房屋鑒定檢測檔案管理和檔案信息研究

傅朝彥 王棟玉

摘 要：在當前大數據環境下，各行各業都在積極推進檔案大數據建設，而房屋鑒定檢測行業檔案管理工作還處于最基本、最原始狀態。本文通過研究房屋鑒定檢測G公司檔案管理現狀，以檔案信息管理平臺設計為契機，創新了檔案管理模式，實現檔案信息價值的挖掘，以檔案管理助力公司提質增效。

關鍵詞：企業管理;檔案管理;房屋鑒定檢測;信息化

隨著人們現代生活質量的提高，對房屋質量的要求標準也越來越高了。我國房屋鑒定檢測機構在市場和政策的推動下發展迅猛，激烈的市場競爭對鑒定檢測機構的管理經營提出了更高要求，房屋鑒定檢測檔案越發重要，也促使檔案管理工作日益得到重視。然而，迅速發展的鑒定檢測行業絕大多數是民營企業，這些企業在追求利益的同時往往忽視檔案管理工作，檔案管理形同虛設。

一、房屋鑒定檢測機構檔案管理現狀

鑒定檢測行業檔案管理工作缺乏主管部門的指引和監管，沒有成型的檔案標準和管理模式，檔案管理滯后，檔案工作常常被邊緣化。

1.檔案基礎工作薄弱

房屋鑒定檢測機構未配備專職檔案人員，檔案多由辦公室代為保管，缺乏基本的知識、技能和專業檔案管理素養，檔案管理僅限于接收、保管和借閱，檔案工作較被動。

檔案室基礎設施配置差，庫房設備未能及時更新，柜體老化，檔案室面積小，無法實現有效的防火、防水、防蟲，檔案存儲環境堪憂。

檔案工作方式還是傳統的手工操作、手工檢索，不僅費時費力，還容易出錯。

2.人員檔案意識差

公司人員往往“重技術，輕檔案管理”，歸檔意識差，技術人員常將報告發放作為項目結束而不是報告檔案的歸檔。

檔案管理人員沒有深刻理解檔案管理背后的內涵和意義，對自身要求偏低，管理檔案全憑個人想法，隨意性較大。

3.未形成有效的檔案管理運行機制

房屋鑒定檢測機構檔案管理工作未能參與到公司各業務流程中，檔案工作長期處在末端環節，檔案工作不能提供有效服務。

未制訂檔案工作指導性文件，檔案管理流程和方法未能形成文字固化下來，檔案管理標準化、規范化程

度低。

4.檔案信息化程度低

隨著大數據時代到來，鑒定檢測檔案的載體種類日益增多，出現了大量的電子文檔、照片、聲像等形式。而當前檔案管理模式只是紙質載體的存儲、查詢和利用，且無科學的管理方法，無法對檔案信息作為一個數據集合體進行管理和統計，信息提取困難，信息利用效率低下，還存在檔案安全性和完整性問題。檔案管理工作嚴重滯后于鑒定檢測機構業務發展。

二、檔案管理和檔案信息研究的必要性

鑒定檢測機構是為既有建筑和新建工程的質量而進行的鑒定、檢驗檢測、試驗、工程測量監測等活動，具有業務范圍廣、項目類型多、部分種類周期長、政府監管嚴等特點。房屋鑒定檢測檔案的核心是報告檔案，報告是整個項目工作的結晶，是客戶意向、合同制訂、項目實施、報告審核、成果提交、歸檔的一系列過程的總結。報告檔案不僅真實反映了項目的整個過程，而且還涵蓋了大量有價值的信息資料。以一份房屋鑒定檔案為例，涵蓋了項目委托信息、項目信息（項目名稱、所在地、項目類型、項目領域、建筑分類）、房屋具體信息（房屋結構類型、建筑年代、層數、建筑面積）等。除此之外，還有客戶為配合項目鑒定檢測提供的設計圖紙及項目建設資料等。

設想一下，如果把每份房屋鑒定檔案都當成一個信息體來看，每年的房屋鑒定檔案就可以成為一個數據集合體，若干年之后如果對庫藏檔案信息庫進行管理和統計，按照想要的方式進行排列組合和檢索，就形成了大數據庫。檔案大數據可以用于公司的經營分析、進行業務拓展，可以為領導層適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。

創新檔案模式，挖掘檔案信息價值勢在必行。

三、檔案管理模式設計和檔案信息研究思路

1.文件信息模塊的設計

檔案管理的對象是案卷，而案卷的核心是文件。文件來源于產生部門，經鑒定有保存價值的文件經過分類、組卷、編號、排列、編目等整理成為案卷。文件帶有大量有價值的信息，是檔案大數據的基礎。如果能從文件產生的一開始就將重要信息進行記錄，在文件流轉過程中逐步進行信息的增加和完善，在文件流轉結束后所有重要信息都可以得以保存。

在檔案信息管理平臺的設計中，開發了文件信息模塊。文件信息模塊用于歸檔文件的收集，預先對不同類型文件的重要信息進行挖掘，根據經驗對重要信息進行分類和匯總，提前在檔案信息管理平臺后臺中進行設置。以房屋鑒定檔案項目信息和房屋具體信息舉例：

在檔案信息管理平臺設計前，提前做好重要信息的分類，如根據建筑物的用途，可將建筑分為：居住建筑、工業建筑、文教建筑、醫療建筑等，這些分類選項都是檔案大數據重要的檢索和統計內容，如統計年度學校類鑒定占比，統計年度項目來源的劃分比例等都可以一目了然的以圖表形式呈現。

