基于數(shù)字檔案館的施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)模式探析

摘 要：基于智慧城市、智慧校園等智慧理念提出背景下，智慧檔案館應(yīng)運(yùn)而生，更好整合了檔案館資源，優(yōu)化服務(wù)模式，本文重點(diǎn)探究的是數(shù)字檔案館的施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)模式，旨在促使智慧檔案館更好履行社會公共服務(wù)職能，加快提升施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案館;施工企業(yè);智慧服務(wù)

智能化技術(shù)發(fā)展推動下，為智慧檔案館建設(shè)發(fā)展提供助力，促使智慧檔案館在技術(shù)支持下，構(gòu)建了智慧一體化新型管理和服務(wù)模式。因此，數(shù)字化檔案館要想加快向智慧檔案館過渡轉(zhuǎn)變，要切實(shí)優(yōu)化自身的管理和服務(wù)模式，加快實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)智慧檔案服務(wù)模式，提高對施工企業(yè)檔案資料的管理水平，實(shí)現(xiàn)無紙化檔案轉(zhuǎn)換，為施工企業(yè)具體施工提供參考和保障。

一、智慧檔案館服務(wù)模式下傳統(tǒng)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.施工規(guī)模不斷擴(kuò)大，加劇了紙質(zhì)檔案管理難度

傳統(tǒng)檔案管理主要依托人工方式，在施工企業(yè)工程范圍不斷拓展的情況下，紙質(zhì)化檔案管理工作更加繁雜，文件數(shù)量不斷增加，加劇了檔案整理、存儲難度，數(shù)字化檔案館的誕生，給施工企業(yè)檔案管理帶來一定的沖擊和影響。同時，也帶來一定的發(fā)展機(jī)遇。然而部分施工企業(yè)在數(shù)字化檔案建設(shè)和應(yīng)用上還存在認(rèn)識不足問題，電子管理系統(tǒng)、相關(guān)硬件設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，耗時耗力，降低了檔案管理工作效率;在檔案文件存儲、管理等環(huán)節(jié)尚未形成一體化的智慧服務(wù)模式，一定程度上制約了施工企業(yè)發(fā)展。

2.檔案質(zhì)量難以把控

受信息技術(shù)、人員素質(zhì)等多方面因素的影響，施工企業(yè)檔案管理成效不佳，施工企業(yè)過于追求經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，忽略了企業(yè)內(nèi)部框架的調(diào)整和優(yōu)化。甚至部分施工企業(yè)未設(shè)定專門的檔案管理室，檔案管理人員出現(xiàn)身兼數(shù)職的現(xiàn)象，加之檔案管理工作者自身的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，部分是通過轉(zhuǎn)崗過來的，自身的專業(yè)性不強(qiáng)，難以滿足新時期智慧檔案管理服務(wù)模式對人員專業(yè)素質(zhì)的要求。另外，施工企業(yè)尚未建立完善的檔案管理制度，無法有效監(jiān)督和管理人員的行為動態(tài)，因此施工企業(yè)管理者要樹立數(shù)字檔案館建設(shè)理念，提供智慧檔案服務(wù)，進(jìn)而提高施工企業(yè)檔案管理水平。

3.海外施工量加大

經(jīng)濟(jì)全球化背景下，施工企業(yè)工程項目逐漸向國際化趨勢演變，不斷走出國門，開拓國際市場，進(jìn)而在工程項目建設(shè)過程中，帶來海外檔案管理困境問題。施工企業(yè)在檔案管理工作上，一旦出現(xiàn)監(jiān)督不力，將導(dǎo)致檔案管理工作處于無序化狀態(tài)，加劇施工企業(yè)風(fēng)險，甚至造成經(jīng)濟(jì)損失。通常，在海外檔案管理工作中，需要基于對方視角，加強(qiáng)對檔案管理合規(guī)性的考量。海外檔案管理工作受多種因素影響，在資金成本費(fèi)用上需求較大，基于此，施工企業(yè)加快數(shù)字化檔案館建設(shè)，構(gòu)建檔案管理一體化服務(wù)模式，會進(jìn)一步強(qiáng)化海外檔案管理成效，提高工作效率，并在信息化檔案管理系統(tǒng)搭建下，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息共享，保證工程檔案遠(yuǎn)程傳輸，實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)對檔案的監(jiān)督和管理，保證施工企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

