關(guān)于大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革與發(fā)展探討

【摘? ?要】隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已然無(wú)法滿足現(xiàn)下要求，結(jié)合大數(shù)據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行管理是大勢(shì)所趨。本文對(duì)現(xiàn)在高校檔案管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并從五個(gè)方面提出了相應(yīng)的變革措施，以期高校檔案管理工作可以健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理模式;變革

引言

隨著信息化建設(shè)的不斷完善，云計(jì)算、云存儲(chǔ)等新型技術(shù)所催發(fā)出的數(shù)字信息已經(jīng)成億萬(wàn)倍增加，這些信息被統(tǒng)稱為大數(shù)據(jù)，又稱巨量資料，本質(zhì)就是成百上千億的數(shù)據(jù)信息。如何更加高效、精確的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理成為了不得不面臨的一個(gè)問(wèn)題。大數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到生活中的方方面面，不僅改造了傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，同時(shí)也對(duì)新時(shí)代背景下的高校檔案管理提出了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因而，結(jié)合大數(shù)據(jù)背景，及時(shí)對(duì)高校檔案管理模式進(jìn)行革新，尤為重要。

1.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理現(xiàn)狀

1.1檔案管理觀念落后

按照職能來(lái)劃分，高校檔案管理部門(mén)屬于服務(wù)部門(mén)，管理地位較為邊緣，因而在工作中往往缺乏主動(dòng)性，導(dǎo)致工作效率低下。近年來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)管理模式的普及，這一現(xiàn)象更為嚴(yán)重，檔案管理人員普遍對(duì)新型管理方式抵觸心理，不愿及時(shí)學(xué)習(xí)新的管理方法。但是，為了方便檔案使用者的需求，檔案部門(mén)必須及時(shí)轉(zhuǎn)型，充分利用新型技術(shù)提升管理水平。

1.2數(shù)字化管理推進(jìn)速度慢

高校檔案資源的保管工作多以實(shí)體檔案為主，包括紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、音頻或視頻檔案等。紙質(zhì)文檔是高校檔案文件中最為常見(jiàn)且數(shù)量最多的一種文件。近年來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)的逐漸普及，電子化逐漸成為趨勢(shì)，“走出去”將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)已成為高校檔案部門(mén)的主要工作。然而，數(shù)字化設(shè)備引入少、資金投入量小等一些客觀因素的存在使得數(shù)字化工作停滯不前。

1.3高校檔案管理缺乏專業(yè)人員

雖然，當(dāng)下已有一部分高校為了培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才已經(jīng)開(kāi)設(shè)了相關(guān)課程。但是，檔案管理人才供不應(yīng)求仍是當(dāng)下現(xiàn)狀。當(dāng)下高校檔案部門(mén)工作人員大多并非檔案管理專業(yè)出身，對(duì)于相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)和管理技術(shù)有所欠缺。而且觀念陳舊，檔案管理技術(shù)落后，與大數(shù)據(jù)管理模式存在一定的矛盾與沖突，起到了絆腳石的作用，不利于新型管理模式的推廣和普及。

2.高校檔案管理模式改革的必要性

2.1便于查閱資料

傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，里面存儲(chǔ)了許多有關(guān)學(xué)校和學(xué)生的信息，隨著時(shí)代的發(fā)展，涉及的檔案資料也越來(lái)越多。即使許多高校按照時(shí)間、類別等信息對(duì)檔案進(jìn)行了有序存儲(chǔ)，但是在成千上萬(wàn)份資料中查找相關(guān)資料時(shí)仍需花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。而且人工查找的成本極高，不僅浪費(fèi)時(shí)間而且效率低下，難以物盡其用，很難在特定時(shí)間內(nèi)精確的查找到所有需要的相關(guān)資料。而使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)所有檔案進(jìn)行快速分類，統(tǒng)一編排管理，可以在短時(shí)間內(nèi)借助計(jì)算機(jī)查找到所有資料，不僅節(jié)約人力而且效率高。

2.2提升檔案管理的質(zhì)量

如前所述，傳統(tǒng)檔案均已紙質(zhì)檔案為主，需要對(duì)檔案小心管理和保護(hù)，以防出現(xiàn)漏頁(yè)、破損等現(xiàn)象。而且一旦發(fā)生火災(zāi)或水災(zāi)等現(xiàn)象將造成難以挽回的損失。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，使用電子計(jì)算機(jī)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案統(tǒng)一錄入數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以在很大程度上降低檔案維護(hù)成本，并且可以有效防止檔案內(nèi)容的失真與遺失，大大提升管理質(zhì)量。

2.3創(chuàng)新高效檔案管理工作方式

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨使得網(wǎng)絡(luò)信息、人工智能等新型技術(shù)迅速在各領(lǐng)域應(yīng)用開(kāi)來(lái)，也為高效檔案管理提供了新型管理思路。使用大數(shù)據(jù)替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)存放類型不僅顛覆了以往的管理方式，也提供了更多創(chuàng)新管理的可能性。例如，智能化技術(shù)的成熟可以直接幫助管理人員對(duì)檔案資料進(jìn)行操作處理，節(jié)省成本的同時(shí)提高了效率。

