大型企業會議室IT設備改進與管理

摘要：在科學技術不斷發展的影響下，企業設備在企業生產中的重要性越來越突出。會議室中的信息設備維護和管理經常會受到各個部門的忽視，但是一旦出現了問題，就會給企業會議的順利召開和圓滿結束造成不利的影響，直接會給企業的工作開展造成很大的影響。本文主要是對大型企業會議室的設備管理現狀進行簡要的分析，對設備的改進和設備的運維進行了重點的分析，希望能夠更好地維護企業會議室信息設備使用的安全性和有效性。

關鍵詞：大型企業會議室;IT設備;改進;管理

設備是現代化生產力發展水平和現代化程度的重要標志，是企業獲取市場高地的重要物質資源和保障，屬于企業進行生存和發展的重要條件。在現代信息技術社會經濟不斷發展的影響下，大型企業的IT設備管理重要性被愈加的凸顯出來。對于大型企業說，會議室時期進行工作討論的重要場所，也是使用各類IT設備頻率較多的場所，需要我們進一步加強對其管理的關注力度。

一、企業設備管理的重要性

（1）工作效率的提高。對于企業來說，它的生產是離不開各類設備的，設備可以說是企業能力表達的重要組成部分，因此需要對企業的設備進行強化管理，這樣可以在很大程度上促進企業生產效益的提升，會給人們的生產和工作帶來更多的積極性，從而讓企業更具有活力。在對企業進行內部管理的時候，設備的完備性可以說是衡量企業的重要因素，尤其是在日益激烈的市場競爭當中，只有做好企業設備的有效管理，才能促進企業經濟效益的提升。企業的管理水平對于整體企業的技術發展都會產生非常直接的影響，只有采用合理的管理方式才能讓相關的設備更好的發揮出其使作用和效率，也會給企業的運行和發展帶來很大的影響。運用現代化的企業管理方式，能夠讓工作效率得到很好的提升。

（2）設備管理與經濟效益的關系。設備是一個企業進行生存的在重要趨勢，因此只有對設備的管理水平進行不斷的提升，進一步的促進設備使用效率的提升，才能更好地促進企業的生存和發展。除此之外，企業設備管理人員的綜合素質和業務水平也是非常重要的內容，只有強化對其的重視，才能讓企業更好地實現已經制定好的生產目標。對于新時代的企業設備管理來說，如何有效地降低設備出現故障的概率，進一步地提升設備使用的壽命是企業重點關注的內容，也是現階段眾多企業都在共同面臨的主要問題。想要對設備故障率進行降低，就需要提前做好相關的檢修工作，按照相關的標準來對存在的原因進行積極的分析和總結，防止出現類似的問題。

（3）現代化設備管理。在科學技術和社會經濟不斷發展的影響下，現代化的設備管理已經成為當代企業的重要內容，只有這樣才能更好地符合當今市場經濟發展的客觀需求，同時也能設備的使用、管理和維護更好的適應現代企業的發展。要樹立起現代化設備管理的模式，將現代化和信息化的思想作為基礎，使用現代化管理的相關理論，對傳統的管理模式進行積極的創新和優化，做到與企業管理現代化同步。總體來說，現代化設備管理是現代化企業的主要特征，其目的是為了提高企業的經濟效益。

二、會議室IT設備的管理現狀

對于大型企業的發展來說，會議室是經常會使用到的地方，其中的設備類型也比較多樣。在近些年現代化和信息化時代的發展影響下，會議室的信息設備也呈現出逐漸增多的趨勢，因此相應的故障率也有了一定的提升。對于會議室的IT設備來說，常見的隱患問題主要有幾個方面，分別是電腦客戶端、投影設備、線路和資料等。

（1）電腦客戶端的隱患。會議室是一個企業開會的重要場所，并且也是現代企業當中使用計算機設備比較多的場所，如果對相關權限的管理不到位，就比較容易出現病毒感染的情況，會給電腦的運行速度造成明顯的影響，嚴重的情況還會導致計算機系統出現崩潰的現象，進而影響到整個工作的進程。

（2）投影設備的隱患。現代企業會議室中必備的信息設備就是投影設備，它屬于精密電子設備，在日常的工作中如果開關的操作存在著不當的問題，或者說周圍的環境有著比較大的粉塵，連續使用的時間也比較長，就很容易會給投影儀設備的使用帶來嚴重的不利影響。

（3）線路設備的隱患。參與企業會議的人員經常需要將自帶的筆記本電腦與投影儀進行結合，因此就會出現會議室視頻圖形陣列線路和網線經常被人為插拔的現象，然后就會給會議室的線路造成一定的混亂，繼而引起線路接口損壞的現象。

（4）資料保密的隱患。在參與會議之后會出現部分的用戶沒有及時做好會議文件刪除的現象，這種現象非常容易引發保密文件或者其他治療出現泄露的現象，而且也會在一定程度上影響到電腦的可用磁盤空間，容易引發崩盤的現象，這些對資料的安全性都會產生不利的影響。

