勞動人事爭議仲裁檔案管理現狀及發展對策

摘 要：勞動人事爭議仲裁檔案真實記錄仲裁活動的歷史信息，做好該檔案的管理工作不但可以有效解決勞動人事糾紛問題，還可以為仲裁工作開展提供具有查考利用價值的信息。然而，從當前社會經濟發展新形勢看，勞動人事爭議仲裁檔案管理工作面對新的考驗。基于此，本文簡單介紹勞動人事爭議仲裁檔案管理工作內容，結合該類檔案管理工作實踐，詳細闡述該檔案管理發揮的重要性作用，針對新形勢下仲裁檔案管理現狀，提出具有前瞻性的發展對策，為勞動人事爭議仲裁檔案管理提供參考。

關鍵詞：勞動人事爭議;仲裁檔案;檔案管理;新形勢;發展

我國是人口大國，面對當前日益發展的經濟形態，仲裁業務檔案越來越多。勞動人事仲裁部門按照有關規定立卷歸檔仲裁檔案，并將其作為人事仲裁及勞動糾紛的重要依據。從當前的發展形勢看，由于勞動人事爭議仲裁檔案數量增多，加上檔案管理工作十分復雜，導致仲裁檔案管理工作問題凸顯，直接影響仲裁業務檔案的保存與利用。為了進一步規范與加強仲裁檔案管理，在新形勢發展背景下，加強勞動人事爭議仲裁檔案管理工作十分重要，相關部門應當引起重視。

一、勞動人事爭議仲裁檔案的特點

1.仲裁檔案產生于仲裁權

關于仲裁檔案，只有仲裁委員會才具備產生、收集、立卷及保存仲裁檔案的法定資格與必要條件，而其他的機關、團體及個人沒有這種權利、資格及條件。公民、法人及其他組織以參與仲裁活動所形成的自己保存的仲裁機構文書材料，也可稱為仲裁檔案，但不在此研究范疇之內。

2.仲裁檔案是具體案件仲裁活動的原始信息記錄

關于仲裁檔案的形成，需要具體個案仲裁活動原始信息的記錄，該仲裁案件一般都有一定的處理程序，即申請、受理及開庭、裁決等，仲裁活動開展的過程，就是仲裁活動原始信息產生與記錄的一個過程，而之后所編寫、添加、修改的內容，都不是原始信息記錄的內容。比如，案例匯編、仲裁文書匯編等，都不能轉化為仲裁檔案內容。此外，一些違法、虛假的仲裁活動原始信息記錄內容，都不能轉化為仲裁檔案。

3.仲裁檔案具有查考利用價值

仲裁活動的原始信息記錄內容是否可以轉化為仲裁檔案的基本標準，在于其有沒有查考利用價值，并非所有仲裁活動記錄的原始性信息都有價值。比如，裁員辦案日記、未成形也未報批的各類文書草稿等，雖然這些內容記錄著仲裁活動的原始信息，但并不具備查考利用價值，相應的也不會轉化為仲裁檔案的內容。

4.仲裁檔案是經過立卷歸檔保存的仲裁活動的原始信息記錄

仲裁活動中的原始信息記錄有機組合、立卷歸檔、集中保存起來之后，形成仲裁檔案，其與仲裁活動過程原始信息記錄有一定差異性，其具有查考利用價值，所發揮的作用與立卷歸檔前后不同。其中，一個案件活動的原始信息記錄只有仲裁文書材料，而一旦立卷入庫之后需要集中管理，則成為國家檔案的組成部分。該檔案按期歸檔，真實記錄仲裁活動，確保了案卷的完整性與質量。

二、勞動人事爭議仲裁檔案管理的重要性

勞動人事爭議仲裁檔案真實記錄仲裁活動的歷史信息，這些“原始信息記錄”就其物質形態而言是廣義的，主要包括仲裁委員會制作并使用的具有法律效力或法律意義的仲裁文書材料，當事人和其他仲裁參與人制作或提供的各種具有法律意義的申請書、答辯書、證據材料（包括實物）。從載體的形式上看，仲裁檔案可以是文字材料，也可以是影像資料等。基于當前仲裁工作實際情況，關于勞動人事爭議仲裁檔案管理的重要性作用可以體現以下幾點。

1.為案卷查閱、核實案情等提供服務

勞動人事爭議仲裁檔案在形式上更加規范。在現實情況中，查閱案件有關材料是當事人及其代理人的法定權利，有助于保障仲裁活動的順利進行，也有利于樹立仲裁機構開放公正的形象。而在原勞動、人事爭議仲裁委員會辦案規則中規定，對仲裁結果不服，到法院起訴或申請執行的案件，法院可以借閱仲裁正卷。律師擔任訴訟代理人的，憑證件可以就地查閱仲裁正卷。值得注意的是案件當事人和與當事人有利害關系的單位及個人不得查閱仲裁案卷，仲裁副卷除仲裁機構外，一律不準借調和查閱。

