關于財務共享費用報銷模塊建設的思考

嚴家臣

【摘要】財務共享模式在近年來迎來了蓬勃發展的時代，但在中國企業中應用時間不長，大多數企業還處于開發、探索或試運行階段。“費用報銷”模塊作為財務共享模式下的一個重要基礎模塊，對提升財務管控的效果明顯，在財務共享中心建設中不可或缺。文章以W物流集團公司在財務共享建設進程中“費用報銷”模塊為對象，分析總結取得的成效，并針對財務共享模式下費用報銷模塊在實踐中發現的一些問題進行思考，提出了優化的建議，以期進一步提高企業費用報銷的效率和管控水平。

【關鍵詞】財務共享；費用報銷；信息化

【中圖分類號】F426.92；F406.7

近年來，隨著大數據、云計算、“互聯網+”、RPA（機器人流程自動化）、人工智能AI等新興技術的快速發展，國資委、財政部等相關部門也對推進管理會計體系建設、提升會計信息化水平等指明了方向，在財政部發布的《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》中明確指出：“鼓勵大型企業和企業集團充分利用專業化分工和信息技術優勢，建立財務共享服務中心，加快會計職能從重核算到重管理決策的拓展，促進管理會計工作的有效開展。”因此，傳統的財務會計工作也正迎來重大變革，財務共享服務逐步列入越來越多企業的重點工作甚至戰略性工作中，財務共享的時代正向我們走來。

W公司是一家國有物流企業集團公司，截至2019年底，在全國共有境內企業1100家，全國網絡分布于32個省、自治區、直轄市以及香港地區；海外73家機構分布于38個國家和地區。W公司的財務共享中心的建設于2018年開始啟動，采用的戰略布局是建設南北雙中心的財務共享服務中心，將企業集團不同單位按照地理分布劃分為不同的管理區域，將財務流程集中至就近區域的共享服務中心進行處理[1]。由于費用報銷業務在財務會計核算中占比較大，在傳統財務管控模式下工作量大、審批流程復雜、耗時耗力，因此W公司將費用報銷模塊作為財務共享系統首批上線的模塊之一。下面以W公司在財務共享建設進程中“費用報銷”模塊為對象，分析總結取得的成效，并針對實踐過程中發現的問題進行思考，提出優化建議，以期進一步提高企業共享費用報銷的效率和管控水平，也為其他正在上線或計劃上線財務共享系統的企業提供參考。

一、財務共享費用報銷模塊建設取得的成效

（一）W公司財務共享費用報銷流程建設的基本情況

W公司共享報銷依托集中核算系統、網上報賬系統和影像系統，實現財務人員處理多主體單位的報賬稽核等財務業務[2]。共享費用報銷的基本流程是：提單——單據流轉（掃描上傳）——業務審批——共享中心審核入賬（按統一會計審核標準審單完成自動生成費用憑證）——付款（根據已維護好的主數據信息進行銀企直連批量付款、付款成功后自動生成付款憑證）。

目前已上線財務共享費用報銷模塊的下屬主體公司數量達180家以上，為超過8000人的職工用戶提供服務。

（二）W公司財務共享費用報銷模塊上線后取得的成效

1.數據質量提高

在系統開發階段，W公司就對各下屬公司所涉及的所有費用報銷業務場景和流程進行了全面的調研，在充分調研的基礎上，對各項流程進行了梳理、歸類，形成12個四級流程，統一規范各類經濟事項核算口徑，固化到系統中，這樣就讓會計憑證自動生成的規則固化，同時，通過報銷系統、資金系統、財務系統等相關系統間集成，提升數據傳輸準確性，從而有效提升了財務數據的質量。

2.費用管理更加規范、預算控制能力提升

隨著財務共享系統的上線，集團公司統一了共享模式下費用報銷的制度，統一審批流框架，推動管理提升，財務流程執行情況也更加透明化，同時，共享模式下，促進了財務轉型，財務對決策支持的能力得到加強。

W公司通過將費用預算控制嵌入到費用報銷流程中，能夠實時掌握預算的完成情況，并能夠實現對各項費用總額以及費用開支標準的精準控制，另外，系統還能夠提供預算的跟蹤分析工具，共享報銷上線后，費用預算的控制能力提升。

3.風險控制、合規管理、財務管控水平得到了提高

通過單據影像掃描系統，結合OCR自動識別技術，對發票自動驗真、查重，影像管理系統集成了安全管理技術，費用控制管理系統與之相結合可以全面提升財務信息風險管控水平。通過OCR識別技術，與稅務系統對接，可以實現對發票真偽的核查，避免收到不規范發票或虛假發票，以及避免同一發票重復報銷的問題。

