企業視域下湖南省高職文秘專業發展探析

龍新輝

（長沙民政職業技術學院，湖南 長沙，410004）

湖南省高職院校開辦文秘專業歷史候鳥，辦學規模較大，但從2010年開始，湖南省文秘專業辦學規模呈日趨萎縮之勢，開設文秘專業的學校越來越少，在校生規模呈斷崖式下滑，2014年，湖南省教育廳組織文秘專業技能抽查時，開設此專業的高職院校只有11 所，在校生人數不到800人。為了追根溯源，分析原因，了解專業發展前景，筆者在湖南省開展了廣泛的企業調研。

一、企業調研分析

（一）文秘專業學生就業企業情況

本次調研的有文秘專業學生就業的企業分布遍及湖南省東部、西部、南部、北部和中部，共86家企業，其中以長沙市為核心的長沙地區占52家，調研之初，企業規模、企業類型不受限制。調研結果顯示，文秘專業畢業生從業的企業，民營企業占比最高，達到68.5%，企業規模在300 人以下的達到53.6%；調研企業所屬行業則分布極為廣泛，達到數十個，具體情況見圖1。

圖1 調研企業行業分布

（二）企業需求及滿意度情況

由于文秘專業崗位具有普適性，調研企業對該專業人才都有不同程度的需求。通過對調研企業的文秘崗位進行分析發現，第一，文秘專業學生就業的行業分布極為廣泛；第二，單個企業需要的文秘專業畢業生數量相對較小，每家企業未來三年的需求量都保持在0-8 人，具體情況見圖2；第三，企業對文秘人員工作的滿意度較高，達到了93.52%。具體情況見圖3。

圖2 企業對文秘人才的需求情況

圖3 企業對文秘專業畢業生的滿意度

（三）企業不同崗位需求情況

文秘畢業生在企業的崗位主要是前臺接待崗（8.91%）、行政文員崗（38.82%）、綜合秘書崗（37.32%）、行政助理崗（8.85%）,其他崗（6.1%）。

（四）畢業生在企業主要工作情況

行政助理崗典型工作任務：參與企業經營決策（8.32%）、協調與各方面的關系（34.30%）、陪同上司出席各種商務活動（41.28%）、負責秘書部門管理工作（16.10%）等。

綜合秘書崗典型工作任務辦公室的管理（23.41%）、文件起草（24.63%）、信息收集（16.32%）、日程管理（19.88%）、上司出差準備（15.76%）等。

行政文員崗、前臺接待崗典型工作任務：接打電話（26.52%）、接待客人（31.26%）、收發郵件（13.63%）、辦公用品管理（22.67%）、安全檢查（3.14%）、衛生檢查（2.78%）等。

（五）企業對畢業生的素養要求

企業認為文秘人員應具備的素質,按重要程度分布為：排第一位的是政治素質和職業道德，第二位的是團隊合作意識，第三位的是心理素質。以下依序是專業知識體系、信息素養、文化藝術素養、法律素養等。具體情況見圖4。

圖4 企業素養要求排序表

（六）企業對畢業生的知識要求

企業要求文秘學生具有的通用知識素養按重要程度依次為：傳統文化知識（28.34%）、自然科學知識（21.56%）、創新創業知識（16.25%）、財務（15.87%）、其他（17.98%）。

企業要求文秘學生具有的專業知識素養按重要程度依次為：人際溝通（14.11%）、文書撰擬與處理（18.22%）、辦公自動化（17.66%）、辦公事務處理（13.51%）、會議事務處理（10.01%）、檔案與信息處理（10.67%）、秘書禮儀（10.84%）、現代漢語（4.98%）。

（七）企業對畢業生的能力要求

企業認為文秘人員應具備的能力,按重要程度分布為：排第一位的是溝通能力，第二位的是寫作能力，第三位的是辦公自動化應用能力，第四位的是信息搜集與應用能力，第五位的是辦公事務處理能力，第六位的是活動組織能力，第七位的是秘書禮儀應用能力。

（八）企業對提升學生實踐能力的建議

調查中發現，入職后的文秘專業學生實踐能力參差不齊，有的學生很快就適應工作，有的學生進入工作狀態慢；有的學生某一方面實踐能力強，有些能力相對欠缺。針對上述情況，企業建議學校在人才培養過程中加強實訓教學，按占比重要程度依次為：溝通實訓、禮儀實訓、辦公設備綜合實訓、檔案收集、建檔歸檔實訓、文書實訓、計算機應用技能實訓、信息搜集整合實訓等，占比都在58%以上。具體情況見圖5。

圖5 文秘實訓項目

隨著社會經濟發展、產業轉型升級的需要,企業對文秘專業畢業生提出了新的要求，其中比較突出的是信息技術要求更高、專業化要求更高、知識結構要求更全面、創新意識要求更高等。具體情況見圖6.

