衛生防疫檔案的收集整理研究

摘 要：衛生防疫檔案對于應對公共突發衛生事件起著重要的指導作用，可以詳細記錄本次全國人民抗擊疫情的行動，是我國檔案管理工作中不可缺少的重要部分。目前我國衛生公共事件控制效果較好，需要對疫情防控過程中的大量檔案進行收集和管理，從中提取有價值的信息，分析在疫情防控中采取的各項有效措施，為之后衛生防控事業的發展提供重要數據基礎，提升我國應對、預防和控制流行性疾病的整體水平。基于此，本文從檔案收集和檔案整理兩個角度出發，深入分析了衛生防疫檔案的有效整合策略，以期能夠提升檔案收集及整理效率。

關鍵詞：疫情防控;檔案;收集;整理;研究

2020年春節爆發的疫情給我國每個省份都帶來了一定的影響，各地均出現了不同類型患者，因此也產生了大量有關于衛生防疫的檔案資料。檔案資料中包括患者病情狀況、治療方法、疫情防控措施等多項重要內容，具有極高的應用價值，可以鞏固疫情防護效果，為后續應對流行性疾病提供經驗基礎。為了保障我國人民的身體健康，避免其他流行性疾病給人們造成生命危險，必須要對衛生公共事件防控期間所產生的各種檔案資料進行有序收集。作為一名檔案工作者需要具備高度的責任意識，正確認識到檔案收集、整理的重要性，提升自身的工作水平，對大量凌亂的資料實施有效整理。

一、衛生公共事件防控檔案資料的收集范圍

1.各級政府衛生防疫材料

政府部門在本次疫情防控中起著重要的指導性作用，各級政府均成立了疫情防控指揮部，指導當地積極開展和落實疫情防控措施。具體來講所產生的檔案資料包括：

（1）指揮部針對當地疫情防控工作制定的防控計劃、防控工作安排、防控措施、防控會議記錄、防控工作總結、防控工作通知以及決定的各種文件;

（2）當地政府針對衛生公共事件防控工作所召開的新聞發布會或者其他工作會議;

（3）當地基層組織在疫情防控工作中的日常記錄，如小區內登記表、測溫記錄等;

（4）當地公安部門和交通部門針對不同交通工具實施管制的文件材料，或者有關部門針對醫療環境改造的各項施工材料;

（5）當地疫情防控過程中存在的工作失誤處罰材料。政府機構所產生的檔案資料類型較多，多為各項會議記錄，是決定衛生防疫措施的關鍵檔案資料;

（6）針對本次衛生公共事件防控所推出的法律規定或者新增的法律材料，可以對疫情防控措施的開展提供有效約束;

（7）各級政府針對疫情進行調查的報告材料和報表材料，包括街道或者社區的疫情防控日志和有關工作證明;

（8）針對衛生公共事件防控過程中出現的造謠行為、傳謠行為所進行的各類治理工作文件材料。

2.各級醫療衛生機構衛生公共事件防控材料

醫療衛生機構可以為今后傳染疾病的研究提供基礎原始數據，主要包括確診患者、疑似患者的病案分析資料、專家會診資料、治療方案資料等。除此之外，還要收集醫院內部根據本次疫情情況展開深入研究的文件材料，以及所使用的患者數據。中央政府機構以及不同省份的各個醫療專家在巡診或者會診過程中產生的文件資料。醫療機構針對衛生公共事件防控形成的預防方案、監測方案、治療操作要求等均屬于重點收集的檔案資料內容，應當在日常工作中有意識的對這一類資料進行整理，確保能夠向有關檔案管理部門及時提供檔案資料。

3.科研機構衛生公共事件研究材料

科研機構在本次疫情防控中也承擔著重要的作用，是加強疫情防控效果的關鍵機構，為本次疫情防控提供重要的科技技術。根據科研機構的具體工作，在收集檔案材料時需要重點收集有關于衛生防疫工作的項目任務書材料、參與課題研究的具體人員以及有關協助人員、科研任務書、科研方案、科研活動審批資料、科研活動會議記錄、科研調查報告、科研實驗方案、科研實驗記錄等。除去自主提出的科研項目外，還需要收集不同疫情防控機構以及研究機構針對病毒的研究資料，包括對治療藥物、診斷試劑以及疫苗的研究。專題科研項目具體總結報告、總結論文以及其他類型的科研成果。

