檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

劉娟芳

摘要：隨著科學技術不斷擴展，檔案在管理中也得到了高新技術的幫助。而即便如此，在現階段的社會發展過程中，檔案管理仍然存在著許多不容忽視的問題。這就要求相關部門必須加強對檔案管理工作的重視，及時針對存在于其中的問題選擇有效的手段進行解決。

關鍵詞：檔案管理;基礎工作;作用

引言

檔案管理為了適應社會發展，必須將管理與技術有機結合，充分利用信息資源，做好檔案管理基礎工作，所以為了發揮檔案管理基礎工作在現代檔案管理中難度作用，必須規范管理流程，并加強信息技術的應用，全面提高現代檔案管理能力，從而促進社會發展。

一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用分析

1.1使檔案管理工作更加嚴謹規范

我們知道檔案管理工作對于企事業單位來說都非常重要，而對于檔案進行規范化管理就是為企事業單位和相關人才提供更好的檔案服務。而進行檔案管理基礎工作就是將檔案進行收集整理和編號保存等工作，這些工作看似簡單枯燥，卻是將檔案進行整齊劃一地整理，就是運用最簡單的方式將大量且較為雜亂的檔案管理工作串聯起來，而檔案管理的基礎工作就是將現代檔案管理的工作鏈條貫穿好的那一條“繩子”，進行了優秀的檔案管理基礎工作以后，原本繁亂的檔案就已經整理到了現代化檔案管理的框架之內，只要按照檔案管理正常程序走下去，就能保證檔案管理的規范性。

1.2有助于提高檔案資源的完整性

一般來講，很多企事業進行檔案管理工作時，都必須嚴格按照規范進行嚴謹的操作，因為檔案資源極易發生丟失、損壞等情況，在進行檔案管理基礎工作時，管理人員會對檔案的完整性和真實性進行分析，以盡量提高檔案資源的完整性。

1.3給檔案快速檢索創造條件

眾所周知，我們進行現代檔案管理的時候都會對檔案信息進行計算機檢索，這樣就大大節約了我們檢索檔案的時間，也減少了我們對檔案進行翻找時將檔案弄亂的可能性。而進行檔案管理基礎工作可以將檔案編號、分類信息等數據輸入電腦，這樣就可以對檔案進行快速檢索。然而在進行檔案編號和信息輸入的時候不能馬虎，盡量保證數據信息的真實性，這樣才能給檔案的快速檢索提供條件。

二、檔案管理基礎工作存在的現狀

2.1檔案管理人員對基礎工作的重視度有待提高。檔案部門開展的培訓力度有待加強，檔案管理執行人員數量欠缺，從而造成了檔案管理工作過程中出現漏洞。

2.2檔案分類不合理，造成相當大的檔案混亂。極大程度地降低了檔案信息的利用率，這實在有悖于檔案管理工作需要遵循的“便捷”原則。

2.3檔案編號不正規。由于我國截至目前還未出臺專門的檔案編號規定，所以大部分檔案部門仍采用傳統的編號方式對檔案進行編號，致使編號缺乏規范性，這也是造成管理水平低下、檔案丟失的根源。

2.4檔案查詢麻煩。由于頁碼缺漏以及案卷標題不夠規范等問題，檔案管理者在進行檔案查閱時目標不明確，從而極易造成漏查，同時還不便于歸檔。

2.5檔案信息利用效率低下。目前檔案信息化管理在大部分檔案部門中得到了應用，但是傳統的檔案管理方法仍還在繼續沿用，就這造成了檔案檢索、利用不便，甚至有些年代比較久遠的檔案已經丟失，檢索不到。

2.6檔案保管不當。實體檔案資料由于保管不當而出現少角、缺頁等情況，并且修復與補充工作也未及時落實。

三、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

3.1全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

3.2重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。

3.3結合企業檔案室實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個企業檔案室的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，所以各個企業檔案室應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

3.4統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

3.5規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。

四、結束語

總之，檔案管理的基礎工作雖然瑣碎，卻極其重要，因為只有在進行檔案管理的前期進行了踏實的檔案管理基礎工作，才能獲得更加全面、完整的檔案信息，才能對檔案進行嚴謹的分類和編號，才能給后期的檔案信息保存工作打好基礎，我們要積極強化檔案管理中對于基礎工作的重視，完善檔案管理體系，積極提升檔案管理基礎工作人員的專業素質，使檔案管理的基礎工作更加規范和嚴謹。

參考文獻

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[2]張玲玲.淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2017（05）：306-307.

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