醫(yī)院加強新冠肺炎疫情防控檔案收集管理的策略探究

黃富才

摘? 要：當前醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集管理工作盡管取得了成效，但還存在些許不可小覷的問題。本文重點圍繞醫(yī)院加強新冠肺炎疫情防控檔案收集管理提出了建議及措施，希望對醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集與管理工作有所幫助。

關鍵詞：新冠肺炎疫情;疫情防控;醫(yī)院;檔案收集;檔案管理

Abstract： Although the current hospital collection and management of COVID-19 pandemicarchives has achieved results， there are still some problems that cannot be underestimated. This article focuses on strengthening the collection and management of COVID-19 pandemicarchives in hospitals and puts forward suggestions and measures， hoping to help the collection and management of COVID-19 pandemicarchives in hospitals.

Keywords： COVID-19 pandemic; Epidemic prevention and control; Hospital; Archive collection; Archive management

疫情防控檔案是一種重要的歷史記錄，是醫(yī)院應急管理能力和成效的真實反映，是后續(xù)疫情防控工作的開展、臨床診療及公共衛(wèi)生體系構建等方面的重要依據。

1 新冠肺炎疫情防控檔案的歸檔范圍

新冠肺炎疫情防控檔案即疫情防控過程中產生的和疫情防控有關的紙質資料、圖片及音頻等原始記錄，其真實記錄了此次疫情防控工作與生活，在歸檔范圍方面有著較高要求。[1]

1.1 綜合類檔案。綜合類檔案與文書檔案類似，重點記錄了國家、政府、單位有關疫情防控的決策部署與政策引導情況。

1.2 醫(yī)療防治類檔案。醫(yī)療防治知識是經各種渠道不斷推廣的，比如有關專家對人民群眾宣傳防疫知識，專家研發(fā)出新冠肺炎防治藥方等，這些醫(yī)療防治知識保障大眾健康。

1.3 醫(yī)療救治類檔案。醫(yī)療救治類檔案就是在對新冠肺炎病人進行救治當中生成的系列檔案。救治活動中所形成的有關患者的定點醫(yī)院管理、救治方案、醫(yī)療監(jiān)測、用藥及會診等文件材料都屬于這類檔案。[2]

另外，還有醫(yī)療援助類、物資保障類、科技攻克類、抗疫統(tǒng)計類和宣傳報道類檔案等。

2 加強收集與管理工作的必要性

2.1 留住最真實的歷史。海量的疫情防控檔案資料是黨與政府領導人民群眾抗擊疫情的真實記錄，必須強化收集管理工作。

2.2 提供可供參考的經驗。疫情防控檔案中有許多關于疫情防控的信息、經歷的挫折和教訓以及成功經驗和方法等。其具有確定性、原始記錄性、社會性、歷史性等特性，可以為國內甚至其他國家疫情防控提供資料支持、經驗借鑒及政策參考。[3]

2.3 履行檔案工作職責。疫情防控過程中，各級檔案部門都積極投入到疫情防控工作中，為黨和政府提供決策咨詢，為醫(yī)院醫(yī)生診治提供參考，為科研專家提供依據。

3 醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集與管理的特點

3.1 檔案收集難度大。新冠肺炎具有極強的感染性，醫(yī)務人員需要全副武裝才可以進入病區(qū)一線，無關人員則無法靠近，也就不可以及時拍攝到醫(yī)務人員救治護理的工作場面，這使得檔案收集工作存在局限與缺憾。

同時，疫情防控工作進行期間的緊張忙碌，也存在無法兼顧檔案收集與歸檔工作或不愿把經辦的文件資源進行移交的情況。此外，民間生成的有著代表性的檔案又很難掌握，這都使得檔案收集難度加大。

3.2 檔案內容多樣性。新冠肺炎疫情防控工作檔案資源內容存在多樣性，包括上級文件、應急預案、隔離病區(qū)建設、患者救治、捐助接收、英雄人物事跡等多方面資源，還包括了各級各類網站、微博、微信、報紙等媒體宣傳產生的圖文、音頻等數(shù)據資料。

3.3 檔案管理復雜性。新冠肺炎疫情防控檔案與普通檔案有所區(qū)別，具有較強復雜性與不確定性，醫(yī)院難以在短時間內快速、準確地預測疫情規(guī)模與危害程度，這使得國內外疫情蔓延與防控工作進行會出現(xiàn)一些無法預知的情況。疫情防控檔案資料源自防控多個方面，并且因為疫情變化而不斷變化。對此，普通檔案的收集、整理、保存及使用等常規(guī)程序無法完全適用。

