電子檔案管理與檔案管理信息化建設

孫昌江

摘 要：隨著科學技術的發展和信息化時代的到來，我國各行各業漸漸也開始轉型，運用信息技術創新的管理模式，加速信息化建設。電子檔案管理也不例外，面對新時代檔案管理工作提出的些許問題和要求，本著推陳出新的原則，把電子檔案管理方式和信息化相互結合，開展檔案信息化建設的同時革新檔案管理的方式。在電子檔案管理實踐過程中，應不斷總結經驗，清楚先進的信息技術對電子檔案管理工作的良好影響，從檔案整理、檔案保存以及檔案查詢等各個環節入手，有效提高管理工作的質量和成效，從而處理傳統檔案管理模式中存在的弊端，這就是電子檔案管理信息化建設的主要任務。

關鍵詞：電子檔案管理;檔案管理;信息化建設;

引文：

在目前階段，在社會信息化建設工作大力開展的背景下，單位應當依據自身的發展需求，適時加強信息技術的應用，構建出現代化的檔案管理體系，以助于電子檔案管理成效的提升，全面利用電子檔案管理的優勢，以此優化單位的管理水平，為單位的進步提供有效的助力。由此可見，對電子檔案管理信息化的實現策略等相關內容展開分析和闡述很有必要。

一、創新電子檔案管理、實現檔案管理信息化的重要價值分析

在目前階段，對于融合使用了多項現代化技術與創新理念的信息化檔案管理系統而言，其相對紙質檔案管理模式作比較來看，優勢特征更為明顯。基于信息化管理模式下，檔案資料的管理成效得到了顯著的提升，將檔案內容錄入到計算機系統，儲存于數據庫之中，僅需要落實簡單的頁面管理操作，即可完成檔案資料的查詢與調整等相應的操作。另外，在檔案管理系統聯通網絡以后，用戶就能夠隨時隨地訪問檔案管理系統，查詢檔案資料，實現檔案資料的實時共享。在這種情況下，一些不需要檔案原件的操作，只需要利用網絡即可達成。如此便可顯著提升檔案資料的有效運用率，節省大批量的人力資源、物力資源。并且，檔案管理信息化目標的實現，能夠延長檔案資料的保管壽命，不會因為紙質檔案的長時間、多頻次查閱而對資料內容的完整程度造成影響，進而可以優化檔案管理水平。

二、電子檔案管理與檔案管理信息化建設中存在的問題分析

1、無法正確認識檔案信息化的價值

在目前階段，隨著信息技術的飛速發展，公共視野中出現了文件處理、合同管理、人力資源和財務管理共享等多種管理系統。對此，需要積極改變傳統的檔案管理手段，與時俱進，讓檔案管理工作人員重視其工作任務。目前，一些檔案管理工作人員不太重視檔案管理工作，他們認為運用傳統的工作方法檔案管理工作就能夠適應現階段的工作要求，沒有必要建立現代檔案管理體系和制度。這些工作人員觀念上就看輕了檔案管理工作，妨礙了單位信息化建設的進步空間，同時也影響了檔案管理的效果和效率。

2、檔案信息較為分散

檔案管理工作沒有做出精細化分配，致使檔案管理工作職能劃分不明確，常常遇到一人身兼多項檔案管理任務的現象，這樣則很難切實做好檔案管理工作。與此同時，倘若檔案管理工作沒有細化到個人，就會因為檔案管理任務劃分不明而出現人員閑置的情況，從而造成人力資源無用耗費等情況，不益于檔案管理工作實施價值的體現。另一方面，檔案管理缺少嚴謹可行的考核機制。從我國各地檔案管理工作現狀分析，得知檔案管理工作的形式化情況十分明顯，究其原因，主要是因為檔案管理工作考核機制缺少嚴謹可行性所造成的，一旦如此，就會致使檔案管理者不能明晰自身的職責所在，所以經常會出現消極怠工的情況，從而無法保證檔案管理效率、管理質量。

三、創新電子檔案管理、實現檔案管理信息化的有效路徑探究

1、重視健全檔案信息化的管理制度

隨著科學技術的發展和進步，檔案管理模式也需要適應現階段信息技術的發展方向和要求，不斷進行改革和創新。應該給檔案管理工作制定一個更權威的執行標準，對工作人員嚴格要求，嚴格執行各項規章制度。同時，還要創建合理的檔案采集和分類方法，對不同檔案建立不同的監督制度。單位還需要完善檔案搜索的網絡系統，提升服務效率和質量。通過建立科學的管理制度，確保檔案管理工作的順利實施。如果想要創新電子檔案管理，達成檔案信息化管理目標，就應依據單位的實際需求，制定出完整可行的檔案管理制度，唯有如此，才可以將檔案管理信息化的優勢全部體現出來，確保檔案資料管理的質量得到顯著提升。之前的電子檔案管理制度欠缺完整統一的執行標準，所以在檔案管理信息化體系建設的進程中，務必要健全檔案管理制度，通過檔案管理制度的有效落實，規范檔案管理行為，以此強化檔案管理成效的同時，保護檔案資料的齊全性、安全性。

2、重視加強對電子檔案管理人員的技能培訓

每個單位檔案工作的實際執行者就是檔案管理人員，檔案管理工作的效果和效率是他們的檔案業務素質決定的，在信息技術飛速發展的新時期，各個單位都需要對檔案管理工作人員進行專業的信息技術技能培訓，協助他們掌握各種計算機功能的操作，提升檔案管理工作人員的業務能力和水平，進而提高單位檔案建設和管理工作的效果和質量。檔案管理人員是接觸檔案資料的第一人，能夠直接對檔案信息做出各項操作處理。然而在實際落實檔案管理工作時，經常會因為檔案管理人員缺少責任意識，沒有認識到其個人本職工作的關鍵性，所以無法保證檔案管理效率達到預期標準，更加不能實現檔案管理的信息化。為了改善這樣的現狀，相關單位應當定期對檔案管理人員實施專業培訓，以此充實相關人員的知識儲備量的同時，提升其自身的專業技能水平，進而為檔案管理效果的提高提供保障。

3、讓電子檔案管理的責任制得到落實

在開展電子檔案管理管理工作的過程中，站在檔案管理人員角度來看，只有實施責任制，將檔案管理職責細化給每一個電子檔案管理人員，這樣才能夠在應對突發事件時，在極短時間內將責任人找出，追究相應的責任。如此一來，便可顯著約束電子檔案管理人員的工作行為，提高電子檔案管理人員的責任意識，降低檔案管理工作的失誤率。與此同時，還應對檔案管理人員的工作流程實行嚴加監管，制定相應的管理程序，以矯正檔案管理流程，切實提升檔案管理成效，確保檔案資料的精準性、真實性，從而為單位各項活動的有效開展提供助力。

結語：

在信息飛速發展的新時期，各單位檔案管理部門應該正確意識到檔案信息化的重要性，清楚現階段各單位檔案信息化建設和管理中存在的現實問題，并結合現階段發展標準，轉變檔案管理的理念，持續提高單位檔案建設和管理的信息化技術水平，以此才能促進檔案管理工作越來越正規化。

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