內蒙古林草規劃院檔案管理信息系統的設計

張芳

（內蒙古自治區林業和草原監測規劃院，呼和浩特 010020）

檔案信息是對社會發展的有效記錄，是人類社會發展的寶貴記憶遺產，是重要的信息資源，在整個社會管理系統中具有獨特的作用與價值[1]。林業檔案記載著林草工作的成果業績，記載著林業資源的分布情況，在林草建設與發展中起著重要的作用。隨著信息化技術在林草工作中的不斷深入，檔案資料的信息化管理和利用也成為了必要手段。規劃院自建院以來，已經歷70 多個春秋，留下了大量珍貴的資料。目前，這些資料主要是以圖片、錄像、照片和紙質資料等原始形式存放，作為林草信息的主要載體，原始檔案的整理、分類及管理工作量大，查閱比較煩瑣，且部分檔案的使用率較高、流動性較大，容易造成損壞或者丟失。因此，有必要在檔案管理工作中引入信息技術，建立信息化的林草檔案系統，全面提高檔案的管理水平。

1 設計目標

檔案管理信息系統是在完成OA辦公系統平臺建設的基礎上，利用現有的軟、硬件，建立一個標準化、規范化、網絡化的安全可靠的檔案管理系統，實現各類檔案數據的計算機自動化管理，能夠迅速提供準確、精細的檔案信息。

本系統可以將OA 辦公系統流轉的數據直接進行歸檔，實現檔案業務工作的流程化、自動化，切實提高工作效率，并通過權限設置，實現檔案資源共享，提高檔案的利用率。本系統可以將照片、紙質資料等原始檔案進行數字化加工后歸入數據庫中。

2 系統技術架構

2.1 系統軟件體系結構

系統總體上采用“集中式”架構，在機房部署Web、應用服務器和數據庫服務器，采用B/S 體系結構，在單位內部局域網登錄到Web服務器上使用本系統。

2.2 軟件環境

使用MyEclipse 10 作為開發工具，Java,Javascript 作為開發語言，Microsoft SQL Server 2008 作為后臺數據庫，操作系統為Windows 7。

3 系統功能設計

根據林草檔案管理的業務需求，系統劃分為如下幾個模塊。

用戶管理：包括用戶登錄、用戶信息管理、權限設置、個人設置；檔案管理：包括文書檔案、基建檔案、科技檔案、會計檔案、科技圖書、測繪檔案、實物檔案、報刊雜志等的數據錄入、查詢、修改、刪除等，另外，還有借閱歸還模塊；系統管理：包括數據備份及恢復、日志管理、退出系統。如圖1所示。

圖1 功能結構圖

各類檔案中都包括數據錄入、數據維護、數據查詢、數據修改、報表打印和檔案借閱等功能。

3.1 用戶管理

3.1.1 權限設置

為保證系統及數據的安全與保密，對系統功能使用進行更有效的管理，為不同級別的用戶提供最大化的服務，系統必須建立權限管理與訪問控制機制。

系統提供嚴密的授權機制，對不同類型檔案，為不同用戶賦予相對應的使用權限，系統管理員具有全部操作，檔案部門用戶可實現檔案的增加、修改、查詢及刪除等功能，其他用戶只有查詢的權限。

本系統由系統管理員進行權限分配，所有系統用戶權限的新增、變更、撤銷等必須由管理員統一設置。權限的設置首先根據不同的職務、部門等類別設置不同的角色，其次為每個不同的角色分配不同的資源，然后再根據系統使用規則把角色賦給不同的用戶，完成權限分配。

3.1.2 個人設置

系統提供用戶認證，要求每位用戶自行設定準入安全密碼，密碼經過加密計算后保存在數據庫中。

3.1.3 用戶登錄

授權用戶進入系統時，首先要求用戶進行登錄，需進行密碼校驗，校驗通過的用戶根據工作權限生成自己的使用界面，不通過則無法登錄本系統。用戶登錄后需要記入到日志庫中。

3.1.4 用戶信息管理

系統用戶賬戶管理，系統管理員統一對進入本系統的用戶進行管理，實現對用戶的增加、修改、刪除等操作。

3.2 檔案管理

林草檔案包括文書檔案、基建檔案、科技檔案、會計檔案、科技圖書、測繪檔案、實物檔案、報刊雜志等，根據不同檔案類型設置不同的數據處理界面。數據處理包括數據錄入、數據查詢、數據修改、數據刪除、報表打印、借閱歸還等。

3.2.1 數據錄入

本模塊處理用戶錄入新的檔案文件或者案卷信息。提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數據的錄入方式，實現數字檔案的著錄、編目、組卷、歸檔等功能。

