淺析信息化時代下檔案工作的數(shù)字化管理

周淼 姚康 陳林

摘要：信息化時代下，先進信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，推動了檔案管理工作理念、檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變，也初步樹立了檔案管理人員要不斷提升自身的技術(shù)水平和職業(yè)技能的基本理念，從而促進了檔案管理工作開展效率和工作質(zhì)量的有效提升。檔案數(shù)字化管理雖然優(yōu)勢明顯，但也存在一些隱患例如泄密、失竊等。本文從檔案數(shù)字化工作的過程與運行環(huán)境、開展數(shù)字化工作的前提、檔案數(shù)字化管理的注意事項分別進行分析。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案;數(shù)字化管理

從十幾年前國家電子文件管理部際聯(lián)席會議成立以來，檔案數(shù)字化就進入了一個發(fā)展比較快的階段。由于國家政策上推動檔案數(shù)字化建設(shè)，在一些體制內(nèi)的單位里，檔案數(shù)字化程度已經(jīng)是一個檔案工作的評價指標，而且曾經(jīng)有明確要求檔案數(shù)字化率達到多少的要求。

一、檔案數(shù)字化的含義與過程

（一）檔案數(shù)字化的含義

所謂的紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，是一種泛指通過利用掃描儀或者數(shù)碼相機等各種數(shù)字技術(shù)手段對紙質(zhì)檔案信息進行數(shù)字化的處理，將其信息轉(zhuǎn)化成一種能夠直接存儲在光盤、磁碟等多種媒介載體上且能被電腦和計算機自動識別的各種數(shù)字圖像或者是數(shù)字文本信息的處理。

（二）檔案數(shù)字化的過程

檔案數(shù)字化的過程中需要一些設(shè)備和工具進行輔助，嚴格來說，檔案數(shù)字化的過程主要包括以下幾個方面：

1.檔案掃描

若一個頁面上的顏色如果為黑白兩種不同顏色的，可以直接選擇采用黑白彩色模式。網(wǎng)頁上如果沒有任何黑白彩色文本，且又沒有彩色文字插圖或者彩色照片，可以直接選擇采用彩色插圖模式。

2.圖像處理

對于字體出現(xiàn)高變化程度的變形偏斜，影響了字體圖像顯示質(zhì)量的變形灰塵和黑色雜質(zhì)等還需要及時地對其進行清理糾編、去除局部黑色邊、去掉白色麻點等有效的去除處理，以使其清晰、規(guī)整、便于用戶觀察和方便閱讀，原則上盡可能多地保留體現(xiàn)在本檔案中的原貌內(nèi)容為準。

3.圖像存儲

掃描工作完成后，為了便于用戶提供網(wǎng)絡(luò)查詢，可將一個或多個的圖像被直接存儲在一份圖像文件中，并且自行建立一個相應(yīng)的檔案文件夾，圖像文件的名字必須與檔案目錄信息庫中的該份圖像文件的檔案編號相同。

4.目錄建庫

對于數(shù)據(jù)庫架構(gòu)的設(shè)計必須是做到全面細致，具有良好的可操作性和擴展性，并且必須具備對數(shù)據(jù)庫的查閱、檢索、復(fù)制等功能。如根據(jù)各種科技成果的簡介、重大事記、組織沿革、資料匯編、會議簡介、年鑒等相關(guān)專題特點，來分析和確定自己所屬數(shù)據(jù)庫的資料結(jié)構(gòu)。以我國高新技術(shù)成果數(shù)據(jù)庫為例，著錄中的字段內(nèi)容應(yīng)該包括：成果名稱、成果種類、獲獎年份、成果評價等級、主要完成者、內(nèi)容簡介或文章摘要、主題詞、檔案號、索取碼等相關(guān)信息。

二、開展檔案數(shù)字化管理的前提

在開展檔案數(shù)字化管理的過程中，要保證以下幾個基本前提：

（一）加強單位檔案管理規(guī)范與平臺建設(shè)

