設備采購工作介紹和相關風險分析

薛波 藺娜

【摘 要】設備采購是項目建設中非常重要的環節，基本工作包括招標、設備廠家選定、合同簽訂、供應商供貨、售后服務等，因此設備采購周期是影響項目實施進度的決定性因素之一。文章以新疆H網項目為研究對象，對設備采購中合同生成注意事項、合同執行過程介紹和相關風險進行分析，為后續項目設備采購工作提供參考。

【關鍵詞】設備采購;合同執行;供貨;風險

【中圖分類號】F274 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）04-0092-03

0 引言

每一個從事EPC總承包的工程類公司，都設有采購部，它是設計部門、設備生產廠家、項目部和生產管理部的“交通樞紐”。采購是一個非常棘手的工作，采購工作的成敗直接影響項目的實施質量，嚴重的直接影響公司效益，甚至導致公司破產。例如，大連皮口服裝有限公司因設備采購管理不善等原因，于2004年12月28日宣布破產[1];LZX公司因設備采購工作管理不善（如供應商的選擇考慮不周全、合同條款不夠嚴謹、價格把控不夠合理等），讓公司面臨巨大的財政壓力和經濟損失[2]。因此，合理經營采購業務、做好采購工作，不僅決定項目的成敗，而且決定一個公司的生存與發展。

新疆H網項目意義特殊，工期短、任務重、環境條件惡劣，為了做好保密工作和節約工期，所有設備的招標方式都采用競爭性談判。本文以項目設備采購中涉及的相關工作為基礎，從招標文件編寫、招標工作展開、評標、定標、合同簽訂、供應商設備生產、設備發貨等方面對采購工作進行了細致的介紹，并對采購工作中的相關風險進行分析，同時提出了應對的策略。

1 采購工作介紹

1.1 招標文件編寫

招標文件包含商務文件和技術規范，招標文件的編寫是開標前期工作中非常重要的一環，它對整個招標過程有著根本性的制約作用[3]。商務部分具體如下：招標時間一定要符合《中華人民共和國招標投標法》;交貨期需按照現場實際情況確定，時間選擇要合理，過早容易造成設備積壓，太晚則影響設備安裝;商務文件中的技術要求需根據技術規范進行簡要概括;責任劃分和合同格式等內容需明確。技術部分包括具體規范、工程概況介紹、設備清單、功能要求等，技術規范是設備的基礎，也是評標的重要依據，因此規范的質量影響評標的質量，規范越詳細，越有利于評標工作的開展。

1.2 招標工作的展開

招標是一個非常瑣碎的工作，包括掛網公示、開標、評標、定標、編寫評標報告等工作流程，而且線上和線下需同步進行。

1.2.1 開標前準備

招標文件編制完畢，需在集采平臺上填寫招標基本信息，然后掛網公示;開標前要根據《評標委員會和評標方法暫行規定》規定組件評標委員會，評標委員會必須由技術、商務（包含經濟）在內的3名及以上（單數）專家團隊組成。

1.2.2 開標

根據招標文件要求的開標時間按時開標，晚到場的供應商按遲到處理，不具備參標資格，開標前需檢查所有投標人的標書是否密封完整、法定代表人是否到場、是否具有授權委托書等，合格投標人進入開標、報價環節，報價完畢后開始評標。

1.2.3 評標

本項目評標采用綜合評標，評標過程包括審閱標書的商務技術部分、提出存在問題、再次談判等。審閱標書就是依據招標文件的商務和技術方面對投標人標書進行評定，商務方面關注企業生產能力、企業規模、近3年財政收支情況、商務偏差、排產計劃、類似業績、分項報價分析等;技術方面關注投標文件的技術整體響應性、產品報告完整及有效性、技術參數的優劣、設備配置及材料、設計制造能力及制造工藝的先進性等。

符合要求的供應商進入下輪談判，并澄清投標文件中含義不明確和與招標文件不符的地方，進行二輪密封報價，其中符合二輪談判的至少為兩家，若少于兩家則需重新招標，或符合規定可轉單一來源采購。