3.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革與優(yōu)化

3.1普及檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理還存在諸多未解決的問(wèn)題，這些問(wèn)題和檔案管理人員密切相關(guān)。檔案管理人員的思想理念滯后，導(dǎo)致在處理檔案相關(guān)問(wèn)題上也滯后。所以，及時(shí)對(duì)檔案管理人員普及大數(shù)據(jù)管理理念并進(jìn)行相關(guān)管理技術(shù)培訓(xùn)，可以更容易讓管理人員認(rèn)識(shí)到使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的積極意義，鼓勵(lì)管理人員在使用大數(shù)據(jù)管理檔案時(shí)對(duì)工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，不斷進(jìn)取，逐漸以信息化、智能化和數(shù)字化的理念指導(dǎo)管理工作，改變傳統(tǒng)落后的思想觀念，從而更好的開(kāi)展檔案管理工作。

3.2完善檔案管理制度

檔案是證明重要信息的憑證，在追根溯源中扮演著極其重要的角色。然而，由于檔案需要在各部門(mén)之間不斷流動(dòng)才能存儲(chǔ)，并實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值，但流動(dòng)時(shí)檔案的保管制度、流通制度不夠完善，往往造成檔案的缺失或泄露。因而，加強(qiáng)檔案管理、完善流通制度、對(duì)檔案工作進(jìn)行有效監(jiān)督，嚴(yán)格限定各流通階段進(jìn)行檔案管理的工作人員，可以更好保障檔案的安全性，杜絕泄露。必要時(shí)還可引進(jìn)身份識(shí)別設(shè)備，對(duì)各階段的檔案管理工作人員的身份進(jìn)行識(shí)別，可以確保檔案安全、完整的保存，并且可以在檔案損壞或泄露后即時(shí)追蹤到當(dāng)時(shí)的管理人員進(jìn)行調(diào)查。

3.3提升檔案的安全防護(hù)能力

當(dāng)前，高校的檔案管理模式還是以電子模式和實(shí)體模式相結(jié)合的管理模式，因此，想要切實(shí)的落實(shí)檔案保護(hù)工作，提升安全防護(hù)能力，需要根據(jù)各高校實(shí)際情況作出針對(duì)性的部署。除此之外，要加強(qiáng)檔案管理和檔案服務(wù)的客戶端的防護(hù)。在檔案管理上，及時(shí)投入大量資金引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，購(gòu)買專業(yè)的安全軟件，并及時(shí)對(duì)軟件和管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，從而避免由于系統(tǒng)漏洞造成數(shù)據(jù)丟失或損壞。對(duì)檔案數(shù)據(jù)定期進(jìn)行備份也是一個(gè)相對(duì)重要的方法，可以有效降低由于數(shù)據(jù)異常丟失所造成的損失。除了對(duì)電子檔案進(jìn)行安全有效的防護(hù)工作外，還要重視實(shí)體檔案的管理工作，例如為了防止實(shí)體資料損壞，防潮工作、驅(qū)蟲(chóng)工作等都要落實(shí)到位，滅火器、消防栓、自動(dòng)防火系統(tǒng)等設(shè)備也要配備齊全。

3.4創(chuàng)新科技檔案服務(wù)模式

大數(shù)據(jù)下檔案的工作方式發(fā)生了巨大的變化，因而及時(shí)更新、創(chuàng)新管理模式也極為重要。為了更好的發(fā)揮大數(shù)據(jù)管理模式的優(yōu)勢(shì)，將現(xiàn)代電子科學(xué)技術(shù)、信息化技術(shù)以更加簡(jiǎn)單便捷的形式呈現(xiàn)出來(lái)可以取得更大的收益。例如，利用相關(guān)管理網(wǎng)站、客戶端進(jìn)行數(shù)據(jù)查閱和下載，不僅可以有效提升檔案管理工作還可以提升用戶的使用體驗(yàn)。

3.5加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理本身就是一種極其復(fù)雜的工作，因此要加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，主要可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。（1）培養(yǎng)專業(yè)的管理人才極為重要，除此之外，對(duì)原有檔案管理人員進(jìn)行再教育和培訓(xùn)，更新其自身知識(shí)體系和知識(shí)架構(gòu)、提升管理理念也是重中之重。（2）加大資金投入，及時(shí)引入相關(guān)專業(yè)設(shè)備可以促進(jìn)檔案管理效率的提升，如掃描儀、打印機(jī)及配套管理的工作軟件和平臺(tái)的引入。（3）健全檔案管理與利用體系，高校可以聘請(qǐng)專業(yè)的管理服務(wù)公司，讓其對(duì)本校檔案管理工作的各個(gè)方面進(jìn)行深入剖析，制定一套緊貼實(shí)際的管理方案和工作流程，隨后將這套工作模式進(jìn)行推廣應(yīng)用。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)下高校檔案管理工作中還存在諸多的不足，管理理念落后、專業(yè)人才儲(chǔ)備不足、管理體制不夠健全都極為普遍。因此，在后續(xù)工作中及時(shí)進(jìn)行革新，創(chuàng)新工作方式對(duì)于高校檔案管理工作的健康發(fā)展有著極為重要的意義。

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作者簡(jiǎn)介：張莉（1975.10-），女，漢族，河南沈丘人，本科，館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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