網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教工人事檔案管理方法探究

謝孟勝

摘? ?要： 在當(dāng)今社會信息高速發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境極度發(fā)達(dá)的形勢下，新技術(shù)、新平臺被每個行業(yè)充分利用以發(fā)展自我，高等教育領(lǐng)域也不例外。通過當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，有效管理高校人事檔案，適應(yīng)新形勢需要，積極應(yīng)對新技術(shù)的挑戰(zhàn)，并提出解決對策，使得檔案管理工作蒸蒸日上。

關(guān)鍵詞： 高校? ?人事檔案? ?管理? ?網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

高校教育事業(yè)快速發(fā)展，使教工人事檔案資源成倍增加，人事檔案管理的傳統(tǒng)模式面臨挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)新形勢的需要，檔案管理工作的特性尤為重要。為了更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、管理自動化、資源共享等，必須使管理效能得到提高、前端控制得到加強(qiáng)、信息開發(fā)和專題編研得到強(qiáng)化，這是如今高校人事檔案工作者探討的熱門話題，也是高校人事檔案管理制度革新和發(fā)展的必經(jīng)之路。

一、高校教工人事檔案工作的特性

1.檔案具有機(jī)密性

人事檔案是記載員工個人信息的原始記錄，具有機(jī)密性，尤其是領(lǐng)導(dǎo)和干部、優(yōu)秀學(xué)者的檔案，管理不善，就會造成一些本不該有的損失和信息流失，對當(dāng)事人和管理單位造成諸多麻煩。保證檔案的機(jī)密性，維護(hù)檔案的安全性是重中之重。

2.動態(tài)管理檔案

高校教工教書育人工齡的增加，使檔案中的材料增加，根據(jù)人事檔案管理的要求，高校教工的資料需要實(shí)時更新，使檔案管理過程遵循動態(tài)管理原則。

3.材料來源廣泛

高校人才來源多種多樣，不僅有在職、離職教工檔案，還有無檔案的人才等，故人事檔案的來源和類型多樣化，檔案管理要靈活多變。

4.開放利用檔案

檔案與個人的利益是密不可分的，個人的調(diào)動都會作為人事檔案材料審核的重要依據(jù)，信息化技術(shù)的發(fā)展逐漸改變個人信息服務(wù)方式，減弱人事檔案的神秘度，顯示出現(xiàn)如今開放利用檔案的這一事實(shí)。

二、高校教工人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，雖然高校不斷加強(qiáng)檔案管理工作，但是長久以來，由于人事檔案信息管理意識不強(qiáng)，工作過程比較煩瑣，人員配置不夠，對管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理中的資源開發(fā)與利用滯后，檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂觀。

1.缺乏信息化管理意識

一些高校認(rèn)為人事檔案信息化管理可有可無，對其重視不夠、意識不強(qiáng)。即使有些高校建立了基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺，但大部分采用的技術(shù)比較落后;有些雖然對硬件設(shè)施建設(shè)足夠重視，但實(shí)際操作時卻忽視軟件和系統(tǒng)管理平臺建設(shè);有些高校雖引入了計算機(jī)管理技術(shù)，但是由于管理者水平有限，局限于傳統(tǒng)管理模式如打印等簡單的操作，不具有充分的動力對管理技術(shù)進(jìn)行開發(fā)應(yīng)用，使得高校檔案管理信息化管理氛圍淡薄，檔案數(shù)字化管理的使用次數(shù)甚少。同時，管理者忙于收集整理新形成的材料等大量重復(fù)性的無意義的勞動，沒有顧及信息的開發(fā)和利用，導(dǎo)致人事檔案信息的共享率過低，檔案管理呈現(xiàn)封閉化。

2.表格填寫魚目混珠

隨著社會的發(fā)展，在就業(yè)和升遷等方面，人們越來越重視人事檔案，將其作為參考憑證，因此，我們要對歸檔材料進(jìn)行嚴(yán)格的鑒別和審核。但是在實(shí)踐操作過程中發(fā)現(xiàn)，有些工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷的填寫前后不一，有些學(xué)歷填寫有誤，參加并拿到結(jié)業(yè)證的課程班，寫的卻是本科或者研究生，有些出生時間、工作時間等信息前后不一，年齡填寫得越來越小，工作時間越寫越早，學(xué)歷比實(shí)際填得高，工人寫成干部，技工代替普工，這些檔案的真實(shí)性由于時間久遠(yuǎn)，難辨真假。

