新形勢下事業單位檔案管理的改革探究

摘要：在新形勢下，事業單位檔案管理要結合時代需求完成改革和創新，意識到檔案管理對事業單位發展的重要性，并基于單位制度要求完善管理體系、標準化工作流程，整合檔案的收集、歸納 、整理、借閱等工作環節，推動信息化檔案管理的發展，提升該項工作的服務性和安全性，以檔案管理角度促進事業單位的發展。

關鍵詞：事業單位;新形勢背景;檔案管理

前言：檔案管理是事業單位核心部門之一，主要職責是關于信息檔案的整理和匯總，在新形勢背景下，事業單位檔案管理工作要滿足時代要求，提升工作效率，更好的為事業單位的發展提供保障，并結合發展需求優化工作方式，提升工作水平，相關人員應提升專業技能，重視檔案管理的改革工作。

1 新形勢下事業單位檔案管理的改革重要性

隨著時代的發展，社會需求發生了變化，在當下的社會發展中，事業單位應意識到檔案管理工作改革的重要性，建立完善的檔案管理體系，結合信息技術實現數字化、自動化管理 ，并提升檔案管理的服務性、互動性，增強各部門之間的聯動關系，提升檔案資料的應用率。

1.1 推動信息化建設

新形勢下事業單位檔案管理必然要結合信息技術構建自動化管理、數字化管理的工作模式，推動信息化建設。傳統的管理工作中主要的檔案大多是紙質信息資料，工作方式大多為人工整理，但隨著社會生產、生活方式的變化，檔案管理更多的需要數據資料的收集和整理，這則需要配合信息技術、信息管理系統等內容滿足當前的管理要求，對此在改革工作中需要推動信息化建設，滿足時代發展需求。

1.2 優化單位管理

事業單位發展中需要各個部門協同配合，有較強的聯動性，共同促進單位的發展，因此檔案管理部門也需要根據單位的發展需求做出改革和創新，提升自身工作效率，為單位創造更大的價值，配合單位中的有關部門優化檔案管理，完善檔案資料的收集、整理、儲存等工作，保證檔案資料的安全性，提升檔案資料的服務性[1]。

2 新形勢下事業單位檔案管理的改革對策

2.1 建立檔案管理體系

建立檔案管理體系是新形勢下事業單位檔案管理改革的基礎，也是關鍵點，以科學的管理體系規范管理工作。檔案管理人員應結合科學的管理理念、適合單位改革的管理方法，建立符合新時代發展的檔案管理制度，推陳出新，有序推進各項工作。在建立檔案管理體系工作中首先要完善動態管理機制，了解當前檔案管理部門的現狀，明確未來的發展方向，明確檔案管理在事業單位發展中的地位，并結合檔案資料的變化進行有關分析，充分的調研才能使改革工作有的放矢。動態管理的方式更加靈活，也能保證檔案信息管理的有效性和真實性，有關部門時刻關注企業發展，不斷學習科學的管理方式，使該項管理工作能夠與時俱進，有效追蹤管理動態，實時分析優化管理工作。其次要優化檔案管理形式，檔案管理保障著事業單位的發展基礎，有較強的功能性，因此在建立檔案管理體系中應突出管理工作的時效性和服務性，提升工作人員的工作積極性，營造良好的工作氛圍，提升單位的向心力和凝聚力，進一步提升檔案管理的工作水平和效率。

2.2 提高重視度

在互聯網時代下，事業單位的檔案管理工作改革應體現創新精神，引起管理者、工作者的重視，應用有效的檔案管理方式，適應新形勢發展。在這項工作中首先要提高檔案管理人員的數字化管理意識，檔案管理數字化在事業單位的改革發展進程中是必然的結果，檔案管理人員能夠改變固有的陳舊思想，采用科學的管理方式，為檔案管理的改革與創新貢獻一份力量，充分發揮領導的帶頭作用，應用領導責任制的方式，引導檔案工作人員提高工作的意識，多與基層工作人員溝通交流，提高基層工作人員的工作熱情。管理部門應與檔案管理人員分享科學的工作方法和管理思路，更有效的開展檔檔案管理的工作。其次事業單位相關部門應該加大對于檔案管理的資金投入，引進科學的硬件設施，讓檔案管理能夠得到技術支持，在提供檔案管理人員能力的同時保證硬件設施的引進，從內因外因兩個角度、兩個維度共同完成事業單位檔案管理的改革工作。