不同的檔案有不同的錄入字段，一般包括檔案類型、全宗號、總分類號、案卷號、密級、歸檔時間、保管期限、案卷題名、編制人、編制日期、庫存等。

不同類型的檔案數據，文件格式盡量采用通用文件格式，且盡量滿足能夠接收各種文件格式。

3.2.2 數據查詢

按用戶輸入的條件查詢相應的檔案信息。具備對檔案信息數據進行多種途徑檢索的功能，可實現模糊查詢。查詢結果以列表目錄形式顯示，具有檔案處理權限的用戶可以對查詢結果進行編輯并保存。

3.2.3 數據修改

本模塊除實現單個檔案的字段數據修改功能外，可實現批量修改數據的功能，由用戶指定條件，將數據庫中所有符合條件的文件或案卷記錄按要求統一修改某個字段的值。例如，可以將所有年份為2010的文件記錄的保管期限修改為長期。

3.2.4 數據刪除

可實現檔案文件記錄的單條刪除，也可提供批量刪除功能。

3.2.5 報表打印

打印各類檔案的目錄表和統計表。可以按照用戶的需求進行報表的設計并自動生成。

3.2.6 檔案借閱歸還

此模塊分為借閱登記和歸還記錄，借閱包括借閱人、借閱數量、借閱日期、借閱理由、檔案號、題名等檔案詳細信息及剩余庫存等。歸還包括歸還期、歸還數量及檔案利用效果等。

借閱歸還模塊能夠實現對檔案的借閱及歸還產生統計報表，可按檔案類型、是否歸還、檔案名稱、借用人、借用日期等查詢方式進行統計。

3.3 系統管理

3.3.1 數據備份及恢復

本模塊能夠實現數據的備份和恢復機制。數據備份可以按年度、檔案種類等條件定期做部分備份或完全備份。原則上對系統實施每周一次數據庫級備份，每月一次系統及備份。備份的路徑在系統參數設置中指定。

數據恢復就是將備份的數據恢復到數據庫中。恢復時自動由備份生成的一個XML 文件進行恢復，具備批量備份和恢復功能

3.3.2 日志管理

本模塊可以查看系統運行的日志記錄，并可通過姓名及時間進行日志查詢及刪除。

系統的日志完整記錄登錄用戶的重要操作，可以對系統使用所產生的日志信息進行分類管理，包括訪問用戶名、訪問時間、所查詢內容、利用方式等。管理員能夠通過日志了解各個用戶的操作情況，提供日志查詢、備份、導出和刪除等。在非正常情況下日志可幫助管理員判斷系統故障。

3.3.3 退出系統

確保系統安全退出。

4 數據庫設計

數據庫是進行數據存儲，并且可以進行操作的工具，它是信息的一個集合。數據結構的設計必須是靈活的，邏輯性強的設計，合理的數據庫設計能夠提高數據存儲及使用的效率，保證數據的完整性和一致性。

首先為系統的公共信息，即用戶信息、權限信息等建立獨立的數據表，這些公共信息表供每個模塊訪問，以降低表間的耦合程度。

其次按照系統的功能設計，對每個模塊創建它所需要的信息存儲表，不同表之間通過關系模型和主外鍵聯系起來，共同為此模塊提供持久層的服務。

最后考慮數據的保密性、使用性、可維護性和可移植性等性能，考慮數據精確度，轉換與傳輸時間、響應時間、運行時間及穩定性等因素，優化數據庫的查詢速度。本系統采用的是SQL Server 2008，能很好地滿足數據庫解決方案。

5 系統安全

需要建立數據的安全管理體制，從多方面進行安全系統的構建。一般情況下，通過數據加密技術、分級授權、網絡防護、數據備份及恢復、數據存儲的安全性等措施來實現。例如，對不同級別的用戶設置不同的權限，實行分級控制,所有的授權必須經過審批才能使用。還要做好網絡安全防護體系設計，采用防火墻技術、建立入侵檢測系統、用戶身份驗證、防病毒軟件等措施，保證系統數據傳輸的安全性。對系統和數據庫進行定期備份,并建立日志，建立數據備份防范與容災機制，保證數據安全。

6 系統應用

本系統的建設能夠實現內蒙古林草規劃院檔案的自動化管理，做到快速、實時、精確地檢索檔案，并能夠在線完成檔案的借閱及歸還，有效地提高工作效率及服務質量，為實現檔案信息資源共享奠定了基礎。

7 結束語

林草檔案管理工作是規劃院日常工作中的重要部分，可以幫助其他部門做好數據的整合及利用，方便業務工作的順利展開。因此，林草檔案管理信息系統對規劃院實現現代化檔案管理尤為重要。在日常工作中，應轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，構建起高效完善的林草檔案管理信息系統，更好地適應信息化的發展需要，為推動林草事業發展創造有利條件。