3.提供的材料缺斤少兩

上級歸檔明確提出，必須將干部的履歷和自傳、學(xué)歷和評聘職務(wù)、政審、工資等十大類進(jìn)行歸檔，但是實(shí)際上，有些形成材料殘缺不齊，比如有些雖然是升學(xué)或者轉(zhuǎn)干，檔案中卻沒有記載;有些應(yīng)該有審批意見和個人簽名的沒有;有的因調(diào)動崗位，使得部分檔案缺失，削弱了憑證和依據(jù)的功能;還有一些考核評鑒的材料缺失，情況不詳，在一定程度上影響單位的判斷和對本人的了解。

4.學(xué)歷檔案不系統(tǒng)

最近幾年，擁有高學(xué)歷的教工增加，收集學(xué)歷材料就成為重點(diǎn)，比如從高中一直到最終學(xué)歷的原始材料，應(yīng)該涵蓋報名表、入學(xué)時期的登記表、學(xué)籍信息表、結(jié)業(yè)證、授予學(xué)位的證明等，但是并不是每份材料的連續(xù)性都是充足的，有的高中材料殘缺不全，只有報考表或者入學(xué)登記表;有的本科期間只有學(xué)籍表或者體檢表，材料不夠完整;研究生階段材料不是完整系統(tǒng)的，碩士和博士檔案中缺少本科材料，各種情況層出不窮;有些出國學(xué)習(xí)了，對本科學(xué)習(xí)情況和是否獲取學(xué)位不能清晰闡述，導(dǎo)致材料無法歸檔。

5.人和檔案沒有對號入座

檔案跟隨個人、人和檔案的統(tǒng)一是管理人事檔案最基礎(chǔ)的原則，但是有檔案沒有此人，或者反之的情況在高校教工人事檔案中經(jīng)常出現(xiàn)。隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校為吸引人才但無法獲得個人檔案和人事關(guān)系，只能重新建立檔案，有些人因出國或者自動離職，忽略自己檔案的存在與否，造成檔案與個人無法對應(yīng)的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在很大程度上影響管理人事檔案工作的有序性。

三、高校教工人事檔案管理信息化發(fā)展措施

數(shù)字化時代對高校教工人事檔案的要求越來越高，廣大高校在人事檔案管理技術(shù)上開啟管理數(shù)字化、自動化、資源共享化的工作刻不容緩。在高校檔案管理工作中強(qiáng)化對人事檔案的開發(fā)利用和優(yōu)化服務(wù)是當(dāng)代高校檔案管理工作的重中之重。

1.增強(qiáng)管理者信息化意識

檔案管理者首先必須重視人事檔案管理這項工作，在工作過程中不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平，在政務(wù)信息化建設(shè)中，將高校人事檔案信息化作為檔案管理的首要任務(wù)。其次，將人事檔案信息化處理作為評價、考核領(lǐng)導(dǎo)和管理者的基本項目。最后，高校要通過多種渠道提高檔案管理者的創(chuàng)新能力，解決信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，加快檔案的信息化建設(shè)。

2.提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量和速度

首先，在信息化高速發(fā)展的大背景下，通過改革不適應(yīng)新形勢的規(guī)章制度，提高人事檔案管理和服務(wù)質(zhì)量，及時制定和完善人事檔案管理制度。其次，在建立健全人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上提升管理者的業(yè)務(wù)水平，不僅要讓他們做到愛崗敬業(yè)、精通業(yè)務(wù)，還要對檔案材料的收集、研究、歸檔等比較熟悉，并掌握相應(yīng)的信息化知識與技能，在提高檔案管理速度的同時，提高檔案管理質(zhì)量和技術(shù)水平，方便開展人事檔案管理信息系統(tǒng)。