另外，在檔案管理工作中應規范工作流程，促進事業單位的可持續循環，在完善管理體系后，細化工作流程，應用精細化檔案管理方式，有效協調人員管理、財會管理、檔案監管等多方面的工作，使繁雜的工作精簡化，以技術手段優化工作方式，提升工作效率，提高各部門對檔案管理的重視程度，積極協調、配合檔案管理工作，充分基于該部門支持，使該項工作更加科學、系統、規范、高效[2]。

2.3 推動檔案管理信息化建設

隨著信息技術的普及，檔案管理工作也需要結合信息技術優化工作方式，搭載符合本部門應用的系統。在新形勢背景下檔案管理的發展不僅要求新，更要探尋適合部門和事業單位發展的科學管理辦法，目前互聯網、大數據、計算機技術、云儲存、共享共建是當前社會的發展趨勢，嚴謹的系統集成是信息化建設的關鍵所在，對此，檔案管理的改革要結合自身工作方向建立檔案管理部門的電子檔案管理系統及自動化辦公系統，議信息化的方式連接各部門之間的工作，提高各部門之間協同辦公的效率，實現數字檔案跨區域、跨部門處理，不同部門根據職能權限要求實現資源共享，在檔案管理系統中，應集合業務、財務、檔案幾大板塊，完成檔案的收集、整理和歸檔，提高檔案管理的工作效率，在系統平臺中完成原始數據的統一采集歸檔，實現終端管理。

事業單位檔案管理信息化建設的過程中要結合本單位的數據信息盡力數據庫，便于數據分析等工作，為單位的發展提供數據支持，提高檔案資料的利用率和服務性，且在信息化建設中要注重檔案資料的信息安全，在信息化檔案管理中通過設置秘鑰、搭載防火墻的能信息安全手段保證檔案信息的安全。檔案管理工作可引入人工智能技術，通過采集工作數據，模擬不同情況下的工作流程，實現檔案管理工作半自動化管理，由專人負責平臺系統的管理工作，確保事業單位檔案管理部門完成數字檔案存儲、實現檔案共享。同時檔案管理信息化建設要保證檔案資料的真實性、有效性和完整性，結合系統需求、工作需求制定嚴格的借閱查詢制度，保障檔案的安全性，將檔案資料設置為不同的保密級別，分級管理，按照工作職能設置查閱權限，全方位的保障檔案資料的安全性。

另外，要信息化建設中要定期檢查檔案管理設備，定期完成系統更新，保證檔案管理的信息環境安全和通暢，事業單位要結合自身的工作需求和發展狀況，按需提交系統更新、硬件設備更新的需求，根據系統應用的需求、研發的狀況，進行系統更新，并做好系統的日常維護工作。以此同時，在檔案管理體系中，應加入系統維護、信息安全巡查的工作，在定期維護巡查中能夠及時發現問題所在，并調研當前信息化檔案管理系統的使用情況，檔案管理人員也需要與信息管理部門保持密切的聯系，及時提交系統需求，信息管理部門結合檔案管理部門提交的系統需求進行優化，完成檔案管理系統的研發工作，及時更新系統，修復系統漏洞，保證檔案管理系統的穩定性和安全性[3]。

2.4 加強團隊建設

新形勢背景下，檔案管理工作不斷優化，單位相關工作人員也需要結合工作內容、工作方式的變化而提升自身的素質和能力，在檔案工作中，團隊建設尤為重要，事業單位要制定長足的人才培養、人才引入計劃，持續提升管理水平。在檔案管理團隊建設中，一方面要轉變傳統的管理思想觀念，將現代化科學的管理方式應用到工作中。另一方面要完成工作的轉型，提高人才培養、團隊建設的重視程度。