2.可真實記錄仲裁案件、案情及辦案過程

勞動人事爭議仲裁檔案記錄了勞動者與企業之間存在爭議的全過程，做好該類檔案的管理工作。仲裁部門可以查閱案卷、審視及還原當時的實際辦案情況，使本不穩定的權利義務狀態趨于穩定，這也是檔案管理的首要作用。另外，仲裁檔案真實記錄了仲裁委員會、當事人及其他仲裁參與人的請求時效，通過查閱保管的檔案可以明確知曉當事人及其他仲裁參與人是否喪失該權利。此外，該檔案的管理可真實反映仲裁活動開展的全過程。這是由于檔案記錄辦案的全過程通過仲裁檔案查閱與處理，防止由于年代久遠、證據不足等情況下當事人權利得不到有效維護的情況。

3.為勞動爭議仲裁調研工作提供真實可信的資料

勞動人事爭議仲裁檔案就是一個寶貴的資源庫，看似一個個獨立的案件，無論是橫向比較與縱向比較，都可以為區域經濟社會發展提供有力的調研結果，以便政府可以更好地進行工作布局與謀劃。另外，該類仲裁檔案實行專人統一保管負責，原則上該類檔案不外借，且在利用方面需要嚴格遵守相關的程序與要求。由此，在利用檔案資料時，可以為勞動爭議仲裁調研工作提供真實可靠的資料，避免一些資料的缺失，導致相關調研工作受到影響。

三、勞動人事爭議仲裁檔案管理現狀

進入信息化時代，勞動人事爭議仲裁檔案管理工作面臨新的問題。結合該類檔案管理工作實踐，發現目前的仲裁檔案管理不能滿足時代的發展需求，甚至在一定程度上阻礙了仲裁檔案管理工作的順利開展，由此需要正視新形勢下勞動人事爭議仲裁檔案管理現狀，為重視與突破該項工作管理創造條件。

1.仲裁檔案管理人員素質較低

以目前基層檔案管理機構來看，所配備的檔案管理人員數量不足，一般僅有2～3名。而仲裁檔案管理是一個復雜性工作，按照我國法律規定，每1000份檔案需要1名專業人員管理，而超過15000份檔案則需要增設1名管理人員。然而，受部門編制、資金等因素影響，現有檔案管理人員有限。如果人員需求過大，會從其他部門抽調人員兼職，而抽調的人員專業素質與管理經驗不足，導致仲裁管理質量受到影響。另外，檔案管理部門領導對仲裁檔案管理工作的不重視，對管理人員素質要求較低及檔案管理業務培訓不足，使相應的檔案管理局限于形式管理，所配備的管理人員只具備簡單的封裝、記錄及存取工作能力，對檔案的具體功能與管理了解不夠，導致檔案管理缺乏規范性。

2.缺乏規范化的仲裁檔案管理制度

仲裁檔案管理涉及勞動者與企業雙方，所要歸檔的材料較多。在進行檔案管理過程中，由于基層檔案管理機構缺乏規范化的管理制度加以約束，導致管理人員工作沒有完整的評價標準，相應的檔案資料歸類過程中卷內目錄、內容等與實際文件不相符，造成檔案管理資料收集錯誤、遺失等問題時有發生。另外，在勞動人事爭議仲裁檔案管理過程中，存在檔案管理職責分工不明的情況，加上實際運行的管理制度比較松散，弱化了管理效能的實現，致使檔案管理效能處于原則性指導，而非強制性約束。如此仲裁檔案管理機制，導致檔案管理具體性操作較差，相應的影響了仲裁檔案管理的成效。

3.仲裁檔案管理與利用程度較低

從目前仲裁檔案管理情況看，由于我國是勞動人口大國，相應的勞動人事爭議問題較多，所歸檔的仲裁檔案也較多。而現有的檔案庫物理空間有限，雖然相關檔案管理機構按照仲裁檔案的管理條件進行管理，但在現實情況中存在有當事人來查閱幾年或者十年前案卷現象，這在一定程度上增加了檔案管理者的工作量。另外，受當前信息化技術影響，仲裁檔案管理正逐步從紙質檔案向電子檔案管理模式上邁進，但現有的檔案管理人員素質較低，加上老員工信息化水平較低，導致仲裁檔案管理不佳，影響了仲裁檔案的利用率。此外，各縣級基層仲裁檔案管理制度與重視程度不一，導致仲裁檔案作為仲裁案件的證據資料，更多情況下對其利用只停留在查閱、復印等基礎功能上，對檔案管理的作用沒有充分發揮。同時受各地區信息化技術發展水平的影響，各地仲裁檔案機構信息無法實現共享，相應的多檔案信息的查詢與利用率下降。

4.仲裁檔案管理信息化程度不高

在當前發展背景下，大數據、云技術等在社會各個領域中融入。面對此發展背景，勞動人事爭議仲裁檔案信息化、數字化管理建設十分必要。但從現實情況看，目前基層的勞動人事爭議仲裁檔案管理信息化、數字化建設不足。在管理過程中還停留在以往的紙質檔案管理上，對人工的依賴性較強，案件信息的記錄與查詢等工作都需要人工處理。該檔案管理工作耗時耗力，在一定程度上制約了仲裁檔案管理工作的提高。