三、會議室IT設備管理的改進措施

對于企業會議室中容易出現的隱患和問題來說，通常都是由IT運維部門來對其進行解決，通過采用針對性的措施來對會議室的可用率進行提升，同時還要對IT服務的質量和意識進行提升，通過這一系列的措施來讓會議室的IT設備使用變得更加安全且有效。

（1）設備整改。在信息技術不斷發展的影響下，筆記本逐漸在生活和生產中普及開來，會議中經常會使用筆記本電腦來進行工作的演示和匯報。但是一些會議室中還在使用傳統的視頻分頻器，無法對2路輸入的需求進行良好的滿足，經常會有參會人員將原有的接線拔掉來接入投影儀，容易造成會議室線路混亂和接口損壞等故障。對于傳統的視頻分頻器要進行一定的更換，需要采用二進二出的視頻分頻設備，這樣就可以對戶外接筆記本切換到投影的需求進行有效的滿足，同時還能避免用戶出現經常拔插線路的現象，避免設備和相關接口造成不利的風險。

（2）標簽和提示。①設備標簽提示。在會議室中做好設備標簽的張貼和提示，通過這樣的方式來減少用戶找不到相應接口的可能性，同時避免出現過長時間的延誤。②計算機屏保設計。要對會議室中的計算機專用屏幕保護和壁紙的設計進行關注，通過指引或者是提醒的方式來讓用戶多加注意，在投影儀處于空閑狀態的時候，需要及時的關閉，并且要做好資料文件的刪除，避免出現泄露的現象。③開通備用數據端口。為了對用戶的便利性進行保證，方便進行信息設備的連接，同時還要對會議室的備用端口可用性進行保證，需要在會議室中開通備用數據端口，并且還要做好相關的標識提醒。同時，為了對電話會議的需求進行有效的滿足，還要對電話數據口的開通進行關注，通過這樣的方式來滿足公司的會議需求。④張貼溫馨提示。在會議室中醒目的位置進行各類溫馨提示語的張貼，通過這樣的方式來對各個會議室中與會用戶進行告知，讓其在結束會議之后對會議中的各項資料進行及時的刪除處理，還要對會議室中的信息設備進行保護，引進私自拆卸和安裝。在開展重要會議的時候，需要對IT運維部門進行通知，通過良好的協助來進一步的保證會議開展的安全性。

（3）建立起反饋渠道。想要更加方便的管理好會議室設備的日常，做好其故障檢修的工作，就需要信息技術中心來做好定期的檢查，通過這樣的方式來對會議室信息設備的日常使用和維護等常用功能進行關注，并且要對工作人員的日常使用進行培訓，明確相關的注意事項，建立起相應的反饋渠道，共同的管理好會議室的信息設備。

四、會議室IT設備的運維管理

（1）會議室巡檢制度。想要對會議室信息設備的可用性和高效性進行有效的提升，需要制定出會議室巡檢的制度，其中內容主要包括著各類硬件和軟件的檢查，同時還要制定會議室的信息設備責任人，對會議室維護的責任心進行提升，針對性的做好巡檢，并且要在相應的巡檢表格上進行簽字和確認，然后選用合適的方式發送給相應的接口部門。

（2）會議室電腦系統定期恢復制度。對于會議室的計算機客戶端來說，可以制定出定期恢復的制度，通過一鍵還原的方式來定期的做好相關系統的系統恢復工作，減少系統故障可能會引起的設備不可用現象，進一步的設備風險性進行降低。當系統發生故障問題的時候，需要對系統進行快速的恢復，通過這樣的方式來有效地減少故障恢復的時間。

（3）投影設備的巡檢制度。對于投影設備來說，它的主要消耗材料就是燈泡，在經過一段時間的使用之后就會給其亮度造成不利的影響，會在一定程度上影響到后續的使用狀態。投影儀的燈泡一般是隨著工作時間的延長而出現亮度的逐漸下降，一旦達到一定的期限之后就會出現自動報廢的現象。對于會議室的投影設備來說，需要盡建立起每周巡檢的制度，對使用時間過長的投影儀燈泡進行重點的關注和記錄，通過多方面的綜合性考慮來確定是否進行燈泡的更換。除了要對投影儀的燈泡進行檢查之外，還需要對投影投射梯形、偏離投影幕和偏色等常見的問題進行關注，及時地做好相關的修復性工作。

五、結語

綜上所述，企業設備管理的發展趨勢需要與當下社會發展相適應的，因此就可以看出，對企業的設備管理進行合理的改造以及重組，然后采用適合企業的先進管理模式進行管理，也已經成為提高企業經濟效益的有效措施之一。企業的設備管理注重的是經濟效益，設備管理是為生產經營活動服務的重要內容，而信息設備就是現代企業管理中的重要組成因素，必須要對其管理進行關注。想要減少會議室信息設備故障發生的概率，需要相關的運維人員不斷地提升自身的專業技能水平，要通過建立完善的會議室運維管理制度和相關的管理規范來進一步為企業的發展貢獻出自己的力量。

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作者簡介：田蘭君（1972—），女，漢族，河北定興人，大專，助理工程師，研究方向：音視頻會議管理。