4.反映當地或全國衛生公共事件防控歷程材料

除去對衛生公共事件防控措施以及防控過程中所涉及到的重要計劃方案進行收集外，還需要收集針對人民群眾疫情防控紀實的資料，重點關注在疫情防控中擁有突出貢獻的人物。隨著信息技術的不斷發展，人們在記錄疫情防控真實歷程時會使用拍照、錄制視頻的方式，因此在收集資料時需要重點針對圖片資料、視頻資料等進行收集，形成電子化檔案資料收集體系。收集在衛生防疫期間各類高水平的文學創作產品，包括影視作品、攝影作品以及繪畫作品等。自媒體平臺在直播、采訪過程中形成的紀實性資料和宣傳報道材料。收集衛生公共事件親歷者抗擊疫情的筆記或者回憶材料，一線醫護人員申請工作的材料，以及醫護團隊在疫情防控中做出的突出貢獻材料。不同級別電視臺、報紙等媒體平臺所分布的有關于疫情防控的重要材料，可以反映當地疫情變化情況和抗擊疫情的真實事跡。

二、衛生公共事件防控檔案資料收集整理特點

1.檔案分散、零亂

衛生公共事件給我國社會以及每個家庭都造成了一定的影響，因此會在社會的每個角落均產生有價值的疫情防控檔案，擴大了檔案的涉及范圍以及內容，使得檔案人員需要從多個角度完成檔案收集工作。檔案收集人員需要從醫療機構、科研機構、政府機構、公安部門、交通部門、學校以及企業等各個不同機構中同時進行檔案收集工作。并且在每個機構中檔案資料又會在不同的部門分布，包括決策性檔案、操作性檔案、物質保障檔案、精神關懷檔案等多個類型，在每一個類型中又會存在具體的工作要求以及工作線條。檔案處于分散的狀態會使得所需要收集的檔案資料量有所增加，無形之中增加了檔案管理人員的工作壓力，也讓后續檔案資料整理工作難度有所增加。

2.檔案類別復雜

疫情防控工作屬于系統性的工作，不同機構之間的工作和材料均會出現交叉或者重合的現象。例如在對疫情防控工作實施決策性部署時，黨中央國務院會發布有關材料，各級政府會按照黨中央國務院的要求再次下發有關材料。醫療機構中的有關資料，包括每個患者接收資料以及治療記錄，這對于后續病毒的研究能夠提供基礎數據，但是因患者個體的不同導致檔案資料會存在較大差異。在衛生公共事件中需要對公共場所進行監測和消毒，會收到來自社會各界的公益捐助，需要對上述資料進行收集和歸納。黨組織需要在衛生公共事件中干部的行為進行考核，應收集干部的工作資料以及優秀干部的模范事跡資料。通過對上述檔案收集范圍可以發現，需要收集的檔案涉及到社會類、設備類、科研類、教學類、病案類等不同方面，如何明確他們之間的關系是目前檔案收集整理工作中的難點。在對檔案進行收納時按照不同主題實施專項分類，仍然會出現交叉、重合的現象，增加了劃定分類的難度。

3.衛生公共事件防控檔案具有高度政治性

2020年新冠疫情擴散速度極快，給全國人民的生命健康帶來了嚴重的危險，一度讓社會各項工作出現停擺的現象，如何對疫情實施有效控制成為了政府所要關注的重點問題。政府在疫情防控過程中起著重要的主導作用，全國人民均在關注政府將會做出哪些政策，全國媒體也都在關注和報道政府疫情防控措施的進行過程，在疫情防控工作中所做出的工作效果也是政府的組織能力和治理能力的重要體現，是社會主義制度優勢的體現。在這種情況下如何對有關疫情防控的檔案資料進行收集和利用也成為了政府所需要重視的政治任務之一。

4.應用需求較強

本次衛生公共事件是一場規模極大的疫情防控活動，這對于我國后續疫情防控工作的開展有著重要的意義和作用。疫情防控資料能夠幫助我國不斷完善公共生事件應對和防控體系，建立疫情報備系統，輔助有關科研機構研發衛生公共事件特效疫苗和病毒特點。在此次疫情防控工作中各個領域也出現了許多先進工作者，通過先進事跡的講解能夠對各個群體實施良好的愛國主義教育，對于我國大思政格局的構建有著積極的影響。在黨中央帶領下合理處置衛生公共事件充分體現了一個國家的凝聚力，是體現國家核心能力的重要體現，可以作為優質的教育資源，促使國民形成愛國情懷。