3.嚴(yán)格把關(guān)檔案管理前端控制

為保障人事檔案的真實(shí)性、完整性、權(quán)威性等，就要針對管理中的問題，做好前端控制。第一，不能存在“坐、等、靠”這一觀念，要及時掌握檔案材料形成的規(guī)律，還要掌握材料的來源和發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，主動與有關(guān)單位溝通聯(lián)系，及時了解和解決材料檔案中出現(xiàn)的問題，指導(dǎo)和督促材料的生成，有針對性地收集和整理每年新形成的材料，比如晉升、考核、各種獎懲等，都要對此類檔案進(jìn)行認(rèn)真的鑒別和取舍，對前端加強(qiáng)控制，增強(qiáng)全局跟蹤意識，確保材料真實(shí)完整，各種手續(xù)完備，對歸檔材料的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。

4.促進(jìn)檔案信息化和現(xiàn)代化

先進(jìn)科技對檔案管理現(xiàn)代化來說不可或缺，現(xiàn)代化可以盡快完成檔案的信息化、擴(kuò)大化服務(wù)，將教職工人事檔案數(shù)據(jù)庫建立在檔案局域網(wǎng)內(nèi)，把員工的情況和信息有選擇地錄入，比如員工的學(xué)歷、職務(wù)、家庭情況等，將這些信息分類加工、按要求整理，系統(tǒng)化、完整化人事檔案信息模塊，增加日常管理工作的效能，比如查詢信息、統(tǒng)計信息、分析信息等，對有關(guān)部門檔案信息的需求最大限度地滿足，必須認(rèn)真審批個人秘密檔案，確定開放范圍。

5.建立高等人才信息庫

衡量人事檔案管理工作是否優(yōu)秀是開發(fā)和利用人事檔案信息資源的基本準(zhǔn)則，高校高層人才的特點(diǎn)是聚集，特別要重點(diǎn)建立這些優(yōu)秀的專業(yè)技術(shù)人才的信息庫，比如在國內(nèi)和國外均享有較高聲譽(yù)的兩院院士，還有各個學(xué)科的奠基人等。這些專家人才的生平經(jīng)歷和傳記、主要的貢獻(xiàn)等，建立與此相關(guān)的信息系統(tǒng)，不僅如此，還可以為國家甚至省級的專家等優(yōu)秀人才建立信息庫，為人才培養(yǎng)和選拔提供準(zhǔn)確無誤的信息，莘莘學(xué)子將會銘記并傳承這種無形資產(chǎn)。

6.提高人事檔案編研的效率

實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用是人事檔案管理工作的最終目的，然而人事檔案的有效利用途徑之一是檔案編研工作。包括相關(guān)、相聯(lián)檔案信息傳輸與交換、資源利用與共享，所依托的必要平臺手段是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。要想充分發(fā)揮人事檔案信息化的整體效益必須充分利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，比如建立邊沿數(shù)據(jù)庫就可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)，廣泛搜集各種資料，通過編研檔案，系統(tǒng)有序地提煉和整合所需要的各類型的專題檔案資料，充分利用網(wǎng)絡(luò)的即時性、交互性、存儲傳播的特點(diǎn)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，人事檔案信息資料的開發(fā)和利用的領(lǐng)域通過這種方法拓寬，不斷發(fā)展檔案編研工作，應(yīng)科學(xué)地核準(zhǔn)信息采集情況，保證信息的準(zhǔn)確性和唯一性。

四、結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)信息化的時代背景下，高校必須思考并妥善規(guī)劃好人事檔案管理的發(fā)展思路和方案，堅定不移地走技術(shù)化管理和便捷化服務(wù)路線，將提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)作為人事檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。隨著我國高校規(guī)模日益擴(kuò)大、教職工人數(shù)的遞增，人事檔案的數(shù)量急劇增長。這就要求檔案管理和服務(wù)工作必須依靠網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)數(shù)字管理，相應(yīng)地要求提高管理水平和服務(wù)效率，高校人事檔案管理工作必須開拓創(chuàng)新、積極進(jìn)取，跟上時代發(fā)展步伐，為高校未來人事資源管理的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

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