探析新時期加強企業檔案管理工作的有效途徑

詹艷輝

【摘 要】新時期，加強檔案管理工作成為企業的重要工作內容，通過采取多種措施開展企業檔案管理能夠進一步提升企業的工作效率，也有助于更好地開展企業文化建設，促進企業可持續發展。因此，為確保目前檔案管理工作的規范性與科學性，企業檔案管理工作人員應積極反思目前檔案管理過程當中遇到的問題，并采取優化策略予以解決，切實提升目前企業檔案管理綜合水平。

【關鍵詞】新時期;企業檔案管理;有效途徑

【中圖分類號】G27;X32 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）04-0240-03

檔案管理對企業的發展至關重要。新時期，企業檔案管理部門的工作人員應積極應用信息技術等改進檔案管理工作，通過合理、科學地規整文檔，為企業今后發展提供重要的參考依據，并為領導層決策提供更多的信息與資料。因此，檔案管理工作作為企業發展過程中必須落到實處的工作，對相關工作人員的業務水平及綜合素質提出較高要求。因此，檔案管理人員應當積極結合企業發展要求，不斷更新檔案管理技能，與時俱進，借助多種手段做好企業檔案管理工作，為企業各項工作的順利開展打下扎實的資料基礎。

1 新時期加強企業檔案管理工作的重要性

在企業生產經營過程中，為了實現可持續發展，管理層及相關工作人員應注重企業檔案管理工作。實際上，一個企業要想獲得經濟增長，只關注利潤收入是遠遠不夠的，應采取多種手段做好檔案管理工作，為企業下一步生產及決策提供參考 [1]。此外，檔案管理水平也是衡量目前企業管理水平的指標之一，通過實施科學、有規劃性的檔案管理工作，能夠較好地記錄企業發展和歷史情況，為企業后期決策提供重要參考。在當今信息時代，應當通過大數據等手段抓取經營管理數據，通過有序的檔案管理為企業的生產及經營活動提供信息支撐 [2]。與此同時，檔案部門管理人員應充分把握檔案管理工作的規律和特點，并根據工作性質的不同進行優化整理與歸納，真正做到讓企業檔案管理為企業后續生產經營活動服務。此外，工作人員要積極采取自動化、無紙化等手段創新檔案管理方式，做好文件的修改、歸檔工作，高效、有序地開展企業檔案管理工作。

企業檔案管理部門的工作者要選取合理方式開展檔案管理，并能夠不斷反思當前企業檔案管理機制當中暴露的弊端，進一步優化與改進，進而將先進的管理思想與手段吸納進來，切實改善企業檔案管理環境，真正發揮檔案管理的重要作用。新時期，做好企業檔案管理工作，不僅在于它能夠將企業的各類信息進行規范安置，更在于能為企業的長期發展提供可參考的重要信息 [3]。因此，基于新時期背景下加強企業檔案管理工作至關重要。

2 新時期企業檔案管理工作開展過程中存在的問題

2.1 部分企業檔案管理信息化程度有待提升

目前，在企業檔案管理過程中，部分企業仍舊采取人工的方式開展檔案管理工作，缺乏與時俱進的信息化意識，對紙質檔案的收集及歸納大大耗費了人力、物力，還不利于檔案信息充分服務于企業。同時，相關檔案管理人員也未意識到信息化對檔案管理工作的全方位的革新意義，只是依托目前紙質檔案管理的經驗開展各項工作，尚未采取相應措施讓信息化技術與檔案管理工作有機結合。

2.2 對檔案管理工作缺乏足夠的重視

在檔案管理工作開展過程中，部分管理人員缺乏對檔案管理工作的足夠重視，當管理者出現觀念上的誤差時，將會直接導致后續工作的順利開展。所以，企業的管理人員應與時俱進，不斷提升管理技能，在較高水平的專業知識及技能的支持下對目前的檔案管理流程進行優化。但是在當下的檔案管理過程中，部分管理人員過于注重業績及工作效率，缺乏對檔案管理工作的重視。因而，應當針對檔案管理過程中存在的問題進行及時總結，并及時進行改進與革新，也需要企業檔案管理人員能夠更新管理觀念，主動學習數字化等知識，推進企業檔案管理的健康發展。