圖6 對文秘專業畢業生的新要求

二、企業文秘需求大數據抓取分析

以中華英才網長沙地區的數據庫為依據，選取“文秘”這個關鍵詞搜索出來的招聘信息為研究樣本。

在進行數據統計時，從應聘者角度選取了招聘崗位、公文寫作能力、溝通能力、學歷、專業要求、工資待遇、工作經驗、性別、年齡、院校級別這幾個方面作為調查指標；從招聘企業角度選取了企業規模（員工人數）、企業性質、主營業務范圍作為調查指標。

在中華英才網的長沙數據庫以“文秘”為搜索詞搜索后篩選出50 家單位的招聘信息，主要的招聘崗位按照占比排序依次為：前臺接待、文員、總經理助理、人事專員、文秘、行政助理等。各崗位的招聘信息出現頻次如圖7。

圖7 文秘搜索關鍵詞搜出的招聘崗位情況

通過以上數據我們發現，前臺接待和文員出現的頻次最多，說明高職文秘主要的就業方向之一是中大小型公司低端文秘崗位、文員和各類助理，說明在中小型企業，秘書的主要崗位還是處理辦公室的各類秘書事務，輔助管理的職能沒有充分得以發揮[1]。

針對上文所選擇的數據庫，就這50 個單位檢索“文秘”一詞，搜索出來的結果顯示，其中有14家單位對應聘者的寫作能力提出了明確的要求；有15 家通過對崗位的工作內容描述體現了對寫作能力的要求；有21 家單位提出其他應用文寫作能力要求。

秘書、總經理助理、行政專員、文員等崗位都需要與其他員工或者企業外的人進行溝通，所以溝通能力對于企業員工是必須的。在50 家樣本單位中，絕大多數都對應聘者的溝通能力提出了具體要求，也有一些單位沒明確寫出來，但是根據他們的崗位職責描述，可以判斷都是需要員工具備較好的溝通能力的。

從大數據調研得到的結論是，長沙地區文秘專業畢業生主要就職于20-300 人左右的中小企業，在300 人以上是大型企業和低于20 人的微型企業就業人數相對較少；文秘畢業生主要就職崗位是接待、文員和助理，文秘專業人才培養目標對應的職業崗位比較清晰和準確；文秘專業畢業生分布在各行各業，單個企業文秘崗位的需求人數少，和企業、行業開展一定規模的訂單式培養的可能性較小[2]。

三、企業人才需求調研結論

分析本次調研的湖南省東部、西部、南部、北部、中部86 家企業的相關情況，獲得如下調研結果：

（一）文秘專業人才市場需求穩定。

對調查的86 家企業數據顯示，湖南省大中小企業都需要文秘專業人才，據湖南省中小企業公共服務平臺數據統計中心數據顯示，湖南省共有中小型企業近6500 所，文秘專業人才就業前景廣闊。根據企業對文秘人員工作的滿意度調查，用人單位滿意度達到了93.52%，由此說明，湖南省文秘專業人才培養得到了企業行業高度認可。調查也顯示，雖然文秘人才行業需求分布面極為廣泛，但是需要10 個以上文秘專業人才的單個企業鳳毛麟角，學校成規模的訂單式培養難以實現。

（二）文秘專業人才典型工作崗位清晰

調查數據顯示86 家企業中，前臺接待崗、行政文員崗、綜合秘書崗、行政助理崗占企業文秘人才的典型崗位的93,9%。各崗位職責非常清晰，從前臺接待到行政助理，工作內容從簡單到復雜，工作任務從基礎到繁雜，對個人的能力和素質要求也越來越高，崗位的變化也體現了文秘專業畢業生入職后的晉升通道。

（三）文秘專業人才培養目標明確

根據調查數據分析，對文秘專業學生素質要求排前三位的分別是：政治素質和職業道德、團隊合作意識、心理素質；通用知識方面排前三位的分別是：傳統文化知識、自然科學知識、創新創業知識；專業知識要求按重要程度依次為：人際溝通、文書撰擬與處理、辦公自動化、辦公事務處理、會議事務處理、檔案與信息處理、秘書禮儀、現代漢語；能力要求按重要程度依次為：溝通能力、寫作能力、辦公自動化應用能力、信息搜集與應用能力、辦公事務處理、活動組織能力、秘書禮儀應用能力。

（四）文秘專業人才實踐能力需要提升

針對文秘專業學生入職后的工作實踐，企業建議學校加強實訓項目的教學，按占比重要程度依次為：溝通實訓、文書實訓、計算機應用技能實訓、禮儀實訓、辦公設備綜合實訓、檔案收集、建檔歸檔實訓、信息搜集整合實訓、演講實訓等。

四、應對企業需求的專業建設思考

（一）以課程改革為依托，解決學校人才培養與企業秘書職業能力對接的問題

本專業應該開展建立在廣泛的市場調研基礎上的課程改革，同時參照世界500 強企業的秘書職業標準，通過專家論證和科學遴選，淘汰不適應現代企業秘書崗位需求的課程，動態新增設涉及現代企業秘書核心技能的新課程，解決該專業教什么的問題[3]。

（二）以企業模式來運營，解決學校人才培養與企業秘書職業要求匹配的問題

“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。學校應該通過讓學生在真實的企業環境下參與專業實踐，同時可以專營與秘書工作相關的有償服務項目，迅速提高他們的綜合實踐技能[4]。改變人才培養模式，讓學生盡快符合企業秘書的職業準入條件，因而受到現代企業的歡迎，解決怎么教的問題。

（三）以構建科學合理的實踐教學體系，解決學生專業理論增長和實踐能力提升和諧統一的問題

傳統的實踐教學往往只注重學生每一門課程學習中理論知識與實踐操作的結合，注重學生的畢業實踐，為了讓學生在實踐中加深對專業的了解，在學習中不斷提升實踐能力，建議構建科學、合理、高效的實踐教學體系，在有序推進完成學生職業感知、職業認知的基礎上，逐步實現學生職業能力提升。