四、勞動人事爭議仲裁檔案管理發展對策

進入21世紀，勞動人事爭議仲裁檔案管理部門緊隨國家與時代發展態勢，提出仲裁檔案電子信息化發展建議。各個基層仲裁檔案管理機構為響應國家號召建議，結合當前檔案管理工作實際情況，提出了針對性的前瞻性發展對策，從而有效提升勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的規范化。

1.加強與提高仲裁檔案管理人員素質

面對當前基層仲裁檔案管理機構工作人員數量不足、質量不佳情況，通過加強與提高其專業素質水平方法解決。首先，根據當前基層檔案管理數量及工作量，可通過線上線下招聘方式，擇優招錄具有檔案學專業理論與知識人才。其次，基層檔案管理機構應定期對現有檔案管理人員進行業務知識培訓，重點加強對其仲裁檔案相關專業知識內容培訓，并給予培訓時間、經費等，也可以推選優秀管理人員到先進地區學習，開闊眼界與思路，將所學的信息化管理知識引進來，經過與自身機構檔案管理相融合，以此符合當前仲裁檔案管理要求。

2.建立健全仲裁檔案管理制度

建立健全仲裁檔案管理制度不但可以提高仲裁檔案管理的質量與效率，還可以為檔案的實施提供依據與剛性文件。以目前的管理情況看，仲裁檔案管理制度主要包括立卷歸檔、查閱管理及保密管理等內容。其中，立卷歸檔主要是指仲裁案件結案后，仲裁委員會將一切仲裁文書與其他材料進行整理并組成案卷，之后交與案卷管理機構歸檔保存。在此過程中工作由書記員完成，在收集整理中要按照順序排，裝訂成冊，逐頁編碼，全卷編目。待立卷符合相關要求后移交給本仲裁機構檔案管理部門歸檔。在歸檔過程中主要包括案卷材料的收集、案卷材料的整理及立卷歸檔三個環節，每一個環節按照相關要求嚴格執行。仲裁檔案查閱制度建立，要求對不需要保密的內容，應當允許當事人及其代理人查閱、復印，大大方便了當事人取證。關于仲裁檔案的保密管理，仲裁機構應該按照相關要求特別注意做好保密工作。以上制度的建立與完善使仲裁檔案管理人員可以遵照章程加強工作，約束以往工作中出現的問題，有效推動仲裁檔案管理工作有序開展。

3.提高仲裁檔案管理水平與利用率

首先，規范仲裁檔案資料的收集，明確其收集范圍、歸檔主體及時間等，確保仲裁檔案“應檔盡檔”。在收集歸檔資料時管理人員需初步審核，做到仲裁檔案內容與形式的完整性。其次，嚴格按照要求規范仲裁檔案管理，實行“正副卷”分類管理，做到仲裁檔案分類準確、審查規范等，確保仲裁檔案的安全。同時，在分類管理中，按照檔案歸檔標準進行裝訂，確保仲裁檔案的實用性。最后，實行區域幫扶與均衡發展戰略，平衡區域發展過程中仲裁檔案管理的不均衡性，充分發揮較快區域的引領示范作用，推動促進發展速度慢區域，打破區域間檔案管理的局限性，使檔案管理工作進一步加強。只有這樣，在面對信息化發展環境的今天，才可實現檔案信息資源的共享性、交互性，以此提高檔案資源的利用率。

4.推進仲裁檔案管理信息化工作

面對當前發展新形勢，推進勞動人事爭議仲裁檔案工作信息化管理十分重要。首先，基層檔案管理領導人要重視仲裁檔案信息化工作，以響應國家信息化檔案建設要求，通過引進仲裁檔案管理信息化設備與系統軟件，為檔案資料信息化管理提供基礎性的保障條件。其次，提高檔案管理人員信息化管理水平，將計算機應用軟件系統引入到仲裁文件資料中，及時轉變檔案文件為數據庫存儲資料。同時，開發薪資檔案信息化，方便上級部門與紀檢監察部門實施監督，實現實時仲裁檔案工作信息化管理。最后，引入第三方公司加入檔案管理中，協助做好仲裁檔案管理數字化工作，將以往紙質仲裁檔案進行數字化掃描，通過在信息化系統平臺中獲得相關信息，建立信息化數據庫，做好數字信息的銜接。此外，積極建立仲裁檔案目錄與數據庫，提高仲裁檔案信息化水平，為仲裁檔案利用提供高質量、高效率服務。

五、結語

綜上所述，勞動人事爭議仲裁檔案管理是行政事業單位工作內容的重要組成部分，面對當前新形勢發展背景，需要改變以往的工作管理模式，以信息化發展模式解決仲裁檔案管理工作中效力不足問題。只有這樣，在以后的工作中我們才能發揮自身的管理優勢，改進其中存在的不足，爭取以最大努力將勞動人事爭議仲裁檔案管理工作水平提高到更高的水準，以此實現勞動人事爭議仲裁檔案信息化管理，同時為當地社會經濟發展提供更好服務。

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（作者單位：寧夏回族自治區平羅縣勞動人事爭議仲裁院）

作者簡介：賀莉（1975-），女，漢族，寧夏平羅人，本科，館員，研究方向：檔案的管理與利用。