3 新時期加強企業檔案管理工作的有效途徑

3.1 樹立正確的檔案管理工作理念，創新檔案管理手段

在具體操作過程中，領導層及檔案部門的管理人員應樹立正確的檔案管理工作理念，并能夠采取相應的創新手段進行檔案管理。首先，對目前檔案管理而言，通常有電子化與紙質化兩種文檔形式，為進一步促進檔案管理的可持續性，應將檔案保存和利用好，并根據不同檔案的性質進行個性化檔案管理建設工作。此外，檔案管理工作人員及相關領導也應高度重視檔案管理工作，配備相應的軟件及硬件設備，營造良好的企業檔案管理環境，為后續開展相應的檔案管理工作奠定堅實的基礎。企業的檔案文件具備政治特點與政治屬性，必須與企業發展目標相適應，并能夠規范地開展各項檔案工作。此外，檔案管理工作人員應當意識到自身工作的價值，要能夠從繁雜的事務當中看到檔案管理工作對企業發展的重要價值，不斷增強自身的責任心，主動關心檔案管理工作進展，積極應對檔案管理過程當中出現的問題，進一步形成“領導帶頭、人人重視、專業管理、務求實效”的檔案管理工作氛圍。

在應用實踐環節，檔案管理工作者應當結合目前企業現有的文件進行匯總整理，統一各類文件材料制作格式和質量標準，將文件的歸檔整理與源頭溯源等工作具體化與精確化，通過信息技術的應用從在源頭上確保文件材料真實、準確、完整、系統。在應用創新手段進行檔案管理的過程中，在保障效率的同時也應當確保質量 [4]，最大限度地避免數字化創新手段對檔案管理工作產生負面影響。

3.2 加大檔案人員技能培養力度，提升檔案管理質量

為了加強當前企業的檔案管理工作，還應進一步加大對檔案管理人員技能的培養力度，切實提升檔案管理質量。目前，企業管理機構中，檔案管理工作主要包括收集、歸檔、保密、查閱、開發利用企業檔案等，諸多檔案管理工作環節對檔案管理人員的技能有越來越高的要求。因此，企業檔案管理人員必須具有較高的專業能力及信息素養，才能夠有條不紊地開展各項檔案管理工作，做好檔案的歸檔及解答工作，并從繁雜的檔案管理當中梳理有價值的信息，為領導層提供有價值的決策信息。此外，檔案管理人員應當不斷提升現代化信息管理水平，進一步契合當下信息社會提出的一系列要求，將紙質檔案與電子檔案進行有機融合，運用現代化技術做好檔案管理工作，借助信息間的重組拓寬信息資源與渠道，滿足更多員工對企業檔案信息的需求。

同時，為提升檔案管理人員綜合素質，應定期為在職員工提供培訓機會，通過講座及外出交流等多種形式為管理人員注入新的管理理念與更新管理手段，使其能夠更好地開展檔案管理工作。在開展崗位業務培訓的過程中，可采取“傳幫帶”等手段，使年輕剛入職的檔案管理人員快速進入工作狀態，掌握檔案管理技巧，綜合提升企業的檔案管理水平。需要注意的是，為確保企業檔案管理工作順利開展，要把好人才錄用這一關，企業人員應結合實際情況制定檔案管理人員招聘及培訓規劃等，并通過線上、線下等多種手段做好檔案管理人員的培訓工作，不斷提升其業務水平，系統地提高企業檔案管理隊伍的綜合素質。

3.3 完善企業檔案管理規章制度 夯實檔案管理基礎

新時期，企業檔案管理制度得到了較大的革新，以往傳統的管理制度已經跟不上時代要求。現階段，我們已經置身于數字化時代之中，已經由紙質保存檔案的管理轉變為由電腦等媒體保存的虛擬檔案。新時期的檔案管理機制得到較大優化，為了真正做好企業檔案管理工作，首先，應建設更加完備的管理機制夯實檔案管理基礎。基于當前數字化時代背景，電子化處理手段成為當前企業管理檔案的通用手段，企業應進一步更新與完善檔案管理制度，嚴加看管企業的機密文件檔案，對電子檔案的保管，應當開發與引入防火墻機制，真正做好企業機密檔案的保密工作。其次，為進一步規范保存與整理企業檔案，也應對各項工作制度進行監督檢查，不斷適應新時期的企業檔案管理工作，同時應加強對企業檔案管理機制的改革，將檔案管理工作納入當前基層工作考核范圍，通過這種形式增強檔案管理工作對企業員工的約束力，也有助于提升當前企業檔案管理工作水平，真正發揮檔案資料的重要價值。