二、施工企業(yè)智慧檔案服務(wù)模式的構(gòu)建

1.檔案管理中心建設(shè)內(nèi)容

在智慧理念影響下，施工企業(yè)結(jié)合本企業(yè)檔案管理實(shí)際情況，積極轉(zhuǎn)變了思維理念，加強(qiáng)對數(shù)字檔案館的認(rèn)識，為提高本企業(yè)智慧化服務(wù)，借助信息技術(shù)、人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等前沿技術(shù)，加快施工企業(yè)智慧檔案管理中心的構(gòu)建，并在各項技術(shù)支撐下，掀起智慧檔案管理革命。檔案管理中心建設(shè)下，將施工企業(yè)各項業(yè)務(wù)集成到統(tǒng)一平臺中心，實(shí)現(xiàn)對各項業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)的整合，保證信息數(shù)據(jù)的完整性，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化檔案向無紙化檔案形式轉(zhuǎn)變，生成電子版檔案文件，存儲在檔案管理中心，突破傳統(tǒng)檔案管理局限，加快檔案資源整合，在檔案管理中心支持檔案信息的添加和修改，有效避免了檔案信息丟失和損壞問題，保密性更強(qiáng)。尤其在網(wǎng)絡(luò)支持下，實(shí)現(xiàn)了檔案文件傳輸共享，高效推動施工企業(yè)各項業(yè)務(wù)有序化開展，彰顯了智慧檔案管理中心的技術(shù)優(yōu)勢，驅(qū)動施工企業(yè)更好提供智慧檔案服務(wù)模式，并逐漸向新業(yè)態(tài)方向發(fā)展。

2.檔案管理中心模式特點(diǎn)

施工企業(yè)要想提高檔案整體管理水平，必須基于數(shù)字化檔案館構(gòu)建下，創(chuàng)設(shè)檔案智慧服務(wù)模式。在本單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)電子化檔案全覆蓋目標(biāo)，借助檔案管理中心拓展業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與實(shí)際施工協(xié)同發(fā)展目標(biāo)。基于檔案管理中心充分依托了云計算技術(shù)，提供了強(qiáng)大的支撐平臺，有效實(shí)現(xiàn)為企業(yè)附屬單位提供服務(wù)的目標(biāo)，加強(qiáng)對檔案管理工作的指導(dǎo)。檔案管理中心集成化程度高，可將施工企業(yè)及下級單位集成到檔案管理中心。同時，檔案管理中心專業(yè)化程度高，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式弊端，貫穿在檔案管理全過程中，實(shí)現(xiàn)電子化檔案企業(yè)業(yè)務(wù)全覆蓋目標(biāo)，大大提升了施工企業(yè)整體發(fā)展建設(shè)水平。另外，檔案管理中心具備了高效能優(yōu)勢，在強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)支持下，促使檔案管理中心與企業(yè)業(yè)務(wù)平臺之間的銜接，降低了檔案管理成本，優(yōu)化檔案文件存儲空間，將檔案管理工作人員從繁重的工作中解放出來，提高了檔案管理工作效率。尤其在海外檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸，提高了檔案信息傳輸時效，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，大大提高了檔案資源的利用率，切實(shí)發(fā)揮了檔案管理中心在檔案資源整合中的價值，更好提升施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)水平。

