詢、房屋買賣以及手續(xù)辦理等，都能直接在平臺上進行規(guī)范化操作，避免各種虛假詐騙等行為出現(xiàn)。針對此，各地房地產(chǎn)管理部門應該基于自身實際情況，積極建立完善的管理體系，在這一過程中，需要將各種先進技術合理利用起來，推動各方面的有效溝通。同時，還應該將平臺納入至發(fā)展規(guī)劃中，設置好信息接口，與國家統(tǒng)一管理體系相銜接，推動房地產(chǎn)檔案管理水平更上一個臺階。

3.注重檔案管理軟件的升級

在信息化時代不斷推進下，房地產(chǎn)檔案信息化成為房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的必由之路。不過要想使這條發(fā)展道路更加暢通，必須得有良好的管理軟件作為支撐。在軟件開發(fā)中，要求相關方面加強關注本行業(yè)與其他行業(yè)之間的差異性。

首先，房地產(chǎn)檔案要建立各種數(shù)據(jù)庫，其主要目的就是便于數(shù)據(jù)共享，推動管理一體化的實現(xiàn)。房地產(chǎn)行業(yè)檔案類別多樣化，對于目錄有著各種要求。因此，管理軟件需要具備良好的兼容性與擴展性。

其次，在信息化建設中，還要確保各項功能的完善性，提升用戶滿意度。

最后，檔案管理軟件還應該具備良好的數(shù)據(jù)獨立性。隨著工作環(huán)境的不斷轉(zhuǎn)變，技術不斷發(fā)展，難以避免地出現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移情況。為此，數(shù)據(jù)需要具備良好的獨立性，并且還要存在科學備份方案，只有這樣才能很好地預防數(shù)據(jù)錯亂問題的發(fā)生，為房地產(chǎn)行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定扎實基礎。

4.積極進行安全建設

數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的建立對于行業(yè)管理水平的整體提升有著很大推動力，不過因為信息時代存在開放性等特點，所以會帶來一些不安全因素。就檔案管理系統(tǒng)建立來說，其屬于一個復雜性、系統(tǒng)性工程，涉及到多個環(huán)節(jié)，如數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)處理以及儲存等等，這些環(huán)節(jié)都可能受到外界攻擊，進而帶來不必要的損失。這就需要加強各個環(huán)節(jié)的安全把控，確保檔案信息的穩(wěn)定性及準確性。

要想有效實現(xiàn)這一點，需要相關人員注重規(guī)范化工作的開展，確保系統(tǒng)可以無漏洞的開展各項工作。

首先，應用正版軟件同時還得結合實際情況不斷升級系統(tǒng)，做好補丁操作。在安全性設置方面，也應該經(jīng)常性的變化與審查，如密碼更新、服務器維護等等，這些都是十分重要的。

其次，在確保系統(tǒng)安全性前提下，還得關注數(shù)據(jù)庫信息數(shù)據(jù)的安全性，這可以說是整個工作的重點所在。所有安全工作開展的目的都是為了保障檔案信息的真實完整性，因此，加密措施的實施十分重要，具體可以借助防御層的增加、轉(zhuǎn)碼、權限設置等方式進行處理，以便達成理想效果。

5.注重人才隊伍建設

在新時代背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息化發(fā)展是必然趨勢。所以，相關工作人員必須樹立全新的管理意識，基于自身工作特點針對性的學習，彌補不足，以便更好地滿足工作崗位需要。不論是房屋中介、房產(chǎn)管理局或者是開發(fā)商等等，都得注重工作人員的教育培訓工作的開展，并且加大信息化發(fā)展的宣傳力度，盡可能增強檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使得他們成為社會發(fā)展需要的人才。

首先，檔案管理人員應該具備再學習意識，主動進行信息技術方面知識的學習，并且積極參加各種相關培訓。

其次，對于相關部門來說，應該從以下兩方面著手：一是從外引進優(yōu)秀的信息化人才，為檔案管理團隊補充新鮮血液;二是加強現(xiàn)有工作人員的培訓管理，經(jīng)常性的組織開展講座、研討會等。

最后，檔案管理部門應該合理進行薪酬福利待遇的完善，激勵工作人員主動學習和認真工作，提升工作效率。通過這種方式，便能有效提升檔案服務水平，促進房地產(chǎn)檔案應用范圍進一步延展。

6.完善房地產(chǎn)檔案管理制度

就當前情況來看，我們已經(jīng)推出了電子檔案管理相關制度，旨在提升管理水平和規(guī)范性。不過，相比較于其他行業(yè)的檔案管理，房地產(chǎn)檔案情況比較特殊，管理方面也有著一定的差異性。所以，在管理制度建設中，應該充分考慮到本行業(yè)的需求和特點，以便為房地產(chǎn)檔案信息化管理工作更加有效的開展提供助力。

要想更好地提升房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范性，確保工作穩(wěn)定有效的開展，便得建立完善的檔案轉(zhuǎn)移、收集以及存儲等制度，使得工作人員能夠有法可依。同時，還應該進行建設標準細化，不斷完善相關的法律法規(guī)，切實提升房地產(chǎn)檔案管理工作地位，使得各方面都能對房地產(chǎn)檔案信息化管理工作給予充足的重視。這樣，房地產(chǎn)檔案信息化管理建設便能更加順暢的開展，最終達成理想的發(fā)展目標。

四、結語

綜上所述，在信息化時代背景下，社會各個行業(yè)都發(fā)生了很大變革，而房地產(chǎn)檔案管理也應該與時俱進，積極進行信息化建設。為了更好地滿足各方面需求，借助軟件平臺提升檔案數(shù)據(jù)信息的規(guī)范化與數(shù)字化，同時積極進行數(shù)據(jù)應用的展是一種必然趨勢。信息化作為一種新型管理方式，將其合理應用至房地產(chǎn)檔案管理工作中，有助于提升其工作的便捷性與科學性，促進工作效率更上一個臺階。不過在具體建設中，需要相關方面充分考慮到房地產(chǎn)的具體情況與要求，這樣才能更好地提升管理的適用性與有效性，為房地產(chǎn)行業(yè)穩(wěn)定有效的發(fā)展提供有力的支撐。

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（作者單位：丹陽市房產(chǎn)管理處）

作者簡介：徐建華（1969-），女，漢族，江蘇鎮(zhèn)江人，副研究館員，本科學歷，從事檔案管理和人事勞資檔案管理方面的研究。