企業檔案管理的信息化建設

殷景華

摘要：處在當前的全面改革發展的形勢下，加強企業檔案管理水平的提高是關鍵工作，這是促進企業可持續發展的重要途徑。在信息化的時代就要注重企業檔案管理的信息化目標實現?；诖耍疚闹饕推髽I檔案管理信息化的重要性以及建設現狀加以闡述，然后就企業檔案管理信息化建設的措施詳細探究，希望能通過此次理論研究，有助于實際的信息化建設目標的實現。

關鍵詞：企業檔案；管理現狀；信息化

引言

信息化發展時期，企業的市場競爭力提高就要從自身的管理上著手實施，各個層面的管理都要實現信息化管理的目標。企業檔案管理是重要的管理內容，這對企業的整體管理水平的提高也有著很大影響，通過從理論層面深化企業檔案管理信息化的研究分析，就能為實際的信息化建設發展起到促進作用。

1.企業檔案管理信息化的重要性以及建設現狀

1.1企業檔案管理信息化的重要性

企業管理工作的實施中，檔案管理是重點管理內容，尤其是處在當前的信息化發展時期，加強檔案管理的信息化目標實現就比較重要，這是企業提高市場競爭力的重要手段。通過實現檔案管理的信息化目標，就能有效提高檔案管理的效率和質量，節約大量的人力物力以及財力，也能大大解放檔案管理人員的勞動強度[1]。檔案管理信息化的建設目標實現，方便了檔案信息的查詢，這對提高檔案資源的利用效率就有著積極作用。另外，檔案管理的信息化目標實現，能夠將企業各部門的聯系有效加強，能為各部門提供更好的服務，這對企業的整體管理水平的提高就有著積極意義。

1.2企業檔案管理信息化建設現狀

從當前的企業檔案信息化建設的現狀能發現，其中還存在著諸多問題有待解決，主要體現在以下幾個層面：

其一，檔案管理信息化的意識有待加強。企業檔案管理過程中，一些領導者對信息化管理的認識不全面，這就直接影響了檔案管理信息化建設的進度。認為檔案信息化建設對企業的經濟效益沒有多大促進，白白的浪費資金。一些檔案管理人員對信息化管理工作的正確認識也有待加強，不注重自身的檔案信息化管理的能力水平提高，這就直接影響了檔案管理的質量和效率，造成檔案信息資源的利用效率比較地下。

其二，沒有對檔案信息化建設完整規劃。企業檔案信息化建設工作是和企業的整體發展有著緊密聯系的，這就要求在信息化建設過程中要注重全面的考慮，需要從長遠的角度進行規劃，這樣才能將檔案信息化建設的作用充分發揮[2]。但是從實際的現狀能發現，一些企業在檔案信息化建設的規劃工作沒有重視，只注重眼前的利益，沒有做好長遠的規劃打算，使得檔案信息化的程度比較低，沒有將檔案信息化的資源充分利用。

其三，檔案信息化管理人才缺乏。企業檔案信息化管理工作的高效率開展，就需要有專業的檔案信息化人才的支持，從而才能提高檔案信息化服務水平。而實際的檔案管理人員自身的素質比較低，業務能力和檔案信息化管理的要求沒有契合，信息技術的操縱不熟練，以及檔案信息化管理的相關法規制度不了解等，這些都不利于企業檔案信息化的建設工作順利開展。

2.企業檔案管理信息化系統及建設策略

2.1企業檔案管理信息系統特征體現

企業檔案管理信息系統的實際應用中，其系統的特點比較鮮明。主要體現在系統界面的直觀性上，信息系統的操縱也比較的簡單，界面的人性化以及友好性，使得檔案管理工作的開展也比較方便。界面保持一致能夠采用同一種方式進行思考和操作，界面的容錯功能也比較突出[3]。再有就是系統功能的可擴展性能比較強，這對企業檔案管理工作的多樣化開展打下了堅實基礎。管理系統的應用中對決策支持的功能發揮有著保障，界面的糾錯能力也比較突出，系統功能也比較完善，對具體的檔案管理工作需求都能滿足。

2.2企業檔案管理信息化建設策略

第一，注重檔案信息化管理的觀念轉變。促進企業的檔案信息化的管理發展，就要注重檔案管理觀念的轉變，和時代發展的要求相結合，注重檔案信息化管理的新模式應用。企業的領導層要注重檔案信息化管理的宣傳工作，做好引導的作用，讓企業全員參與到檔案信息化建設工作當中去，這樣才能真正有效的推動檔案信息化建設工作的良好發展。

第二，完善檔案信息化基礎設施建設。企業檔案信息化建設工作的實施中，在基礎設施的完善方面是比較重要的，這就要求企業在信息化的基礎設施投入力度上要進一步加強，能夠從長遠的角度進行規劃，促進檔案信息化建設發展的進程。加大檔案信息化建設的專項資金的投入，保障檔案信息化工作能順利的開展。將硬件設備以及軟件的投入力度要加強，能夠滿足企業檔案信息化建設發展的需求。

第三，加強檔案信息化建設人才的培養。企業檔案信息化工作的開展需要有專業化人才的支持，這是推動檔案信息化建設的關鍵點。企業要注重多途徑的開發檔案信息化建設的人才，做好人才儲備的工作[4]。積極組織檔案信息管理人才的培養，多開展相應的專業人才培養的活動，提高檔案信息化管理人才的專業素質。從理論層面以及技術層面著手實施，豐富檔案信息化人才的工作經驗，這樣才能更好的投入到檔案信息化管理的工作當中去，為企業的檔案信息化的發展提供動力。同時也要注重建立完善的激勵機制，促進工作人員的工作積極性。

3.結語

綜上所述，企業檔案信息化建設工作的開展，需要多方面的考慮，加強各方面的資源投入力度，保障檔案信息化建設工作的順利開展。檔案信息化建設工作作為促進企業發展的重要力量，只有從這些基礎層面進行有效完善，才能保障檔案管理工作的質量和效率，才能為企業的整體發展起到促進作用。希望能在此次對企業檔案信息化的建設方面的研究，能為具體的檔案信息化建設發展起到一定啟示作用。

參考文獻：

[1]畢英梅.從目前檔案管理問題談檔案管理信息化建設[J].黑龍江科技信息.2017（08）

[2]朱小琳.企業檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].科技與創新.2015（04）

[3]尹洪娟.淺談企業檔案管理信息化的建設[J].科技展望.2015（21）

[4]張超.實現企業檔案管理信息化的幾點思考[J].企業導報.2016（07）