費用報銷部分流程固化，可以避免未批先付、或審批環節疏漏、審批不完整的風險。資金支付數據集成傳輸、集中支付，降低資金支付風險。

費用報銷將部分控制點系統固化，能夠有效控制風險，而且能夠很好的執行“八項規定”相關費用標準，對合規管理起到了良好的促進作用。通過這些方面的控制，讓財務管控水平得到了提高。

4.效率提高、信息化水平提升

財務共享費用報銷系統通過運用了大量的信息技術，比如OCR自動識別、二維碼識別等技術、銀企互聯系統自動付款、RPA輔助審單、費用憑證和付款憑證自動生成等，系統自動化支撐讓財務工作整體效率大幅提升，系統自動化與集中共享規模經濟效應作用下，W公司320多人承接了原570多人的工作量。

財務流程線上化、財務核算從經濟事項提報到財務數據生成由財務共享一體化的平臺支撐，財務共享核心系統與周邊系統互聯互通、銀企直連、會計憑證自動生成、會計檔案電子化等讓公司的財務工作信息化水平得到了有效提升。

5.資源整合、降本增效

財務共享服務模式通過流程標準化，分工專業化，能夠有效整合財務資源，充分實現規模經濟，降低財務人力成本，同時，財務共享促進了財務工作和財務人員的轉型，財務對業務經營、決策的支持作用能夠更好的發揮。

二、實施過程中存在的問題分析

（一）階段性單據積壓導致共享中心超負荷運行

系統上線以來，審批的效率在逐步提高，但仍然存在階段性單據大量積壓的問題，特別是每月底臨近月度關賬前、年底臨近年度關賬前以及長期節假日后等時間段問題比較突出。這些時段，共享審核崗的審單人員工作負荷極大，經常需要連續加班加點，即使這樣，有時仍無法按時完成全部單據的審核，導致關賬時間延遲，而W公司對關賬時效有嚴格的規定，一旦關賬延遲就會造成財務報表、數據通報等一系列工作的延后，影響較大。

（二）退單情況以及退單原因統計分析

W公司財務共享系統費用報銷流程上線后，剛開始階段退單率較高，前期達到15%左右，后面月份退單率呈逐步下降趨勢，至今正式上線半年后，退單率近期仍然在8%～10%左右，根據對退單的原因進行統計分析，占比較大的主要集中在以下3個方面：

1.填單問題

公司大多數員工都會或多或少涉及到費用報銷，但是每位員工的經驗、素質以及對事情的理解能力參差不齊，因此在填單的時候，容易出現各種錯誤，比如費用類別、費用項目選擇有誤、發票類型選擇不正確、稅率填寫錯誤、是否可抵扣選擇有誤、金額填寫錯誤等。

2.票據問題

常見的問題有發票的內容或格式開具有誤，比如字跡不清楚、印鑒缺失或加蓋不清晰或蓋章位置不對、數量或單價錯誤、金額有誤、備注欄應填未填等。

3.合同等必備附件問題

W公司對費用報銷、采購、付款等有著嚴格的管理制度，因此在費用報銷時需要附上相關合同以及按內部管理制度要求的各種審批文件資料等，而在實際操作中，報銷人員由于疏忽或對制度要求不熟等可能會漏附這些相關的資料。

從退單環節統計情況來看，退單的主要環節是到財務共享中心審核發現問題而退單，現在W公司的費用報銷的大致流程是：報銷人填單提交→影像掃描→業務審批→財務共享中心審核→付款。這樣的流程設計就造成一旦到共享中心審核環節發現有問題，退單之后就又要從頭到尾走完完整的一遍流程，不僅耗時較長，而且同一單報銷多次經過相關領導或管理層，既會影響到報銷流程的審批效率，也會增加各層級審批人員工作負擔。

（三）提單和影像掃描的端口問題

目前，W公司填單提單功能只能在電腦端操作，而公司的員工除了后勤職能管理人員工作場所相對固定外，其他有相當一部分人員會根據業務的經營需要分散在各個業務點，還有一些在一線從事基礎的業務工作，因此，存在有部分人員不方便或不一定有電腦來操作相關的填單提單工作。

另外，W公司所有的費用報銷提單必須要經過影像掃描環節，而影像掃描只能在固定的安裝了影像掃描系統并連接了符合系統要求的掃描儀的電腦操作。因此，一般一個公司或一個區域僅設置1～2個這樣的掃描點，通過設置掃描崗專人負責掃描工作或各個報銷人自行前往掃描。

