數(shù)字記錄時代檔案信息化建設的思考

陳麗穎 李亞珂 朱富成 滕立 劉雙紅

摘? 要：針對檔案信息化建設的多主體，多因素等復雜特征，本文以系統(tǒng)論的視角探討了檔案信息化的建設目標，檔案信息化建設所涉及的要素及其功能、結構，以及整個系統(tǒng)的輸入輸出和外部環(huán)境適應性。在此基礎上，提出以能力建設為核心的檔案信息化建設思路。

關鍵詞：檔案信息化;數(shù)字記錄;系統(tǒng)論;檔案信息化建設

Abstract： Face on the complex characteristics of variety entities and factors， the paper constructed a model of information construction of Archives， analyzing its elements， structure， function， input/output and environment adaptation from system theory and proposed an ideal with a core of capacity to realize construction of Archives information.

Keywords： Information archives; Digital record; System theory; Information construction of archives

1 檔案信息化內(nèi)涵分析

檔案信息化就是因應這種變革產(chǎn)生的概念，其內(nèi)涵主要包括兩個方面，一是檔案的形態(tài)脫離實物載體，且檔案信息以數(shù)字化的形式存在，并通過網(wǎng)絡、計算機等數(shù)字設備進行傳遞、利用、加工和存儲;二是檔案管理信息化，這又包括兩個層面，第一個層面是針對信息化形式的檔案，通過不斷加深對其運動規(guī)律的認識，為檔案管理提供制度規(guī)則。第二個層面是利用信息技術對數(shù)字化和非數(shù)字化的檔案進行管理。其重點在數(shù)字化的檔案管理上。這是因為傳統(tǒng)的檔案絕大部分可以在信息化條件上轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，未來數(shù)字化檔案將是檔案的主要形式。[1]

2 系統(tǒng)實現(xiàn)框架分析

在系統(tǒng)論中，事物被視為由相互間具有一定聯(lián)系的要素組成，實現(xiàn)一定的功能。系統(tǒng)必須要與外界進行適當?shù)奈镔|(zhì)、能量和信息交換，才能保證自己對所處環(huán)境的適應性。

基于此，本文的分析框架為：在厘清基本概念的基礎上，一是確定檔案信息化建設的目標;二是圍繞目標對檔案信息化建設進行系統(tǒng)劃分，分析其要素與結構;三是探討檔案信息化建設的輸入輸出與外部環(huán)境;四是檔案信息化建設的系統(tǒng)方法。

3 建設目標分析

其一，檔案價值實現(xiàn)目標。隨著數(shù)字檔案館的建設以及檔案信息資源共享服務平臺建設的推進，檔案信息的利用必然朝著跨區(qū)域、跨部門、綜合化發(fā)展，從而為充分實現(xiàn)檔案價值提供了有力保障。[2]

其二，管理模式優(yōu)化目標。在數(shù)字記錄時代，檔案工作的各個環(huán)節(jié)都面臨著與以往不同的情形。如收集環(huán)節(jié)，數(shù)字記錄時代的檔案可以在很大程度上實現(xiàn)自動收集，做到生成即收集。這是傳統(tǒng)檔案工作無法實現(xiàn)的。這些變化表明原有的管理模式已無法對數(shù)字記錄時代的檔案進行有效地管理和利用，同時，數(shù)字記錄時代的檔案運動規(guī)律與傳統(tǒng)檔案大不相同。這種運動規(guī)律的變化對傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)。

為此，檔案信息化建設另一個重要目標就是積極探索認識數(shù)字記錄時代檔案運動規(guī)律，構建相應的理論，針對數(shù)字記錄時代檔案的特征與運動規(guī)律構建與之相適應的管理模式與制度體系。

4 建設要素與結構分析

所謂系統(tǒng)要素，是指相互聯(lián)系的若干功能單元，它們即可以是單一的不可再分的，也可以是具有自身結構的子系統(tǒng)。依據(jù)其建設目標，本文把檔案信息化建設的要素分為建設主體、運行規(guī)則、基礎設施和檔案信息資源四個主要的要素。

