新時期檔案管理數字化研究

梁英

[摘 要] 任何組織和機構工作的順利開展都建立在一定的信息資源的有效利用上，社會福利事業也不例外。在社會福利事業機構的諸多信息資源的采集整理等工作中，檔案管理是其中非常重要的一環，是其他各項工作順利開展的重要保障。隨著信息時代的到來，網絡技術與計算機技術滲透到社會生活的各個方面，應用計算機技術對于推進福利院工作的順利開展和我國檔案事業的健康發展都具有重要的作用。文章淺談當前檔案管理存在的問題，并就推進檔案管理數字化的意義和有效措施進行了闡述，以期為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞] 新時期；數字化；檔案管理

中圖分類號：G270. 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）03-0065-02

以人為本一直是我黨堅持的宗旨，在發展中保障和改善民生是黨和國家關注的重要內容。在此基礎上，社會福利事業機構肩負的任務不可小覷。在當前信息化背景下，合理應用信息技術開展檔案管理工作，能夠很大程度提升檔案利用率，并且加強檔案信息查詢效率，確保檔案的嚴格保密。因此，福利院在進行管理的過程中必須不斷創新與探究信息化管理工作，改善檔案安全管理模式，促使檔案管理朝著數字化方向不斷發展。

一、檔案管理存在的主要問題

隨著福利院的不斷發展，檔案管理問題也逐漸暴露出來。盡管在當下，相關管理人員已經積極采取有效措施對現有問題進行改善，盡可能在管理中采用數字化模式，但是效果仍舊不盡人意。鑒于此，積極分析檔案管理存在的問題進行，成為解決問題的首要任務。筆者結合自身的工作經驗，將檔案管理存在的問題大致歸納為以下幾點。

（一）相關工作人員的綜合素質有待提升

任何工作的順利開展都需要建立在“人”的基礎上。目前各個部門和組織在檔案管理人員方面，不同程度地存在著檔案管理意識不高，人員能力不強、構成比例不太合理，老齡化較嚴重等問題。現在福利院檔案大都是后期進行建設的，人員的專業技能大部分傾向于對受眾進行健康和身體服務，有的人員還是從別的部門進行抽調而來，真正專門學習過檔案管理的專業技術人員較少。檔案管理機械性強，工作單調，喜歡挑戰性和新奇事物的年輕人較少選擇這類職業，這也導致了從事此類相關工作人員年齡偏大，受傳統思想影響和束縛較深，缺乏創新意識，不能很好地運用現代多媒體技術。再者，由于認識的偏差，在檔案建設以后，有的單位把重點單純地放在對檔案內容的管理上，忽略了對相關人員的技能培訓，應對新形勢、新狀況有效開展工作的能力相對缺乏，上述情況都會制約檔案管理數字化進程[1]。

（二）缺乏先進的數字化設備

數字化管理離不開計算機系統和網絡資源的支持，勢必會需要一些先進的數字化設備。然而，在實際工作中，由于資金的限制，福利機構的設備和程序軟件較為陳舊和落后。在實際應用的過程中，不能較好地滿足檔案管理數字化發展的需求。這就造成檔案的錄入、提取的操作用時較長，這不僅會對工作的有效開展產生干擾，還會影響單位形象。由于管理設備落后，即便是管理理念及管理模式正確也無法較好地推進福利院檔案管理向數字化發展[2]。因此，更換設備、更新系統、引進技術已經成為推進檔案數字化管理的勢之必然。

（三）檔案存在缺失

福利機構根據管理和救助的對象不同，形成的檔案不同，因而種類數量也比較龐雜，歸檔難度較高。因檔案整理還需幾個部門協同進行，工作步調的不同或其他各類原因都會導致檔案收集標準不一，質量參差不齊[3]。這些客觀因素的存在影響了紙質版檔案資源的全面性和系統性，也會間接影響到檔案管理數字化的進程。除此之外，由于紙質檔案的限制，在部門之間相互查閱的過程中，還會出現檔案資料丟失、損壞的現象，這進一步加大了檔案管理的難度，不利于福利院更好地發展[4]。同時，隨著時間的推移，紙質檔案逐漸增加，在進行整合處理時，很容易出現老化、磨損，這些問題的存在無疑會影響檔案管理的效果。

（四）數字化檔案的保護和利用存在風險

網絡時代和信息時代在給我們帶來諸多便利的同時，也帶來了許多潛藏的風險和安全隱患。福利院的電子檔案信息中包含許多個人有效信息，一旦受到惡意系統的攻擊，導致檔案信息的泄露，會對檔案信息所有者個人產生潛在的不利影響。要解決這一問題所要攻克的防火墻技術難題加大了檔案管理工作的難度。

二、實現檔案管理數字化的意義

傳統檔案管理模式在我國使用時間較長，該模式存在的主要問題是工作量大、效率不高、信息查找不便利等。新時期，隨著社會機構部門的規范和完善，檔案管理工作任務愈加繁重。推進數字化檔案建設，對于提高工作效率，節約查詢時間，充分利用檔案信息都具有重要的作用。檔案管理數字化的優勢具體如下：

