新冠肺炎疫情下項目管理系統的設計與實踐

趙一鳴，李 祺，蘇莎莎，韓耀廷，李圖雅，郭燁紅，楊滸昀，張 茹

(內蒙古電力集團蒙電信息通信產業有限責任公司，內蒙古 呼和浩特 010000)

面對新型冠狀病毒肺炎(以下簡稱“新冠肺炎”)疫情在全球的大暴發，眾多的生產企業停工停產，由于電力行業屬于關系國計民生的基礎能源產業，部分工程建設項目不具備停工停產可能性，必須加強疫情防控和人員流動管制。在項目管理方面，設計實現項目管理系統對項目進行線上管控，電力工程項目的建設涉及行業上下游眾多單位，有設計單位、施工單位、建設單位、使用單位等[1～3]，只有各個單位之間積極溝通、通力合作、相互反饋問題[4]，才可以有效保證項目在疫情暴發的特殊時期高效、高質量竣工。有序幫助其他單位部門快速復工復產，如果各單位之間因為疫情影響，溝通不暢，難免會導致項目進度延期，或者項目質量出現嚴重缺陷，最后造成項目沒有達到預期目標，為了避免此類現象出現，使用項目管理系統對電力工程項目進行線上管控十分有必要。

為了配合國家發展人工智能、5G、區塊鏈、物聯網等信息通信領域[5～9]，某省級電力公司出資新成立一家產業公司。根據該公司定位，該公司的業務范圍主要包括：信息化規劃咨詢、信息系統建設、信息化運維服務、信息安全、信息網絡及通信網絡建設等[10，11]。業務的開展必然以項目為依托，進而項目管理的重要性自然凸顯出來。作為信息化服務的提供者，用信息化手段實現項目管理是公司運營的必然要求。

1 項目管理系統的設計與實現

電力建設項目生命周期活動一般包括計劃、啟動、規劃、實施，在這些生命周期活動開展的同時，會產生大量的報告、文件、合同、圖紙、錄像等數據信息，項目管理和控制時通常需對這些數據信息及文檔進行整理歸類，實現高質量項目管理與控制[12，13]。傳統的項目管理基本都是采用紙質方式進行存檔和記錄的，這種方式不利用信息的共享和保存，容易造成信息丟失和失真，也不利用后續對數據的挖掘，進而影響了領導層對項目的決策分析，不利于電力行業的工程項目順利有序建設。

1.1 項目管理系統業務架構

項目管理系統是將先進的管理理念和現代信息技術相融合，利用公司內外部資源，提升企業效率和效益，增強企業行業內的競爭力。根據公司項目管理整體業務架構，系統建設內容包含3個管理維度、17個管理域、55個管理項，基本覆蓋公司各項目類型的全生命周期。其中，就項目管理維度而言，參考國內成熟電力企業現行項目管理系統及國內外主流項目管理知識體系，例如PMI項目管理知識體系，將項目管理業務分為五大過程組和十大知識領域，涉及項目管理全過程及全維度指標[14]。

項目管理五大過程組：項目啟動、規劃、實施、監控、收尾，橫跨整個項目生命周期。羅列的十大知識領域有項目整合管理、范圍管理、進度管理、成本管理、質量管理、風險管理、干系人管理、人力資源管理、溝通管理、采購管理，整體項目架構如圖1所示。

圖1 業務架構

依據項目的技術特征和管理特點，公司將項目劃分為6種基本類型：咨詢/技術服務項目、研發實施項目、系統集成類項目、簡單貿易類項目、綜合運維項目、運營類項目。大項目類型下可繼續劃分子項目類型，如咨詢/技術服務項目又分為咨詢項目、可研服務項目、初設服務項目、科技項目等。

1.2 項目管理系統功能架構

該系統架構采用三層，有展示層、應用層、數據層(見圖2)。該框架基于經典技術組合(Spring Boot、Apache Shiro、MyBatis、Thymeleaf、Activiti工作流)，降低了開發技術難度，縮短項目周期，減少開發成本，從而提高軟件可重用性。

圖2 系統架構

該系統主要功能包括系統管理、消息中心、項目管理、信產百科、項目看板等五大模塊。

1.2.1 系統管理。包括項目組織架構管理，用戶管理、系統角色管理、權限管理、工作流管理、模板管理、項目分級管理、項目分類管理、項目角色管理，編碼規則管理，人力資源管理、成本項管理等。

1.2.2 消息中心。包括待辦任務和工作報告，待辦事項，對當前登錄的用戶需要處理任務的查看、處理以及相關管理人員進行項目預警提醒。工作報告，進行編寫項目相關工作報告，以日報、周報、季度報等形式進行上報，并以列表形式記錄。

1.2.3 項目管理。實現對項目整體進行多維度管理以及對項目的全生命周期監控。①項目前期管理，對于項目前期工作進行統一管理，包含項目發起、任務下發、任務下發等。項目發起，市場部進行項目發起，進行線上填報前期計劃任務，包括招投標、簽訂合同等階段，并將工作任務以工作聯系單的形式下發到工程項目處。任務下發，進行任務下發，線上發布任務書至生產部門，相應負責人進行任務書及相關附件在線預覽以及下載，完成審批。任務接收，生產部門負責人指派任務的接收。②項目立項管理，是指相關負責人通過立項管理，進行立項申請，錄入相關信息，完成后點擊提交申請，等待審核，包括新增項目、上傳立項文件。③項目實施管理，通過項目列表查看已通過立項審核的項目，點擊目標項目時間軸，可查看項目整個實施階段詳情。有里程碑文檔管理、項目變更管理、項目外包管理、項目成本管理。④項目驗收管理，項目進度完成度為100%時，上傳驗收文件，提交驗收申請，申請同意后完成項目驗收。⑤項目結項管理，是指項目驗收后，上傳結項申請文件，提交結項申請，上級管理部門審批通過即可完成項目結項。⑥項目歸檔管理，可對已結項的項目進行歸檔申請，審批通過后完成項目歸檔，項目全部過程文檔可查看。