3.4 檔案管理專業(yè)性。新冠肺炎疫情防控檔案屬于突發(fā)性公共衛(wèi)生事件專項檔案，有著較強的專業(yè)性。醫(yī)院檔案管理工作者需要靈活運用疫情防控專業(yè)知識與檔案管理技能來科學管理疫情防控檔案，從而真正做好疫情防控檔案管理工作。[4]

3.5 防控管理剛需性。疫情防控管理對醫(yī)院智能化提出了高要求，會促使醫(yī)院網絡建設更加健全，具有剛需性。就檔案工作而言，雖然傳統(tǒng)的檔案管理已經有一定的基礎，但仍然存在專業(yè)人才匱乏、創(chuàng)新力不足問題，也存在信息安全、標準統(tǒng)一、數(shù)據共享和管理信息系統(tǒng)配置不完善等問題。這些問題有望因防控管理的剛需性得以緩解。[5]

4 檔案收集與管理工作相關建議

4.1 健全制度，規(guī)范流程。新冠肺炎疫情暴發(fā)期間，傳統(tǒng)的檔案管理中的方式方法已經不能完全適用。醫(yī)院根據實際情況制定檔案有關管理方式，確定醫(yī)院不同部門間的分工與職責，提升檔案管理工作效率，對檔案進行規(guī)范化管理，為疫情防控檔案收集與管理工作提供制度保證。[6]

4.2 主動出擊，廣泛收集。首先是全過程收集。疫情防控檔案收集需要穿插于疫情防控工作全過程中，檔案管理人員深入疫情防控有關職能部門，進行分類指導，提供精準服務。[7]其次是大范圍進行檔案征集，通過社會各界力量廣泛征集，保證疫情防控檔案資料的完整性，讓疫情防控檔案更加完整、立體。[8]

4.3 提前布局，全程管理。建立由專業(yè)結合兼職檔案管理者構成的疫情防控檔案工作小組，把檔案管理工作穿插于醫(yī)院防疫工作全過程中。

4.4 確定歸檔范圍，精準高效收集。醫(yī)院檔案部門要依照有關要求來制定合適自身實際的檔案歸檔范圍和歸檔方式，實現(xiàn)檔案收集與管理的精準高效。[9]

4.5 統(tǒng)籌疫后管理，實現(xiàn)價值增值。通過對疫情的防控措施與成效進行分析，挖掘事物發(fā)展的內在聯(lián)系，可以為今后疫情防控工作提供依據。[10]

醫(yī)院應該加強謀劃疫后檔案管理工作，設立疫情防控專項檔案，推進醫(yī)院衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，讓人們認識到檔案的重要價值，增強檔案工作的影響力。

參考文獻：

[1]施瑞婷，李歡.疫情防控檔案情感價值探析——以全國檔案微信號原創(chuàng)熱搜榜中新冠疫情相關推文為例[J].檔案學研究，2020（06）：60-69.

[2]劉婧.我國新冠肺炎疫情防控檔案征集現(xiàn)狀調查與分析——以省級綜合檔案館為對象[J].檔案學通訊，2020（05）：21-28.

[3]馬燕婷.新冠肺炎病毒疫情防控背景下檔案管理部門的責任與擔當[J].檔案管理，2021（02）：52-53.

[4]趙鑫強，方路.新型冠狀病毒疫情檔案專題數(shù)據庫建設初探[J].檔案管理，2020（05）：56-57.

[5]韓雙.抗擊新冠肺炎疫情下疫情防控檔案的收集與利用[J].檔案管理，2020（02）：56+58.

[6]馮艷，馬穎輝，劉雙紅，陳建軍.檔案為疫情防控決策提供咨詢服務研究——以河南省生殖婦產醫(yī)院為例[J].檔案管理，2021（01）：120-121.

[7]彭燕，張亞云，緱麗霞.基層醫(yī)院應對新冠肺炎疫情院感防

控實踐[J].中國醫(yī)院建筑與裝備2020年9期，107-108頁，2020.

[8]周耀林，劉夢穎，楊文睿，費丁俊.后疫情時代抗疫數(shù)字檔案資源整合[J].檔案管理，2020（06）：33-35.

[9]韓雙.抗擊新冠肺炎疫情下疫情防控檔案的收集與利用

[J].檔案管理，2020（02）： 56-56.

[10]邱志鵬，黃天嬌，高建輝.檔案部門服務疫情防控工作的若干思考[J].檔案管理，2021（01）：122-123.

（作者單位：海南省人民醫(yī)院來稿日期：2020-02-20）