4.1 建設主體

在檔案信息化建設中，建設主體是指檔案主管部門與檔案館。其中，檔案主管部門的職責主要是對檔案工作進行監(jiān)督與指導，其中國家檔案主管部門還具有對“全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一制度”的職責。檔案主管部門的職能是對檔案工作進行監(jiān)督與指導，提供制度供給。新修訂《檔案法》第六章第四十二條明確規(guī)定了檔案信息化建設和信息安全保障是檔案主管部門監(jiān)督指導的重要內(nèi)容之一。第二章第八條則明確了國家檔案主管部門有權制定統(tǒng)一的檔案工作制度。這些制度是其他各級檔案主管部門在檔案信息化建設中進行監(jiān)督與指導的依據(jù)。[3]

檔案信息化建設中，檔案館既是制度體系的供給者之一，也是檔案信息化基礎設施和檔案信息資源建設的主體，并負責提供信息化條件的檔案信息資源利用。新修訂《檔案法》第三章第十九條、第五章第三十九條和第四十條、第四章第二十八條以及第三十三條和第三十四條均從不同側面對此進行了明確規(guī)定。

4.2 運行規(guī)則、基礎設施和檔案信息資源

檔案信息化系統(tǒng)運行的規(guī)則是指在檔案信息化建設與管理、運行過程中遵循的制度體系，包括立法機關頒布的法律法規(guī)、檔案主管部門制定的規(guī)章、標準以及檔案館制訂的各項管理制度等。運行規(guī)則決定了檔案信息化建設中各要素間的聯(lián)系如何構建以及互動方式，是實現(xiàn)檔案信息化建設目標的制度保障。檔案信息化系統(tǒng)中的基礎設施是指支撐檔案信息化的網(wǎng)絡、硬件、軟件等。檔案信息資源是指檔案館接收或轉(zhuǎn)化的數(shù)字化檔案。

4.3 檔案信息化建設的要素結構

系統(tǒng)的要素結構是指要素間的有機聯(lián)系。正是存在著這種聯(lián)系，各個要素才能協(xié)同發(fā)揮作用，共同實現(xiàn)系統(tǒng)功能。

檔案主管部門負責制訂檔案信息化的規(guī)章、規(guī)范、標準等管理規(guī)范，并依據(jù)這些規(guī)范對檔案館進行監(jiān)督和指導。檔案館根據(jù)檔案主管部門制訂的規(guī)范，完善自身的管理制度體系，同時依據(jù)制度體系進行檔案信息化建設工作。這兩個層面的制度共同構成了檔案信息化的制度體系。

同時，檔案館還需要向檔案主管部門報送必要的工作信息，供主管部門進行決策參考。基礎設施是檔案數(shù)字資源建設的基本保障，也是檔案主管部門進行管理的物質(zhì)基礎。檔案數(shù)字資源是檔案館提供檔案服務的基礎。隨著技術的不斷進步，檔案數(shù)字資源的建設與管理、利用對基礎設施不斷提出新的要求，促使基礎設施不斷改進。[4]

5 輸入輸出與外部環(huán)境分析

系統(tǒng)的輸入輸出決定的系統(tǒng)的邊界。在檔案信息化建設中，首先是物質(zhì)輸入，體現(xiàn)為政府預算中對檔案信息化建設的經(jīng)費投入和政府相關部門給予檔案主管部門和管理部門的物質(zhì)和人員投入;其次是信息輸入，主要包括國家的政策法規(guī)和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位依法歸檔形成的檔案;最后是能量輸入，主要是各類基礎設施與人員的能源消耗。

檔案信息化系統(tǒng)的輸出則主要是數(shù)字化形式檔案，輸出對象包括政府機關、社會公眾、相關研究人員等。檔案主管部門與各級各類檔案館，應切實保障檔案信息化建設的有效輸入。

對檔案信息化建設而言，其外部環(huán)境主要包括兩大部分，一是制度環(huán)境，主要是指國家及其他行政部門制訂的與檔案信息化相關的法律、法規(guī)、條例、規(guī)章、辦法等;二是技術環(huán)境，技術環(huán)境的變化，既會促進檔案信息化建設，也會給信息安全等領域帶來全新的問題，這些都是在檔案信息化建設中要加以重視的問題。

