高校檔案管理工作的現狀與對策探討

趙東龍

摘? 要：高校檔案工作正處在由傳統管理向規范化科學管理轉變的重要節點。本文針對高校檔案管理工作存在問題，提出實現高校檔案規范化管理體制與機制創新的對策建議，以期提升高校檔案工作科學化水平。

關鍵詞：檔案管理;體制機制創新;高校;檔案信息化;檔案規范化

Abstract： The archival work of colleges and universities is at an important node in the transition from traditional management to standardized scientific management. In view of the existing problems of archives management in colleges and universities， this paper puts forward countermeasures and suggestions to realize standardized management system and mechanism innovation of archives in colleges and universities， in order to improve the scientific level of archives work in universities.

Keywords： Archives management; System and mechanism innovation; Colleges and universities; Archive informationization; Archive standardization

1 高校檔案管理工作現狀

就目前情況看，高校檔案管理工作在管理模式、信息化進程、法制化建設、專業化人才四個方面存在突出矛盾與問題。

一是快速增加的高校檔案信息資源與傳統的檔案管理模式嚴重不相匹配。隨著高校的快速發展，新型檔案載體、檔案內容等檔案信息資源呈幾何級增長，而傳統落后的檔案管理模式已經難以適應檔案工作形勢的變化。

二是高校檔案管理信息化、數字化推進速度大大滯后于檔案工作的發展需求，檔案管理設施與技術手段的更新嚴重落后于技術的更新步伐，很多高校在檔案管理信息系統建設上缺乏頂層設計和統籌協調，檔案管理信息系統與學校辦公自動化系統還沒有實現無縫對接，“信息孤島”矛盾十分突出。

三是高校檔案管理法治化建設有待加強，檔案管理相關規章制度不完善，不能全面實現依法管檔、依法治檔、依法用檔。

四是高校檔案管理專業化人才缺乏，知識結構不合理，影響了檔案管理工作整體水平的提升。因此，加強高校檔案管理規范化建設迫在眉睫。

2 高校檔案規范化管理體制與機制創新的對策

2.1 以制度建設推動檔案工作規范發展。要把落實檔案工作相關法律法規，加強檔案管理規章制度建設作為一條主線貫穿于高校檔案工作全過程，實現檔案工作的法制化、規范化、制度化。

要增強全校各級和廣大師生的檔案意識，不斷強化檔案工作者的法制觀念與服務理念，在制度規范的框架下推動檔案管理工作的創新與協調發展。

既要從中心意識、服務意識、大局意識、機遇意識、競爭意識和創新意識六個方面，強化檔案工作的觀念創新，又要在工作模式、技術引領、多學科方法等方面同步推進，實現檔案工作的法治建設與體制機制創新協調發展。

2.2 建設檔案信息化管理新平臺。檔案信息化建設內容主要包括三個方面，即檔案建設標準化、檔案存儲數字化和檔案服務網絡化。

檔案建設標準化要求檔案管理部門要配備現代化多媒體硬件設備，以多媒體技術應用支持檔案的信息化。檔案存儲數字化需要將傳統的手動操作歸檔到現代操作，實現傳統載體文件檔案數字化。檔案服務的網絡化必須依托互聯網平臺及管理軟件實現資源的開發利用和共享。

推進檔案管理信息化是一個逐步漸近的過程，要建立以傳統紙質版本檔案為正本，數字化檔案為副本的全新的高校檔案存儲管理模式。同時，實施“全周期”管理，“全周期”管理指檔案管理不再是以往的檔案的存儲和使用管理，而是從檔案的產生、存儲、使用一直到銷毀的全過程管理。

2.3 館藏資源建設。目前，檔案資源建設不再盲目追求檔案數量，而是注重從社會整體的視角思考重視檔案資源質量和種類。

高校檔案資源建設應涵蓋教書育人、科學研究、服務社會、文化傳承等各領域，用反映學校整體發展的“大視角”指導館藏資源建設。

就高校檔案資源建設現狀來看，仍然建立在進館范圍基礎上的被動接收模式，沒有做到“應收盡收、應歸盡歸”。同時，高校在檔案館資源建設的法規制度上缺少嚴格的執行機制，學校管理部門和二級學院對檔案資源建設認識不到位，檔案管理人員更迭頻繁，做不到專人專職，存在檔案缺失遺失等問題。

2.4 建立服務型檔案管理新模式。傳統的檔案管理模式，注重的是收集、保管和館藏檔案資料，是一種被動式管理方式，只有開放式、服務型的檔案管理模式，才能最大限度開發和利用檔案資源。

首先，高校檔案對教學科研具有借鑒與參考作用。檔案見證了高校設立、成長及發展的全過程，貫穿學校教育教學及組織管理各個方面，真實記載著高校運行、教學管理的軌跡，屬于高校珍貴的信息資源。

其次，檔案是教學管理的依據與借鑒。高校檔案隨著教育教學活動逐漸形成，屬第一手資料，是教育教學總結和經驗。

最后，特色檔案還是高校文化的重要組成內容。正如中國人民大學馮惠玲教授提出的“信息資源綜合貢獻力”觀點，高校檔案工作落腳點必須放在服務中心、服務教學、服務科研、服務師生等方面，通過提升檔案服務水平，發揮檔案工作對學校發展的貢獻力，進而形成檔案管理工作與學校整體發展的良性互動。

作為高校社會服務功能的具體體現，高校檔案管理必須形成對外開放的格局，運用“互聯網+”技術手段，建立檔案管理的信息化與網絡化平臺，逐步在高校與社會間形成全方位、立體化的信息共享機制。[9]

2.5 加強檔案管理隊伍建設。檔案管理人才隊伍建設問題仍然是高校檔案工作面臨的最突出和緊迫的問題。要從政治覺悟、業務能力、專業素養和職業道德四個方面，全面加強檔案管理隊伍建設，努力打造一支擁有良好政治素質、樂于奉獻品質、崇高敬業精神、現代技術手段的專業化檔案管理隊伍。同時，積極探索檔案管理崗位資格認證制度，加強對檔案管理崗位員工進行業務培訓，實行持證上崗，嚴格職稱晉升和考核管理，從體制上搞好檔案管理人才隊伍建設。

參考文獻：

[1]郭仲.大數據背景下高校教學資料檔案管理的思考[J].北極光，2019（12）： 164-165.

[2]耿碩，徐彥紅.高校檔案管理生態系統要素及其相互關系研究[J].北京檔案，2019（12）： 37-39.

[3]周文暉.以高度的政治責任感做好新時期高校學生檔案工作[J].中國檔案，2019（12）： 66-67.

[4]段建國.芻議網絡時代高校檔案管理資源應用方法[J].現代企業，2020（01）： 102.

[5]胡建紅.高校檔案管理工作面臨的主要問題及對策[J].智庫時代，2017（13）： 232-235.

[6]何玉蘭.高校學生檔案管理現代化相關問題研究[J].人力資源管理 ，2018（03）： 173-174.

[7]陳亞利.新媒體時代高校檔案資源利用存在的問題與解決對策[J].山西檔案，2018（02）： 63-65.

[8]徐中華.做好高校檔案利用服務工作的途徑分析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2018（06）： 144-145.

[9]郝偉斌，周昊，李璐璐.“互聯網+”環境下建設項目檔案新型監管機制研究[J].檔案管理，2020（06）：48-51.

（作者單位：臨沂大學檔案館 來稿日期：2021-02-20）