檔案管理工作的開展不能脫離實際，要根據(jù)單位實際情況有條不紊地開展，通過實際經(jīng)驗和多次反復(fù)調(diào)研，建立一種符合單位實際情況的科學(xué)的檔案管理規(guī)范。此外，還需要建立一個統(tǒng)一的管理平臺，將檔案分為不同類別進行有區(qū)分地管理，并對檔案實施有效的保護措施。

（二）提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與數(shù)字化技能

檔案管理人員要根據(jù)單位的實際情況，協(xié)助單位建立符合單位檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，在掌握基本的專業(yè)系統(tǒng)管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，提高個人的數(shù)字化系統(tǒng)使用技能，提高檔案管理效果，需要以固定的計劃實現(xiàn)對工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，同時還需要提高對職業(yè)道德的培訓(xùn)，并適當進行考核。

（三）爭取上級領(lǐng)導(dǎo)的支持與外部資源的支撐

領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是檔案數(shù)字化項目成敗的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)越重視、越支持，就意味著與之配套的保障資源（尤其是資金）越充裕，與其他組織或部門的溝通也就越順暢。檔案部門負責人首先應(yīng)當有明確的目標和清晰的思路，然后再以書面形式向領(lǐng)導(dǎo)解釋清楚四個問題：

第一，檔案數(shù)字化項目的定位，解決“做什么”的問題;

第二，開展檔案數(shù)字化項目的必要性是什么，解決“為什么”的問題;

第三，開展檔案數(shù)字化項目的總體規(guī)劃和工作安排，解決“如何做”的問題;

第四，開展檔案數(shù)字化項目需要得到哪些配套的資源以及怎樣的幫助。

爭取領(lǐng)導(dǎo)的理解、重視和支持是開展檔案數(shù)字化工作必須邁出的第一步。前期的科學(xué)論證將為后續(xù)的項目實施打下堅實基礎(chǔ)。

三、檔案數(shù)字化管理的注意事項

檔案數(shù)字化的四個環(huán)節(jié)緊密相連，一環(huán)扣一環(huán)，數(shù)據(jù)被壓縮在網(wǎng)絡(luò)信息中，每一個環(huán)節(jié)都有可能被竊取信息，從而導(dǎo)致檔案的失泄密。因此，在檔案數(shù)字化管理的過程中，要注意以下幾種情況：

（一）警惕違規(guī)外包掃描

一般來說，所有的原始文件備份數(shù)據(jù)在檔案服務(wù)器上試運行，如果運行正常的話，就直接把它們刪掉。假設(shè)信息管理系統(tǒng)剛好完成升級，系統(tǒng)里的各類資料和文件必須要重新進行命名才可以正常查看和運行，假設(shè)忘了刪除源文件，就容易導(dǎo)致原始資料在計算機互聯(lián)網(wǎng)中泄密。

（二）規(guī)范資料流轉(zhuǎn)登記

檔案的數(shù)字化過程中，所有原始紙質(zhì)文件資料需要統(tǒng)一掃描上傳到檔案數(shù)據(jù)庫當中。假設(shè)一時疏忽大意，掃描完之后沒有一一核查掃描件與原件是否對應(yīng)，導(dǎo)致檔案遺漏，就導(dǎo)致機密文件的泄露。

（三）防止存儲載體丟失

要嚴密保管好移動硬盤，里面存儲著大量的機密文件和原始檔案資料，一旦遺失，很容易被竊取和銷毀。

（四）嚴禁違規(guī)復(fù)制擴散

嚴禁機密文件在網(wǎng)絡(luò)上秘密傳遞，檔案室工作人員不可在未經(jīng)上級允許的情況下擅自從數(shù)據(jù)庫中搜索檔案資料發(fā)送給其他人。

結(jié)語

檔案數(shù)據(jù)庫是各類檔案信息系統(tǒng)運作的核心，更是檔案數(shù)字化工作中不可缺少的基礎(chǔ)工作。檔案數(shù)字化管理的市場前景與其自身的價值是不容置疑的，做好這項工作就是抓住時代的風口。扎實做好檔案數(shù)字化管理工作，不斷提高檔案管理效率！

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