1.2.4 信產百科。主要是對具有指導性的文本文件和對于某些問題的解決辦法經驗的在線分享。包括文件分享和知識分享，文件分享是對所有線下編輯的文件可進行上傳下載操作，也可在后期根據需求進行在線編輯。知識分享是對所有項目進行過程中產生的問題進行匯總分享，有利于大家互相學習促進。

1.2.5 項目看板。根據需求對項目、進度、成本、人員情況進行統計分析并展示。整體功能模塊圖如圖3所示。

圖3 功能模塊

按照項目管理系統涉及的各個實體項，系統實體關系如圖4所示。

圖4 實體關系

2 應用效果與創新

目前，公司及各子公司項目分布較為分散，且工作流程完全依靠手工填寫及口頭傳遞，極大影響公司項目管理的進一步開展，包括不科學管理、煩瑣審批流程、缺乏規范性等問題。另外，面對突如其來的新冠肺炎疫情，根據疫情防控的特點，使用該項目管理系統可將公司及各子公司項目特點及特殊需求實現專業化、個性化的統一管理，為公司及各子公司提供科學、規范的項目管理服務，支持常見項目管理中的各種管理業務，為公司管理決策者提供決策信息，有效提升公司項目管理水平，提升工作效率，同時減少人員接觸與聚集，降低疫情傳播的風險。該系統的主界面如圖5所示。

圖5 項目管理系統主界面

使用該項目管理系統，具體價值主要包括以下幾方面。

2.1 有效提高疫情防控水平

在疫情防控的特殊時期，減少人與人之間的接觸，降低交叉感染風險，助力疫情防控工作的展開，實現項目管理無紙化辦公，方便員工遠程辦公。

2.2 提升辦公效率

有效利用信息化方法，解決公司不同部門、不同崗位的項目業務問題，實現信息快速溝通交流，將項目管理系統合理利用移動通信網絡連接，實現移動辦公，解決部分人員經常出差、不能及時有效處理工作的問題；通過該系統實現管理部門、業務部門的協同聯動，為公司各層級人員提供準確、及時、全面的業務服務，從而提高公司辦公效率和質量。

2.3 提高公司的執行力

目前公司在項目管理方面存在流程不規范等問題，進而造成管理行為的差異和結果有偏差，導致管理十分低效。通過該系統將公司現行項目管理制度、項目管理流程、公司組織機構納入項目運營體系，真正實現管理制度化，制度流程化，流程表單化，表單信息化，信息數據化的新思路。將公司的管理固化到項目管理系統中，實現公司管理的透明、陽光、高效、規范，提高企業的整體執行能力。

2.4 提升公司對項目過程的監管能力

將目前項目管理過程中數據信息進行統計、匯總、分析。通過項目管理系統公司決策層可以在系統中隨時查看所有項目信息(合同、資金、產值、進度、成本、質量、安全、利潤等)，項目信息通過系統進行整理、統計、分析，最終以各種圖表的形式展現給公司的決策層、管理層，輔助公司領導進行決策。

2.5 實現公司“項目全面管控”的發展戰略

通過項目管理系統，輔助企業項目管理由粗放式管理向精細化管理轉型，其中項目成本管理由“事后計算”轉變為“事前預測、事中控制”，實時掌握項目的整體進展，一旦發現異常，自動反饋，立馬解決，防微杜漸。通過項目管理系統嚴格把關專業分包和人力外包簽訂流程，保證公司職能機關處室對項目層層把關，實現項目人人有責，落實到人，從項目前期層層管控。

2.6 提升企業服務保障能力

通過項目管理系統實現項目全生命周期的過程信息化，分別在空間和時間上進行約束。項目信息即時、準確、快速傳達到相關責任人，公司相關部門可通過該系統獲取項目的資源需求情況，從而可以快速地配置、籌措所需資源，使公司向建設成為“服務型組織”而更進一步。

綜上所述，在疫情防控的關鍵時期，實現項目管理從線下到線上的管理模式，創新管理模式，基本實現標準化、規范化、程序化、科學化的管理方法，加快公司復工復產，推進電力工程項目快速實施落地，特別是在5G、人工智能、特高壓、物聯網、數據中心為代表的新型基礎設施方面，使地區經濟在后疫情時代能夠迅速發展[15]。

3 總結與展望

在疫情防控的關鍵時期，通過該公司線上項目管理系統的使用，減少了公司人員接觸，推進電力工程項目有序復工復產，實現管理模式的創新轉變，大大提高工作效率，并且通過有效的監管和有序的協作過程幫助公司實現對各項目的全方位管理，提升公司戰略管理能力和應對突發狀況的管理水平。

在該系統運行的2個月后，管理人員也發現有些需要提高的部分：①功能建設方面，將結合公司增加的特殊行業的項目，如運維等；②將本項目管理系統與公司其他系統，如人力資源系統、協同辦公系統以及財務系統緊密的結合，使項目管理可以更全面和順暢地進行。