例如，為進一步建設更加完備的企業檔案管理系統，企業可根據實際情況設置一整套完備的企業檔案管理手續，做到“全、清、準、快、密”。“全”主要是指在檔案歸檔整理過程中確保歸檔率達100%，不丟失。“清”主要是說在整理過程中做到目錄清晰，不紊亂。“準”則是指在開展工作的過程中能夠精確且快速地進行檔案分類與查找。“快”就是要求檔案管理員能夠在最短時間內找到目標文件。“密”就是應當嚴格落實當前檔案管理制度。總之，企業檔案管理制度并非一成不變，需要根據時代及信息技術的發展狀況進行不斷的調整，充分借助現代化手段保障企業檔案管理工作的順利開展，為后續借助檔案管理工作提高企業服務水平奠定基礎。

3.4 逐步優化數字檔案管理系統，提升檔案管理水平

新時期的最主要表現之一是當前檔案管理逐步呈現信息化、數字化特點 [5]。在具體實踐與操作過程中，通過優化當前數字化的管理步驟與技術能夠使工作更高效。因此，推動數字化檔案管理技術的運用，對提升企業檔案管理質量十分重要。具體到應用層面，相關管理層應積極開展數字化培訓活動，并且強調數字化技術應用于管理中的重要性，在此基礎上，通過信息手段進一步做好收集、整理、統計、編研等各環節的業務，并且利用企業目前采用的先進信息軟件配合整個業務流程，通過不斷提升自身數字化操作水平，做好檔案信息系統維護工作，優化目前所開展的計算機輔助管理工作。此外，檔案管理部門要逐步加強對檔案數據庫的建設，將更多紙質文件錄入數據庫中，將原始信息進行數字化備份，進一步保障企業檔案的安全性與完整性，為充分滿足企業管理人員的需求提供渠道。同時，檔案管理工作人員在編寫相關文件材料時，應當在數字化平臺上規范開展，保障各部門檔案格式的規范性與完整性。檔案管理人員要意識到企業應用數字檔案管理系統帶來的機遇與挑戰，在加大檔案信息化建設力度的同時，對目前的設備進行升級，對現有的檔案進行信息化整改，不斷提高檔案管理信息化水平，同時采取更多有效的手段應對數字化時代帶來的挑戰，做好機密檔案的保密工作，真正提升企業檔案管理水平。

為進一步推進檔案管理自動化系統的建設，相關工作人員應當針對本公司各項檔案做好數據庫設計優化工作，為后續信息化、數字化檔案管理奠定基礎。具體而言，首先應當以檔案管理信息為依據，并有序完成相對應的數據庫表格設計工作，通過電子標簽及信息表格的有序規整為信息自動化前期工作的順利開展奠定基礎。此外，相關工作人員應當針對目前電子標簽的合法性進行驗證，并能夠在數據庫中找到相對應的標簽，為后續工作的實施打下基礎。在檔案信息管理信息化實現過程中，要最大化地整合本企業所有檔案資源，并能夠將檔案資源排成順序依次錄入數據庫中，為后續企業各部門工作人員查詢相關檔案提供便捷。為進一步實現檔案信息共享的最大化，檔案管理人員也應當在確保檔案信息保密性基礎上滿足工作人員對檔案信息的需求，例如在檔案信息化建設的微觀層面，可為不同部門檔案信息設置權限并進行分層，并為每個層級設置相應的權限密碼，切實保證檔案信息管理的有效性。

4 結語

總而言之，新時期，企業檔案管理工作受到了更高程度的關注，在企業管理過程當中發揮的作用也日益凸顯。因此，企業應及時反思目前檔案管理工作存在的不足之處，通過積極轉變企業工作人員檔案管理理念、健全企業檔案管理制度等手段保障企業檔案管理工作的順利開展。檔案管理工作人員也應當不斷提升自身的信息素養，在開展檔案管理過程中達到信息接收量大、覆蓋面廣、運行規范、服務周到、效果顯著的要求，不斷優化企業檔案管理工作。

參 考 文 獻

[1]徐飛翔.淺析新形勢下如何創新國有企業檔案管理工作[J].經濟師，2020（10）：238-239.

[2]程琪.新形勢下做好企業檔案管理工作的思考探究[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2020（9）：25-26.

[3]陳松梅.探析新時期加強企業檔案管理工作的有效途徑[J].辦公室業務，2020（16）：113-114.

[4]于濤.試論新時期企業檔案管理工作的有效途徑與方法[J].新西部（下半月），2009（1）：64-65.

[5]張麗莉.淺談在企業檔案管理實踐中如何實施改革創新[J].蘭臺內外，2020（32）：22-24.