（一）提升檔案管理工作效率

我們處于一個快節奏生活和學習的時代，必須適應時代要求切實有效地開展工作[5]。作為其他各項工作基礎的檔案管理工作必須走在改革的前列，通過對檔案的科學化和規范化管理，建立有效的儲存、查詢、診斷系統，對檔案資料進行及時歸檔，隨時查詢，能夠有效提升檔案管理工作的效率，清楚、便捷、有效滿足查閱者對各類信息的需要。除此之外，檔案進行數字化管理可以實現數據備份，這樣就會增加數據的容錯率，同時也能極大地降低檔案丟失后的損失，便于福利院長遠穩定發展[63]。

（二）提高服務水平

機構組織都要為一定的目標群體服務。傳統檔案保存要有滿足一定條件的專門固定的場所，一方面非常占據單位使用面積，另一方面當用戶想要用到檔案信息，提取也是十分不便。而數字化檔案管理通過一鍵查詢可以準確地查找出所需檔案，達到了提升服務水平的效果。同時，數字化檔案管理能夠實現不同部門之間相互聯系，在對檔案進行檢索時，可以在一臺電腦上即可完成，最大限度地發揮社會福利機構應有的社會功能

（三）提升經濟效益

在信息化時代，人們每天都被信息包裹，需要接收與處理大量信息，如果繼續使用傳統辦公方式，必然無法實現對海量信息的快速、高效處理。在堅持模式不變的情況下，還要讓所有信息都得到處理，必然增加勞動力用量，這無疑增加了機構和事業單位的運行成本，直接或間接影響該單位或機構的經濟效益。誠然福利事業機構應以提供社會效益為主要導向，但在社會主義市場經濟的大環境下，應努力做到兼顧社會效益和經濟效益，這也是社會福利機構今后發展的方向。通過數字化的檔案管理減少日常業務工作中產生的支出，可以協助社會福利事業機構盡早實現其經濟效益。

三、檔案管理數字化的發展措施

（一）意識上重視檔案工作者

檔案工作者在較長的時間里不被重視，認為這個工種技術含量較低，就是簡單地收集整理材料，甚至有些部門和單位常出于節約資金的目的，把檔案管理工作交由其他工作人員兼任，久而久之除了十分不利于檔案相關工作的順利推進，沒有一定的延續性，也會對其他工作產生影響。近年來，隨著整個社會對工作人員專業的嚴格管控，人們在對圖書情報與檔案管理專業有了較清晰認識的基礎上，對檔案的重視程度有所提高，但與其他崗位比較相去甚遠。因此，整個社會都應加強對檔案管理工作的重視程度，一方面可以通過獎懲晉升機制刺激檔案管理人員的發展，另一方面要引進相關人才，通過新的血液注入，以期帶動本單位整體工作的開展[7]。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員是處理檔案的必要因素，其綜合素質的提高是相關工作有效開展的關鍵，要大膽創新做法提高檔案管理人員的綜合素質。可以利用有效資源開展全方位的工作培訓，每周對相關工作內容展開學習，每月一考核、每年開展一次相關工作技能競賽，有機會還可邀請專家開展檔案管理工作有關講座，真正讓檔案工作者掌握工作有關的核心知識、所需學習能力、必備計算機技能以及重要的保密意識。我國社會福利事業機構是為孤老殘幼及其他弱勢群體提供養護、托管等服務的專門機構，檔案信息類型多樣、數量豐富，這就對工作人員的專業性程度提出了較高的要求，對這些基層工作者整體素質的重視對于檔案的收整等相關工作的順利開展具有特殊且重要的意義[8]。

（三）加大對所需設備的投入力度

工欲善其事必先利其器。完善的設備配置是數字化工作開展的基石。檔案管理的數字化依托OCR技術、XML技術、條碼技術等互聯網技術，得以信息化管理。這些互聯網技術的應用，離不開計算機等硬件設施。因此，福利院為了更好地進行數字化檔案管理，切實將檔案管理數字化落實好，就要重視對辦公設備投入力度，包括對計算機軟件設施、硬件設施及各種輔助設施的投入，并及時更新相關系統與程序，增強程序對時代的適應性，增加工作的系統性和協調性[9]。

（四）制定并不斷完善信息化管理體系

為了促使檔案管理實現數字化管理，福利院需要對檔案管理標準與要求進行統一，并且明確各個檔案資料以及信息安全，做好質量管理控制以及數據驗收，同時還需要制定數字化管理體系，并不斷進行完善，在確保檔案信息完整性、真實性及可讀性的前提條件下，不斷加強檔案載體的多樣化、服務的標準化與人性化，從而提高檔案管理工作的豐富內涵[10]。

四、結語

任何事物只有順應時代的發展才有可能被時代接受和認可。在現實檔案管理工作中應用這一技術，將人才與技術融合到一起，整體統籌，對于提升整個單位的信息化，提高工作的質與效，發掘背后的經濟都具有重要的作用，應該全力支持，大力推進。

參考文獻

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