3.檔案管理中心模式建設(shè)相關(guān)建議

基于數(shù)字檔案館建設(shè)視角下，施工企業(yè)檔案管理工作逐漸向?qū)I(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化方式轉(zhuǎn)變，樹立新思維、新理念，加快檔案智慧服務(wù)模式的構(gòu)建和調(diào)整，積極推進(jìn)本企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程，借助信息技術(shù)平臺統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)部署，逐步完善信息系統(tǒng)應(yīng)用的規(guī)范性。相關(guān)施工企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中，加強(qiáng)對軟件、硬件系統(tǒng)的開發(fā)，制定相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，提高了檔案管理中心與業(yè)務(wù)平臺的整合度。就數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展趨勢看，國家在信息資源規(guī)劃等方面的關(guān)注度較高，鼓勵和引導(dǎo)相關(guān)企業(yè)搭建一套集成程度高的信息系統(tǒng)。基于此，施工企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中，需要加強(qiáng)對信息化平臺的整體規(guī)劃，逐步發(fā)展為一體化檔案管理運(yùn)行模式，實(shí)現(xiàn)檔案文件的共享。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，加快信息存儲、處理和分析，更好保證檔案信息的完整性，促使檔案紙質(zhì)化和無紙化之間的銜接。施工企業(yè)構(gòu)建的檔案管理中心實(shí)現(xiàn)對前端業(yè)務(wù)的控制，加強(qiáng)對本企業(yè)業(yè)務(wù)流程的梳理，簡化了業(yè)務(wù)流程，省去諸多不必要的環(huán)節(jié)，有效避免了重復(fù)錄入問題，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)高效開展。在施工企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一等環(huán)節(jié)的協(xié)同，并在施工企業(yè)業(yè)務(wù)不斷拓展過程中，積極研發(fā)新型業(yè)務(wù)系統(tǒng)，搭建智慧服務(wù)交互機(jī)制，確保施工企業(yè)提高檔案智慧服務(wù)水平。

從檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)提升角度出發(fā)，加快施工企業(yè)人才建設(shè)，打造專業(yè)化人才隊伍，做好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)其信息化素養(yǎng)，熟練操作檔案管理中心。制定完善的檔案管理制度，明確劃分人員的崗位職能，將具體的責(zé)任意識落實(shí)到個人，切實(shí)將檔案智慧服務(wù)模式搭建理念落到實(shí)處。相關(guān)檔案管理工作者，要加強(qiáng)自身專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，扎實(shí)理論基礎(chǔ)、履職盡責(zé)，做好本級檔案管理工作，提高智慧服務(wù)水平。另外，施工企業(yè)要加強(qiáng)對下級單位檔案管理工作的指導(dǎo)，制定完善的人才培養(yǎng)計劃，培養(yǎng)大批量復(fù)合型、技能型檔案管理人才，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理中心效用，進(jìn)而提升企業(yè)利潤增長空間，更好均衡施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，提高企業(yè)在市場大環(huán)境中的競爭力水平。

三、數(shù)字檔案館功能

1.信息資源整合功能

在大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等技術(shù)支持下，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案館建設(shè)，建立了電子文件資源庫，高效收集信息、處理信息，實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)工程檔案資源信息的傳輸，保證檔案信息傳輸時效。在數(shù)字檔案館建設(shè)下，依托互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對信息資源的整合，搭建檔案信息管理平臺，協(xié)助企業(yè)更好監(jiān)控檔案管理動態(tài)，加強(qiáng)對檔案文件取向的監(jiān)督和管理，規(guī)范施工檔案傳輸行為，加強(qiáng)對檔案信息內(nèi)容的保密，保證數(shù)字檔案館資源信息存儲、傳輸、管理的安全性，避免因檔案信息泄露造成施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，損害企業(yè)形象和口碑。在實(shí)際運(yùn)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)過程中，有效地劃分電子文件類型，加強(qiáng)對信息數(shù)據(jù)的校驗(yàn)，在系統(tǒng)自動優(yōu)化的基礎(chǔ)上，保證電子文件真實(shí)性、可讀性和真實(shí)性。