三、衛生公共事件防控檔案資料收集整理策略

1.構建高水平檔案收集隊伍

要想提升檔案資料收集整理效率，就必須要打造一支高素質的檔案收集整理隊伍，這樣才能夠確保從大量的檔案資料中有條不紊的尋找出有價值的檔案資料，對檔案實施篩選。首先需要對檔案收集人員進行技能培訓，包括信息系統應用培訓、檔案收集技巧培訓，促使收集人員能夠在最短時間內合理利用信息平臺以及人工的方式完成檔案收集。以往培訓活動在結束后未注重對培訓對象進行考核，不僅無法提升培訓對象的學習積極性，還會影響到培訓效果的提高。在培訓結束后應當針對檔案管理人員進行實踐技能訓練和考核，利用考核結果向管理人員提供適當獎勵和懲罰。衛生公共事件防控檔案屬于極其重要的檔案資料，整理難度較大，如果檔案管理人員缺乏專業的技能會影響到檔案整理效率。因此通過有效的技能培訓能夠提升檔案管理人員的工作技能水平，能夠讓管理人員在對檔案實施分類和整理時，可以根據檔案類型的不同選擇合適的管理方法，以此來提升檔案收集和整理的全面性和高效性。其次，疫情防控檔案的收集和整理工作并不單單在于記錄疫情防控歷程，同時也可以利用疫情防控檔案資料積極開展各類科研工作，為后續醫療活動的開展提供重要的資料基礎。有關部門需要重點培養檔案收集整理人員的責任意識，不斷滲透疫情防控檔案資料的重要意義，讓工作人員能夠更加主動的投入到工作之中。最后，積極吸引新型的人才前往檔案管理隊伍，要求新型人才具備專業的知識體系，掌握檔案管理知識、公共衛生管理等多種理念，具有信息化思維，可以主動利用信息技術對工作模式進行創新。

2.加強動員工作

由于檔案資料收集和整理涉及到的范圍較廣，需要各個省份的不同機構積極配合，主動上交檔案材料，這樣才能夠減輕檔案工作收集壓力。因此政府需要下發有關的動員文件，宣傳“國家檔案局關于做好衛生防疫期間檔案工作的通知”，使不同機構主動參與到檔案收集和整理工作中，增強檔案材料產生主體對本次檔案收集管理工作的重視度和積極性。國家政府的不同部門需要向自己所管轄的范圍下達通知，要求能夠自主學習國家下達通知中的精神，主動配合完成檔案資料收集整理工作。在進行動員工作時需要注意動員對象的全面性，從中央到地方政府，從單位領導到人民群眾，從政府機關到學校，從城市地區到農村地區，在社會的各個角落都應當實施一定的動員政策。動員政策全面性可以確保能有更多人主動提供有關疫情防控的資料，提升檔案資料收集的全面性，從不同群體中獲得更加真實的檔案資料。為了能夠提升動員工作的有效性，各個級別的檔案管理部門應當針對本次疫情防控檔案資料收集工作，構建專門的領導小組，制定完善的檔案資料動員方案。

3.合理利用信息化手段

信息技術的發展給本次檔案收集整理工作帶來了極大的便利，改變互聯網手動整理的工作模式，可以利用信息系統對檔案資料進行自動整合以及存儲。因此檔案管理人員需要合理利用信息系統，完善信息交流平臺，和其他機構主體進行線上交流，對未上交或者不完整的材料進行詢問和通知。例如，社區的工作人員可以在社區微信群中號召大家提供有關疫情防控的各類檔案資料，之后由社區工作人員上傳到數據庫之中，可以直接和上級的檔案管理人員進行溝通，確認是否還存在檔案資料不完善的問題。檔案管理機構可以開設自主提交材料的窗口，其他機構可以通過這一平臺自行上傳電子文檔，能夠有效提升檔案收集的效率。我國面向全國人民收集檔案資料時，需要耗費較多的人力資源，在利用網站進行檔案資料自主提交之后，則能夠有效減少人力資源的投入量。在引進信息化技術之后，同樣能夠對各類電子檔案資料進行有效分類，如果依然沿用傳統的檔案管理方式，需要將電子檔案歸納為紙質檔案之后再進行收集和整理，會增加檔案資料收集難度和工作量。在本次疫情防控的過程中檔案資料多數為圖片資料、視頻資料，因此應當積極使用各種新型的信息技術，將這些非紙質化資料完整的保存在數據庫系統中，以此來為后續利用提供重要的基礎。

四、結束語

從目前的衛生公共事件形勢來看，疫情防控工作將是未來長期堅持的工作，對于人民群眾而言是一場持久戰，因此必須要隨時對疫情防控檔案進行收集和整理，才能夠確保檔案資料沒有遺漏和缺失。對衛生公共事件防控檔案進行收集，也能夠讓后人銘記在疫情防控中英勇奉獻的英雄，為衛生事件防控工作敲響警鐘，為疫情防控、疾病研究等提供基礎數據支持。在收集衛生公共事件防控檔案資料時，應當正確認識該類型檔案所具備的特點，明確收集范圍、收集途徑以及收集方法，在收集完畢后利用正確的原則和手段對其進行整理，確保能夠發揮衛生公共事件防控檔案應用的價值和作用。

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（作者單位：山東省臨沂市蘭山區婦幼保健院）

作者簡介：韓玉玲（1972—），女，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，工作單位：山東省臨沂市蘭山區婦幼保健院，研究方向：檔案管理。