建筑業項目用印風險分析和系統升級實踐

李善偉

【摘要】2020年由印章亂象引發的案件糾紛，莫過于深圳市騰訊計算機系統有限公司起訴貴陽南明老干媽風味食品有限責任公司。該新聞引發全網關注，更引起了風控人的深思。其實用印亂象，也是建筑業老問題，新形勢下，更面臨新考驗。從屢治屢犯的反復看，多局限在對印章管理人、對審批臺賬，對印章“制、用、停、消”環節的要求和驗證，造成潮汐式的管理效果。所有這些，顯然都不能適應形勢的發展。

【關鍵詞】建筑業;項目用印;風險

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.15.213

我們分享一下某電力施工項目部用章數據，開展問題摸底、風險診斷、源頭透視、需求提煉、誤區盤點、授權梳理和系統改進，并智能硬件引入、在外購硬件基礎上功能延伸再開發的一點過程和心得分享。

1、透過數據看問題

我們以某電力施工項目56699條用印信息（項目33月數據）逐條錄入，受印章管理社會病的啟發，糾紛案件審視和提示，我們進行了數據透視和問題統計，結果有些不安。

1.1從用印內容看

該項目涉及為51項，驗評表、報審表、工程聯系單、申請表、出門證為高頻業務，占到整個用印枚數的80%。從用印內容看問題有二：一是由于用印分類分散容易引發審批的隨意。二是按照高頻用印統計中，出門證不是關鍵業務，使用項目公章，容易引發設備、材料的所有權歸屬、侵權糾紛發生。因為缺乏印章分類，易拉高關鍵印章風險。

1.2從審批崗位看

該項目涉及24個崗位或層級的審批，其中班子成員審批占44%。從崗位審批比例看問題有二：一是與制度不符，執行缺陷，我們都知道項目用印規定是班子成員審批用印。二是項目制度不合理，5.6萬次用印都找班子審批不合適。

綜上亂象和不安，我們融入和歸納，審批人張冠李戴、無審批、事后批、空白批、不該批相當不少;管理人不專、保管環境不安;無主權項目用印無法掌控。所有這些，都洞穿了由“制度、專人、登記、抽查”扎起的管理籬笆。

2、蓋章認知存誤區

人們對公章的迷信，由來已久。在公司公章使用和管理中，存在大量似是而非的認識，有些認識中的誤區還非常深，亟待正本清源。

2.1誤區一 蓋章不是簽名的一種方式

蓋章與簽字的本質區別，在于與主體的關聯程度。蓋章對主體產生的效力依賴于推定，當所蓋印影真實，則推定為印章主體的行為，但這種推定很可能因為章與人分離的抗辯而否定。蓋章是一種特殊的簽名方式。

2.2誤區二 蓋章是一種法律行為

民事法律行為的核心要素是意思表示。蓋章是書面場合才出現，產生法律效果的是意思表示，不是蓋章。蓋章的現實意義，證明表意主體和表意內容的關聯，表明行為主體對意思表示的確認，通常也表明書面文件的完整性以及一項法律行為的完成。

3、項目用印管理提升方案

為此，我們必須重構，以項目部業務歸類為關鍵，以授權梳理為重點，以使用者便利為促進，以智能化印章為加固手段，以規范管理、強化威懾、兼顧取證為平衡目的全新方案。

3.1用印系統&制度再提升

一是進一步收縮項目部公章的非必要應用。項目部為非法人機構，其印章屬性等于公司章，必須限制應用場景，謹慎使用。對非重點和非必要業務，項目可刻制使用內部專用章（三角章或橢圓章），印章上刻制“無簽約權”，滿足項目運營現實而多樣的周邊權利標志需求。如將餐票、出門證、特殊工種上崗證、封條等，使用內部專用章，調整此類用印，大約占比5%的業務退出項目部公章使用。

二是進一步規范用印的業務歸類。設計新的《用印分類表》，統一用印內容歸類，以工程類、質量類、安全類、物資類、經營類、綜合類、其他類的七大項和細目分類為基礎，構架面向總承包和通用承包的項目部用印歸類，此外，對既定歸類之外的臨時業務，預留了“審批人等級提升的例外靈活”。

三是進一步梳理用印審批的授權設計。用印審批的有效性提升，除了強化制度執行，還有一個關鍵，是必須體現業務就近的第一責任人原則，在業務歸類的基礎上，重新設計了審批人（崗位）方案，這是治理審批張冠李戴的關鍵。

3.2智能化印章手段再提升

3.2.1智能印章簡介

為滿足前述要求，避免公章私蓋、違規蓋章等現象，結合其他公司使用案例借鑒，我們推薦使用智能印章。將傳統印章裝入智能硬件中，公章在外實時可控，所有用章行為都經過審批授權，智能印章綁定施印人信息的痕跡，用章痕跡可查、可追溯。當前市場上，智能印章大概有章管家、云章、思格特、群杰契約鎖等，功能相差不大。

3.2.2印章應用

保持用戶現有的使用習慣和辦公體驗，實現用印全過程安全管控。

申請人或印章管理員登錄智能印章管理APP連接智能設備進行智能用印，用印完成后把用印的結果和影像傳至公司管理平臺中，在辦公系統中可以查看蓋章的結果及圖片，完成用印閉環管理。

印章設備管理、智能用印、用印軌跡查看、用印數據分析在印章管理平臺中實現。

3.2.3需要的工作

智能印章設備選型、采購;系統接口功能規劃、研發;業務流程功能設計、研發;用印檔案功能調研、研發。

3.3“用印管理系統”的延伸應用

3.3.1強化威懾

業務選擇一是明確“先審批，后用印”的紅線;二是形成“用印申請—審批—登記—監督—反饋”的完整流程閉環;三是嚴格按照不相容職務分離的要求進行設置崗位，實施相應的分離措施，形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制。實現申請者和審批者分開;用印者和登記者分開;執行者和監督者分開;四是印章專人保管，嚴禁無監管狀態下攜章外出。五是蓋章天眼防范，產生的用印的文件照片，將對接后臺服務，通過AI技術，識別圖像中的文字，通過檢測風險詞（如：授權委托，保函等），對拍的東西歸類，后臺提醒相關人員，跟進要求，規范管理。

3.3.2強化取證

智能印章的投用，方便訴訟證據固定。通過信息化用印管理，系統提供印章統計數據，用印軌跡以電子郵件的方式同時匯入總部系統并記載，形成企業印章的電子地圖式數據。公司對用印特定的業務設計，對索賠和糾紛素材和證據做備份，用印的蓋章人、蓋章時間、蓋章地點、文件影像等有痕跡、可追溯、及時固定證據，解決取證難。真正實現從被動風控、輔助風控，到主動風控。

結語：

印章風險歷來是企業法律風險防控的重點，隨著建筑企業規模的擴大，項目點狀分布，企業印章更應引起足夠重視，避免法律風險，維護企業權益。