關(guān)于在新時代如何做好電子檔案管理保密工作的建議

李曉東

摘要：檔案涵蓋各類事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵信息，因此加強保密管理甚為重要。檔案管理工作中，新時代大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作受到高度重視;信息技術(shù)在給檔案管理提供便利的同時，也給電子檔案保密工作帶來壓力。本文就如何做好電子檔案管理工作談幾點看法。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理 ?保密

在大數(shù)據(jù)和信息化時代成為主流發(fā)展趨勢的背景下，加強電子檔案保密工作必須提上日程。電子檔案，即以數(shù)字編碼為主要方式將信息存儲于磁盤、磁帶和光介質(zhì)之中，以數(shù)字代碼序列完成網(wǎng)絡(luò)傳輸，具有較強的機讀性特征，面臨的保密壓力急劇增大。

大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

一是管理便捷與泄露風險并存。電子檔案經(jīng)壓縮技術(shù)處理后，數(shù)據(jù)信息大幅壓縮，傳輸速率快，便于查閱與調(diào)用。旦隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展雜，數(shù)據(jù)信息極易遭黑客攻擊或被竊取。倘若泄露，必然會給企業(yè)造成難以估量的損失。另外，電子檔案的加密程度直接決定了數(shù)據(jù)信息的安全程度。由于技術(shù)方面的限制，增加了數(shù)據(jù)信息的安全隱患。

二是理念陳舊和保密意識薄弱。檔案管理人員都具備應(yīng)有的則熱意識，能夠做到習慣上的保密，對電子檔案做到物理保密，即能做到設(shè)置密碼、封存電腦。但信息時代背景下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境已經(jīng)出現(xiàn)開放化與數(shù)據(jù)信息共享化的局面，傳統(tǒng)的保密方式已經(jīng)無法適應(yīng)新時代的需求。

二、大數(shù)據(jù)背景下加強檔案管理保密工作的建議

“檔案管理員有保護檔案完整與安全的職責，做到檔案保管完好、不因工作疏忽大意而使檔案遺失或不丟失，不僅要保證檔案實體安全，還要保證檔案內(nèi)容的安全。”在大數(shù)據(jù)背景下做好電子信息檔案管理保密工作，作為檔案管理人員和使用人員應(yīng)該強化“三個意識”，做到“兩個防范”。

強化“三個意識”，即強化電子檔案管理人員的學習意識、法律意識和自律意識。

強化學習意識。要抓好保密教育，在日常工作過程中采用多種方式不斷做好新時代新形勢下電子檔案保密工作意識和理念的普及與教育，使其在檔案利用中嚴守既定規(guī)范和制度，準確把握自身需要承擔的法律責任，嚴格要求自己，使其成為規(guī)范和約束管理人員行為的準則。

強化法律意識。要采取多種舉措，強化法律常識宣傳，引導使用者增強保密意識，增強法制觀念，最大限度地避免電子檔案信息泄露。電子檔案信息的使用者也應(yīng)充分了解和掌握檔案使用及處理程序，熟練掌握電子檔案保密及防護的有效途徑。

強化自律意識。在檔案保密工作中，檔案管理人員作用十分重要，影響很大。在大數(shù)據(jù)背景下，作為檔案管理人員尤其需要做好管理及保密監(jiān)督工作，以自律促保密。作為檔案管理人員，要在不斷提升保密防范意識的同時，不斷提升工作的縝密性，保證超高的職業(yè)素養(yǎng)和超強的業(yè)務(wù)能力，并不斷強化風險防范，規(guī)范日常工作中的自身行為，堅決防止秘密信息可能出現(xiàn)的泄露。與之配套的是，作為相關(guān)單位，要依據(jù)法律制度的要求建立體系完善的獎懲機制，將保密工作滲透到管理工作全過程，做到無縫隙、零漏洞，全方位保障電子檔案信息的安全。

做到“兩個防范”，即做到制度防范和軟硬件防范齊抓并重。

首先，建立體系完備的電子信息檔案保密管理制度。在大數(shù)據(jù)、信息化背景下，以電子載體作為存儲形式的檔案已經(jīng)成為所有企業(yè)和國家職能管理部門存儲檔案的主要形式。體系完善的制度可以保證保密工作的有序進行，也能夠讓工作人員增強警覺和內(nèi)化責任。因此，作為單位的主要負責人和分管人員要督促相關(guān)人員立足工作實際，加強國家政策和制度的學習，在此基礎(chǔ)上建立體系完善的電子信息檔案保密機制，讓所有人員都能明確要求，遵循規(guī)范。要建立細到骨子里的監(jiān)督管理機制，確保把保密工作落到細處、實處。

其次，要配備完善檔案保密管理工作必須的硬件。軟件和硬件是構(gòu)成計算機系統(tǒng)的兩大核心要素，在任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤、分級不合理和誤刪等操作失誤等問題，都可能導致泄密。一方面，要配齊配好保密工作所必須的硬件設(shè)施。在檔案管理過程中，如果某些電腦硬件設(shè)備存在“超期服役”的問題，必然會影響相關(guān)軟件的運行質(zhì)量和工作效率，也因而會導致數(shù)據(jù)的丟失、信息的泄露等嚴重問題。因此，必須按照高標準、嚴要求配好硬件設(shè)施，確保在硬件建設(shè)尚不出紕漏，為電子檔案保密工作提供良好的運行環(huán)境。為保證硬件設(shè)施配齊配全配好，還要邀請第三方機構(gòu)做好監(jiān)督和配套監(jiān)測工作，全方位、立體化保證檔案信息安全。還要“采取物理隔離的方法將檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)斷開”[1]。另一方面，要根據(jù)形勢發(fā)展要求和技術(shù)革新趨勢持續(xù)做好軟件建設(shè)，積極應(yīng)用先進的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。如必備的防火墻技術(shù)、點子加密技術(shù)、設(shè)置訪問權(quán)限技術(shù)、備份技術(shù)等等，最大限度保障信息安全，確保不出問題。

總而言之，在大數(shù)據(jù)、信息化背景下，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境持續(xù)開放的條件下，必須通過持續(xù)的努力，采取有效的措施，從細處、小處入手做好電子檔案的保密工作，不斷提升電子信息檔案管理水平，給人們提供安心、貼心、舒心的服務(wù)。

參考文獻：

【1】欒維亞.企業(yè)檔案保密工作的幾點思考[J].工作指導，2018（10）

【2】李歡.如何做好企業(yè)檔案的保密工作[J].現(xiàn)代國企研究，2019（4）

【3】企業(yè)檔案保密工作思考[J]. 中小企業(yè)管理與科技，2021（8）