首先，加強檔案管理人員的培訓工作，以培訓的方式提升專業能力和職業素養，事業單位定期開展培訓活動，通過培訓的方式提高檔案管理人員的專業技能，并結合培訓了解先進的技術和科學的檔案管理方式，在檔案管理的改革中，能夠在工作中發現問題，提出建設性意見，配合管理者有效的完成檔案管理工作，在數字化建設中能夠熟練的使用管理系統，應用辦公系統完成文檔庫的建立、數據錄入、檔案移交、數據導出、整理組卷、借閱管理、報表打印、檔案保管等信息化檔案管理流程。

其次，設置科學合理的工作考核機制，以考核的形式激勵檔案管理人員加強自身管理，提高對自身的要求，檔案管理部門結合工作需求制定考核制度，以考核的方式激勵職工積極地完成工作，調動其工作活力，提高檔案管理人員的積極性，能夠通過考核的形式及時發現工作中的不足問題，檢驗培訓的成果，依據考核結果分析人員能力情況，進行有針對性的培訓，實現考核培訓有機循環，最終通過考核和培訓的方式提升該崗位人員的個人能力[4]。

最后，要加強人才引入工作，吸引復合型人才加入到事業單位的檔案管理工作中，以專業的角度參與到檔案管理的改革工作中，創新工作方式、細化工作流程，同時檔案管理部門引入內部競聘制度，提高部門工作活力。另外，要結合檔案管理工作的改革狀況，制定人才培養計劃，與各部門協同配合，提供技術支持、管理支持。

2.5 加強檔案安全管理

事業單位檔案管理工作的改革趨勢是數字化管理、自動化管理，在這項管理工作中應加強檔案安全管理，安全的整理檔案信息。事業單位的檔案資料中會涉及較多安全級別較高、保密級別較高的資料信息，因此在改革發展中，不僅要重視檔案資料的服務性，優化工作方式，更要結合現代化手段提高檔案管理的安全性，建立信息屏障，保證信息安全，加強檔案信息安全建設，保持工作的嚴謹性。

例如在檔案管理中的借閱管理環節，檔案管理部門不僅要負責檔案的歸檔整理，還需要在必要的情況下為單位提供數據資料，協助完成工作，在這過程中就涉及借閱的動作在檔案與外部環境接觸期間容易出現安全問題，因此要以合理的安全管理方式優化借閱管理，借閱管理同樣分為電子檔案借閱管理和紙質檔案借閱管理兩方面。一方面電子檔案借閱管理要根據不同的檔案保密級別來設置管理的方式，對于普通的檔案借閱可以通過檔案管理系統進行申請借閱，申請通過后可以按照要求查閱相關檔案資料，對于有保密級別的檔案，需要使用檔案室的設備進行查閱，且要要明確借閱使的管理要求。另一方面在借閱紙質檔案資料時，檔案管理人員應做好檔案的保管工作，同時要保證檔案室的環境安全，定期安排相關人員巡查檔案室的環境安全問題，確保設備和檔案的安全[5]。

3 結束語

綜上所述，新形勢下，事業單位檔案管理工作的改革應結合單位自身發展需求、時代發展需求建立完善的管理體系、精細化制定工作流程、完成信息化建設、調整工作方式、加強人才培養，從多角度提升工作效率，提高檔案的利用率和安全性，強化各部門之間的聯動，協同配合促進單位發展。

參考文獻

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[2] 郭曉敏，王曉雪，谷鑫，等. 實踐視角下國家事業單位房屋檔案管理的現狀與探討 ——以中國疾病預防控制中心為例[J]. 價值工程，2020，39（20）：76-78.

[3] 梁嬈. "互聯網+"視域下事業單位檔案管理優化探索 ——以衛生系統為例[J]. 辦公室業務，2019（14）：141-142.

[4] 梁日升. 事業單位檔案管理中存在的問題以及對策討論[J]. 企業文化（中旬刊），2019（11）：184.

[5] 張妍. 論完善事業單位人事檔案管理制度以提高管理水平[J]. 神州，2019（30）：292.

作者簡介：莊乾香，（1975-），女，漢族，本科，山東省日照市莒縣，館員，主要研究方向：檔案。