2.信息發(fā)布功能

數(shù)字檔案館自身的優(yōu)勢作用十分明顯，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理缺陷，提供信息查詢功能和檢索能力，滿足用戶實(shí)際應(yīng)用需求。同時，提供了查詢結(jié)果打印處理技術(shù)，為用戶提供了便捷性的服務(wù)。智慧檔案館作為檔案管理和資源開放平臺，積極踐行智慧理念的提出，在未來發(fā)展中前景廣闊，為智慧城市、智慧檔案館建設(shè)夯實(shí)了基礎(chǔ)。在檔案智慧服務(wù)模式下，搭建了多樣化檔案信息服務(wù)體系，更好向社會提供高質(zhì)量的智慧服務(wù)，充分發(fā)揮了智慧檔案館的公共職能。

四、施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)管理策略

1.創(chuàng)新施工企業(yè)檔案管理模式，加快向智慧化服務(wù)模式轉(zhuǎn)變

施工企業(yè)要想提升企業(yè)整體發(fā)展水平，必須要優(yōu)化檔案管理工作環(huán)節(jié)，采取多元化的管理手段，為企業(yè)檔案管理提供助力。加快完善企業(yè)信息化建設(shè)水平，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)檔案智慧服務(wù)模式的構(gòu)建，豐富檔案工作內(nèi)容、優(yōu)化檔案工作手段，施工企業(yè)從紙質(zhì)化檔案向電子化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理智能化水平。在互聯(lián)網(wǎng)依托下，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合，實(shí)現(xiàn)了檔案建檔、存儲、管理與實(shí)際施工同步發(fā)展，施工企業(yè)更好認(rèn)識到檔案管理價值，利用檔案管理優(yōu)勢，強(qiáng)化企業(yè)整體發(fā)展。

2.加快校企之間的合作，拓展檔案管理領(lǐng)域

產(chǎn)學(xué)研合作背景下，施工企業(yè)可加強(qiáng)與相關(guān)高校之間的合作和交流，為高校提供重要的人才培養(yǎng)載體，更好彌補(bǔ)高校實(shí)踐教學(xué)缺失的部分，為高校實(shí)習(xí)生提供真實(shí)的工作場景，加強(qiáng)專業(yè)指導(dǎo)。在學(xué)生實(shí)習(xí)過程中，將在校所學(xué)的理論知識運(yùn)用到實(shí)踐中，優(yōu)勢互補(bǔ)，驅(qū)動施工企業(yè)檔案管理工作水平提升的基礎(chǔ)上，加快人才培養(yǎng)質(zhì)量。同時，高校在人才培養(yǎng)過程中，要明確掌握企業(yè)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，以及對人才的專業(yè)化要求，積極調(diào)整和改進(jìn)教育教學(xué)模式，更好為企業(yè)輸送大量專業(yè)化人才夯實(shí)基礎(chǔ)。某施工企業(yè)在開展校企合作活動中，深入高校進(jìn)行調(diào)研，相互了解內(nèi)部資源情況，并做好檔案管理對接工作，制定明確的電子文件歸檔流程，創(chuàng)新檔案管理辦法，旨在最終實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作和施工企業(yè)檔案管理工作雙贏的目標(biāo)。為進(jìn)一步加快檔案信息化工作，施工企業(yè)在智慧檔案館建設(shè)中，邀請相關(guān)高校參與其中，高校積極提供咨詢服務(wù)，協(xié)同完成檔案管理系統(tǒng)的搭建，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，投入軟件、硬件等，包括檔案館結(jié)構(gòu)布局、功能劃分、軟硬件功能需求等，進(jìn)一步助推智慧檔案館建設(shè)。

產(chǎn)學(xué)研合作有效實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)對優(yōu)質(zhì)資源的整合，基于校企“共贏”理念下，在合作中要注重優(yōu)勢互補(bǔ)、利益共享、相互支持的原則，施工企業(yè)要盡可能多地為高校提供實(shí)際機(jī)會，通過信息平臺加強(qiáng)交流和溝通，旨在實(shí)現(xiàn)技術(shù)優(yōu)勢互補(bǔ)、資源互補(bǔ)等互補(bǔ)目標(biāo)。通過深化校企合作模式，高校學(xué)生積極參與到檔案工作中，增強(qiáng)自身實(shí)踐學(xué)習(xí)體驗(yàn)，強(qiáng)化自身對檔案管理工作的重視程度，尤其對于檔案管理專業(yè)學(xué)生來說，為其提供了與專職人員學(xué)習(xí)交流的機(jī)會，促使高校學(xué)生理論與實(shí)際相結(jié)合，并在日后步入檔案管理崗位時，更好適應(yīng)檔案管理工作。