（四）電子票據的管理歸檔

目前，W公司財務共享費用報銷系統中對電子票據與紙質票據采取管理相同的管理方法，未專門對電子票據進行特別的管理。

而電子票據越來越普及，應用范圍越來越廣泛，根據國家稅務總局2020年12月20日剛剛發布的2020年第22號公告《國家稅務總局關于在新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化有關事項的公告》的要求：為加大推廣使用電子發票的力度，在全國新設立登記的納稅人（以下簡稱“新辦納稅人”）中實行增值稅專用發票電子化，自2020年12月21日起，在天津、上海、廣東和深圳等11個地區的新辦納稅人中實行專票電子化，受票方范圍為全國。自2021年1月21日起，在北京、湖南、廣西和青島等25個地區的新辦納稅人中實行專票電子化，受票方范圍為全國。另外，根據財政部及國家檔案局2020年3月份發布的《財政部 國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》財會[2020]6號的要求：“使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數據，能夠按照國家統一的會計制度完成會計核算業務，能夠按照國家檔案行政管理部門規定格式輸出電子會計憑證及其元數據，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序，且能有效防止電子會計憑證重復入賬。”“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。”

根據以上文件的要求，電子會計憑證有其特殊的管理要求，特別是要同時保存打印該紙質打印件的電子文件元數據，即必須保存OFD源文件，不得以截圖等其他形式保存。因此，在財務共享系統中有必要根據這些規定對電子票據進行專門的管理。

三、進一步優化的建議

（一）完善制度，并嚴格執行，促進及時報銷

建立完善適用整個集團的、統一的、符合財務共享模式的費用報銷管理制度，將費用報銷的時限進行規范，按照權責發生制的要求，原則上要求當期費用當期報銷，特殊情況確實無法及時報銷的，須補充說明并經特別審批程序后才允許報銷，通過這種制度及管理機制的建立并嚴格執行，將時限審核要點嵌入到系統中，促進大家及時報銷，這樣既能夠有效緩解甚至避免階段性特別是年底大量積壓單據的問題，又能讓財務數據更加及時、準確，避免人為因素造成費用不正常波動。

（二）壓降退單率、提高工作效率

通過對退單集中問題的梳理分析，形成問題清單，并有針對性的進行解決：

1.建議增加在線客服功能，通過智能客服和人工客服相結合的方式，讓用戶在使用過程中遇到問題可以及時得到解答，比現在的微信群或郵件解答方式更加簡便快捷，智能客服也可以有效減輕人工解答的工作量，提升工作效率。

2.將常見問題清單及標準解答，下發至各公司，供參考、學習、培訓。

3.對于填單容易出錯的地方，或附件容易遺漏的方面，通過增加注釋進行提示提醒，提高填單質量。

4.對影像掃描及自動識別系統進行優化升級。

另外，為了避免原來流程中到共享審核發現問題后，從頭到尾全部重走一遍流程，可以考慮以下兩個方案：

（1）對共享系統費用報銷模塊的審核審批流程各環節的順序進行調整，財務共享服務中心作為審核環節，本地管理層作為審批環節，可以由現在的先審批再審核調整為將審核環節置于審批環節之前，可將共享審核放在影像掃描環節之后，避免原來流程中到共享審核發現問題后從頭到尾全部重走一遍流程。調整后的流程為：報銷人填單提交→影像掃描→財務共享中心審核→業務審批→付款。

（2）保持現有流程順序不變，但對退單后的流程進行優化，細化區分不同的錯誤類型自動選擇退單修改后的流程走向，對于非必要審批的錯誤，在退回修訂后可以直接流轉到共享審核環節，不必再重新全程走一遍審批流程。

（三）優化提單和影像掃描的端口

為了更方便快捷提單，建議開發及開放在手機等移動端的提單功能，而且，現在手機的拍照功能也已有了很大的提升，大部分手機的像素已完全能夠滿足高質量掃描票據的要求，因此，建議對掃描端口也在手機等移動端進行開放。對于擔心移動端提交后報銷紙質單據及附件票據的傳遞不及時問題，可以通過制度的建立完善，提出要求及明確考核機制，也可以在報銷流程的付款環節前增加一個收單審核環節后支付等方式來解決。當然，為了最大限度保障單據的質量問題，也可以嘗試將部分常用的且及時性要求較高的報銷流程先在手機端進行測試運行，待相關的配套技術成熟后再全面開放。

（四）根據電子票據的管理要求，對系統功能進行優化

按照《財政部國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》財會[2020]6號的要求，對共享系統的費用報銷模塊的電子票據進行規范管理，對系統功能進行優化，在提單時及上傳附件時對于電子票據的源文件進行審核，并設置電子票據數據庫，可隨時檢索、調用。

財務共享服務中心費用報銷模塊的上線不是終點，而是新起點，需要建立完善的運營管理體系，通過PDCA循環的模式，在實踐過程中不斷發現問題、解決問題，針對不同建設階段選擇性關注重點維度，優化提升，才能使其保持良好的運營，全面提升服務質量，促進企業財務轉型。

主要參考文獻：

[1]郭奕，趙旖旎，劉雅瓊，姚瑤.中央企業財務共享服務建設情況報告[R].國資報告，2019.

[2]秦小艷.財務共享模式下費用報銷優化探討[J].商業會計，2019，（13）.