1.2.4 定標及評標報告編寫

定標是結合評標方法（本項目采用綜合評標）來完成的，其中符合本項目設備采購需求、設備質量和服務較好、報價最優的投標人，推薦為中標候選人。評標期間根據評標組的評價及投標文件中的關鍵信息按照要求匯總成文，編寫評標報告，評標結束時專家共同審閱簽字。

1.2.5 掛網公示

根據《中華人民共和國招標投標法實施條例》及公司相關規定，定標結果必須掛網公示，期限至少為3日。

評標報告形成后，在集采平臺上對評標結果按要求公布。

1.3 合同簽訂

1.3.1 合同內容

合同分為商務部分和技術部分，商務部分包含合同協議、中標通知書、定義解釋、交貨期、技術服務、付款方式、違約賠款、價格匯總表、保密協議等;技術部分包括供貨范圍、項目概況、資源條件、技術要求、技術資料等。

1.3.2 合同生成

合同內容及條款甲、乙雙方審核完畢后，簽字蓋章，合同生成。后期工作全部按照合同條款執行，因此后期工作能否順利展開，合同規定是否詳細、明確與其密切相關。

1.4 合同執行

合同執行包含設備安裝、設備運輸、售后服務、質保等方面，本文分析生產、出廠驗收、售后3個方面。

1.4.1 設備生產

設備生產是合同執行過程中需嚴格把控的一環，采購部需時刻跟蹤，其中一項工作就是催貨，核心設備或關鍵設備也可以駐廠監造。

設備供應商需要按照投標文件中的排產計劃和合同中的交貨期進行生產。如果未履約就要考慮項目對設備的實際需求情況：安裝工期相對富裕，可適當放寬生產周期;安裝周期短的項目，排產計劃和交貨期就不能動搖，廠家對項目重視力度不夠就需要催促。

催貨是一項比較艱難的任務，不僅要保證不傷兩家和氣，還要保證設備按時生產，這需要催貨人員與供應商斗智斗勇，想盡一切辦法爭取廠家有限的生產資源。某些項目中還有一些核心設備或關鍵設備需駐廠建造，這項工作與催貨類似，唯一不同的就是不需要與供應商承接的其他項目搶資源，這個就是根據設計藍圖對設備生產的各個關鍵環節進行檢查，檢查設備是否按要求生產，為后續設備的安裝工作減少一些不必要的麻煩。

1.4.2 設備出廠驗收

設備出廠驗收是不能缺少的環節，設備生產完畢后，甲方應派相關技術人員對設備進行出廠驗收，按照合同技術文件要求，對設備性能進行檢驗，同時查閱設備是否具有相應的實驗監測報告，精密設備還需到具有資質的監測機構監測。

1.4.3 售后服務

設備發貨時需要采購部及時與供應商對接，根據現場情況配備售后服務人員進場安裝、調試;在條件允許的情況下，也可以在現場配備采購人員，及時掌握項目現場售后人員的安裝和服務情況，并以此為依據對供應商進行年度評價。

2 風險分析及應對策略

設備采購工作中面臨諸多風險，如價格風險、合同風險、運輸風險、意外風險等。因此，采購工作執行中風險預防策略要合理，各個細節要嚴格把控，采購工作要層層審核。

2.1 價格風險

2.1.1 建設周期長項目風險分析

對于建設周期長、規模大、投資多的國內外項目就面臨著價格浮動的風險。

例如，水電站、鐵路、偏遠地區的高速公路、遠距離輸電、遠距離輸水等，這些項目建設周期較長或某些設備生產周期很長，導致甲方很早就要進行設備招標，項目建設初期把合同價格敲定，甲方就會面臨價格浮動的風險，并且設備供應商在報價時會把所有不利因素折算到報價中，無形中增加甲方前期采購的資金投入;再如，國際工程項目的情況更為復雜，不僅存在設備的價格變動情況，而且存在貨幣匯率變動情況，如總承包方與業主之間支付幣種不同，就存在貨幣匯率發生變化情況[4]。

因此，建設周期長和國際工程這類項目首先要建立一支強有力的經濟、合同管理團隊，在招標初期就把各方面風險降到最低，同時對設備價格浮動和貨幣匯率風險具有一定預見性;其次建議使用浮動價格合同模式，這樣不會因為價格浮動、貨幣匯率、政策變動導致項目出現巨額虧損。