3.切實(shí)提高服務(wù)意識

施工企業(yè)要基于檔案智慧服務(wù)質(zhì)量提升的視角下，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理模式，制定明確的檔案管理流程，樹立創(chuàng)新型的思維理念，簡化電子檔案歸檔流程，加強(qiáng)對電子文件的校驗(yàn)和質(zhì)檢，按照專業(yè)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)校驗(yàn)檔案編號、目錄、內(nèi)容等要素，保證電子檔案管理質(zhì)量。在檔案管理中心支持下，簡化了檔案歸檔環(huán)節(jié)，降低檔案管理工作者工作強(qiáng)度，提高了檔案檢索效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置，提升了檔案資源的利用率，最大化提升施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。同時，檔案管理人員要進(jìn)一步優(yōu)化電子檔案目錄資源，及時更新電子檔案信息數(shù)據(jù)，完善檔案名稱、歸檔時間等環(huán)節(jié)，保證電子目錄的清晰度，規(guī)范施工企業(yè)檔案管理各個環(huán)節(jié)。另外，為提高智慧服務(wù)水平，要加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，做好企業(yè)業(yè)務(wù)平臺與檔案管理中心的銜接，為用戶提供檔案查閱便利的同時，保證企業(yè)管理效能。

4.挖掘檔案價值，助力企業(yè)發(fā)展

智慧化檔案館建設(shè)趨勢下，施工企業(yè)檔案管理工作上要積極與時俱進(jìn)，緊跟智慧理念發(fā)展，加快檔案信息內(nèi)容的整合，檔案管理工作者要不斷創(chuàng)新工作思路，突破檔案管理工作局限。企業(yè)要定期開展人員專業(yè)化培訓(xùn)工作，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理工作者的行為意識，更好為檔案智慧服務(wù)水平的提升夯實(shí)基礎(chǔ)。另外，施工企業(yè)要積極學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理工作方法，引進(jìn)新型技術(shù)、設(shè)備，保證企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快推動企業(yè)升級轉(zhuǎn)型，參與到檔案事業(yè)改革中。企業(yè)在人員培訓(xùn)過程中，扎實(shí)檔案工作者專業(yè)化能力的基礎(chǔ)上，要大力滲透思想政治有關(guān)方面的內(nèi)容，提升相關(guān)工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，從思想層面上強(qiáng)化檔案管理工作人員的行為意識。

五、結(jié)論

綜上所述，智慧檔案館建設(shè)，推出智能化服務(wù)發(fā)展模式，將各項前沿技術(shù)融合到智慧檔案館建設(shè)中，搭建了檔案實(shí)體資源與虛擬資源，在數(shù)字化檔案館向智慧檔案館轉(zhuǎn)化過程中，加快優(yōu)化了施工企業(yè)檔案建設(shè)問題，借助智能化技術(shù)驅(qū)動施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)水平的提升，加強(qiáng)工程信息檔案資源的整合，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸目的，形成智慧服務(wù)交互機(jī)制，助推施工企業(yè)健康發(fā)展。

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[3]賀奕靜，楊智勇.智慧檔案館的智慧服務(wù)功能及其實(shí)現(xiàn)[J].檔案與建設(shè)，2019

（作者單位：中交第二公路工程局有限公司）

基金項目：陜西省檔案局2020年度科技項目：大型施工企業(yè)智慧檔案管理模式研究（項目編號：SX-2020-R-06）。

作者簡介：韓佳麗（1989 —），女，漢族，陜西渭南人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。