檔案主管部門在制度供給時，要考慮其他制度帶來的影響與制約，并據(jù)此對自身的制度供給及時做出調(diào)整。作為檔案主管部門與檔案館，要有效識別技術變化帶來的機遇與風險，通過有效制度供給對此加以利用或規(guī)避。

6 檔案信息化建設的系統(tǒng)方法

6.1 主體管理能力建設

管理能力建設，對檔案主管部門而言，既要發(fā)揮監(jiān)督指導的職能，也要扮演檔案信息化制度體系的主要供給者，還要確保在檔案信息化建設中有穩(wěn)定持續(xù)的輸入和從事大量協(xié)調(diào)工作以保證工作順利開展;對檔案館而言，既要強化信息技術應用能力建設，也要強化檔案管理制度體系建設。同時，兩類主體均需要強化人才隊伍建設，建設一支有較高理論素養(yǎng)，懂技術的人才隊伍是檔案信息化建設成功的基礎保障。

管理能力建設的另一個重要方面是構建融智型的機制與體制。所謂融智，是指充分利用社會智力資源來推進檔案信息化建設。在檔案信息化建設過程中可以與高校、科研院所、企業(yè)順暢對接，從理論認識、制度、方案制訂與實施各個層面充分利用其他主體的智力資源。這就要求檔案主管部門與檔案館在機制體制上具有相應的保障。

6.2 輸入輸出控制

一是政策輸入。新修訂《檔案法》明確規(guī)定檔案事業(yè)要納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，檔案事業(yè)經(jīng)費納入政府預算，檔案信息化建設要納入各級政府的信息化發(fā)展規(guī)劃。應做好規(guī)劃工作，為檔案信息化建設打下良好的物質(zhì)基礎。

二是資源輸入。在加快傳統(tǒng)檔案載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的同時，盡快依法完善電子檔案接收制度，如加快制訂《電子檔案管理辦法》等，為檔案信息資源建設奠定基礎。

資源輸入的另一個方面是檔案信息資源共享服務平臺建設。檔案信息化專網(wǎng)可以采用先局部后整體，分級建設，最后組網(wǎng)的原則，即以省級行政區(qū)域為主體統(tǒng)一建設標準，先省內(nèi)建設聯(lián)網(wǎng)，再逐步實行全國聯(lián)網(wǎng)。

三是價值輸出。數(shù)字檔案館是信息化背景下檔案獲得有效利用的重要途徑之一。新修訂《檔案法》明確提出有條件的檔案館應當建設數(shù)字檔案館。檔案館應當根據(jù)自身保管的檔案信息資源情況，盡快把數(shù)字檔案館的建設列入建設目標，為檔案信息的利用提供便利。

*本文系國家檔案局科技項目“面向治理體系現(xiàn)代化和應急處置決策需求的檔案數(shù)據(jù)能力建設研究”（項目編號：2020-R-5）和鄭州航院研究生創(chuàng)新計劃基金項目“重大公共危機檔案數(shù)據(jù)資源價值計量與評估”（項目編號：2020CX15）的研究成果。

參考文獻：

[1]鄭川，朱天梅，朱伶杰，樂慶玲，李萍.檔案信息化人才需求視角下的課程與教學思考[J].檔案學通訊，2021（01）：110-112.

[2]朱丹酃，崔玉吉.基于依法治檔的航天企業(yè)檔案信息化管理探索[J].檔案管理，2021（02）：16-17.

[3]程春雨.積極順應信息技術發(fā)展趨勢 加快推進檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型[J].中國檔案，2021（03）：40-41.

[4]劉永，龐宇飛，任妍.檔案信息化發(fā)展指數(shù)研究之構建方法[J].檔案管理，2020（06）：39-40.

（作者單位：陳麗穎，洛陽軌道交通集團有限責任公司;李亞珂，朱富成，滕立，劉雙紅 鄭州航空工業(yè)管理學院，河南省信息智能處理工程技術研究中心 來稿日期：2020-12-20）