2.1.2 建設周期短項目風險分析

對于建設周期較短的項目，設備也存在價格風險，此類項目基本采用固定總價合同。

純基礎材料項目價格存在浮動風險，如涉及鋼筋、混凝土、砂石骨料的項目，這類材料價格受政策、環境等影響較大，因此在招標時一定要了解好材料的價格走勢，減小降價風險。

純設備項目價格浮動較小，但面臨報價風險，很多設備供應商在設備報價時，把運費、保險費、服務費等報價全部含在設備的分項報價中，表面看起來供應商減免了部分費用，其實“羊毛依然出在羊身上”，這種報價模式對于設計方案較完善、無須增補設備的項目沒有影響，如果項目執行過程中發現缺少設備，需要增補，增補部分就需按照合同單項價格，這樣就增加了后期增補設備的費用。因此，招標時需明確規定報價中需要對運費、保險、服務類費用進行單獨報價且報價要合理，這樣就可以在不增加總價的情況下，壓縮設備單價，減小增補設備時的資金投入。

2.2 合同風險

合同是雙方建立的關系協議，也是設備采購工作的心臟，定標后的所有工作都圍繞雙方簽訂的合同展開，采購風險大多數也源于合同[5]。

2003年，某供應商因為與甲方簽訂合同中規定供貨數量為參考值，供應商按照合同數量生產，最后出現產品被甲方拒收的情況，導致供應商嚴重虧損，引發與甲方的官司[6];2010年，某托運公司簽訂一份托運合同中因甲方信息不符，導致貨物托運完畢后，甲方拒絕支付運輸費用，最終起訴也出現敗訴的局面[7];類似情況比比皆是，因此合同的簽訂需細致入微，將內容描述到最細、風險降到最低，避免出現合同糾紛。

2.3 供貨風險

供貨是合同執行中風險較大的一項條款，因為運輸受到各種各樣的不可預見因素的限制。國際運輸中存在海關程序多、運輸條件繁雜、交通工具更換頻繁等情況[8];國內運輸困難程度依地區而論，中部、東部、東南部地區交通發達，運輸時間相對可控，西部、西南部地區交通條件有限，特別是海拔較高的地區，路面一年四季積雪，給運輸帶來極大的障礙，運輸時間也和國際運輸一樣，不可預見因素較多。

本項目地處偏遠的南疆，途徑幾個海拔4? 000多米的高山，只要山上下雪，道路封閉，設備就無法運輸。2018年11月，因道路積雪，大批量設備在路上停滯了近1個月，給公司帶來了巨大的損失。因此，類似項目設備進場時間首先要選在氣候相對較好的季節，如夏天;其次制訂特殊的運輸方案，如增加鏟雪機、鏟車等設備輔助爬雪坡等;再次運輸司機要身體好，能適應外部環境的劇烈變化;最后司機需配備衛星電話，防止運輸途中遇到問題而無法呼救等。

3 結語

本文以新疆H網的采購工作為基礎，介紹了設備招標的工作流程，闡述了設備采購工作的重要性，并分析了設備從采購到售后工作中的相關常見風險和應對方案，給后續采購工作提供借鑒。

參 考 文 獻

[1]張允昆.大連皮口服裝有限公司的倒閉：案例分析與啟示[D].北京：對外經濟貿易大學，2005.

[2]王琳琳.LZX公司造紙設備采購質量管理研究[D]. 大連：大連理工大學，2013.

[3]吳利萍.中文圖書政府采購招標文件編制應注意的幾個問題[J].圖書館學研究，2014（20）：62-64.

[4]翟莎，馮獻強，王小琳.國際EPC工程設備采購管理的研討[J].自動化應用，2016（1）：12-13.

[5]彭珣，宋光君.采購合同談判及執行中的風險分析[J].中小企業管理與科技，2013（4）：125-126.

[6]楊濤，劉海兵.一起由“合同中數量不明確”產生的法律爭議[J].進出口經理人，2004（11）：55-56.

[7]李福清，劉路英.由一起航空貨物運輸合同糾紛引發的法律思考[J].法制與社會，2012（29）：96-97.

[8]張繼雄，李寶軍，李艷紅.關于海外EPC和BOT模式下工程運輸工作的風險分析與管控[J].西北水電，2013

（2）：84-86.