2.檔案信息模塊的設計

檔案管理的對象是案卷，案卷是文件經過分類、整理、組卷、編目、裝盒的過程，案卷是檔案保管單位。檔案管理員負責檔案的鑒定、銷毀、借閱、統計等工作。

文件信息和檔案信息兩個模塊，一方面明確了文件產生部門和檔案管理部門的職責權限。文件產生部門負責文件流轉過程中數據信息的增加和完善，而檔案部門充分利用文件處理過程中形成的數據信息，避免了重復勞動;另一方面明確了文件和檔案的關系。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，將鑒定檢測業務過程中產生的有價值的文件經過系統整理就是檔案。因此，檔案信息模塊設計的前提要先明確文件材料的歸檔范圍，檔案管理員才能有依據進行歸檔。

以鑒定檔案的業務過程為例，來說明檔案歸檔范圍的編制方法。

左側是房屋鑒定業務流程，右側是隨著業務 進行逐步產生的文件，將這些文件綜合起來就構成了鑒定檔案的歸檔范圍。

檔案信息模塊是對案卷的管理，包含了檔案的存檔狀態、密級、保管期限等重要信息，可實現檔案的統計和全面管理。

3.檔案分類和編碼規則的設計

文件信息模塊和檔案信息模塊的實現，還需要提前做好規則的設計，將規則嵌入檔案信息管理平臺，使庫藏檔案成為一個系統的整體，實現檔案的信息化管理。因此，清晰合理且易于擴充的檔案分類和編碼規則是系統設計的重點。以G公司的報告檔案為例，G公司形成的全部檔案稱為一個全宗，設置全宗號為XXXX，報告檔案為G公司的一個大類，設置類號為BG，下表是報告類檔案的一級類目劃分：

4.制度的設計

在完成了以上檔案信息管理平臺的搭建工作，檔案管理的有效運轉還需要制度約束。制訂切合公司實際的檔案管理制度，可使各項工作有章可循、有法可依，可標準化、規范化的開展檔案管理工作。

（1）制度設計

搭建檔案管理組織機構。明確檔案管理部門設置、專兼職檔案員的配置和職責、隸屬等內容，明確檔案崗位的分管部門和分管領導，形成自上而下的三級檔案管理網絡。

明確歸檔范圍。由檔案管理部門牽頭，各部門兼職檔案員負責統計本部門有保存價值的文件資料，經分析匯總形成各類檔案的歸檔范圍和保管期限劃分表，防止有檔不歸。

明確歸檔時間。按照歸檔范圍的類目劃分，指定各類檔案的責任部門，明確各類檔案的歸檔時間，有年度歸檔和實時歸檔兩種情況，防止檔案留在個人手里造成散失。

明確歸檔質量。從文件內容（真實有效、簽字印章是否齊全）、文件材料（收集是否齊全完整）和文件質量（紙張質量、字跡材料、是否為原件）幾個方面進行明確。

明確歸檔要求和方式。對文件材料整理方法、歸檔份數、歸檔交接方式進行明確。

（2）制訂執行

檔案制度的建立是開展檔案工作的基石，制度涵蓋了各項要求、流程，但同時要形成對制度的宣貫、宣講，對制度執行情況的指導、監督，對收集待歸檔材料的審核。

參考文獻：

[1]施松繪.以信息化建設為突破口創新檔案信息服務機制[J].城建檔案，2021

[2]王向女，許雅炘.人工智能視角下檔案信息服務變革的反思[J].檔案，2020

[3]郝偉斌，汪 茜.基于信息偶遇理論分析“互聯網+”時代檔案信息服務優化路徑[J].中國檔案.2020

[4]盧杰森，熊建芳.移動互聯網時代檔案信息服務發展的思考[J].蘭臺內外，2020

[5]徐 健.基于“智慧校園”的嵌入式檔案信息服務模式探討[J].蘭臺世界，2020

[6]吳佳怡.網絡環境背景下檔案信息服務創新的思考[J].城建檔案，2018

[7]張 銳，楊 丹.檔案信息服務與移動數字終端融合發展的實踐意義、路徑轉換與實施策略[J].黑龍江檔案，2019

[8]范桂紅，趙純洋.基于現代傳媒途徑的檔案信息服務研究[J].理論觀察，2018

[9]叢 舒.談基于微信公眾平臺的檔案信息服務[J].黑龍江檔案，2018

[10]聞翼平.對企業檔案信息資源開發利用的認識[J].浙江檔案，2006

[11]李云峰，高崇巖，楊 萌.試論企業檔案與企業文化建設[J].檔案學通訊，2003

[12]王 巍.開發檔案資源服務企業發展[J].秘書，2007

[13]孫建紅，孫曉峰.淺議如何做好企業檔案的利用工作[J].蘭臺世界，2013

[14]李 晴.淺談企業檔案的利用與開發[J].辦公室業務，2011

[15]丁華東.企業檔案經濟效益的實質及其相關問題[J].中國檔案，2002

（作者單位：天津市房屋質量安全鑒定檢測中心有限公司）

基金項目：提升檔案管理水平和開發檔案價值的研究（編號：ZYY011BDY006）。

作者簡介：傅朝彥（1984-），女，漢族，河北高邑人，本科，中級職稱，研究方向：檔案價值研究。