信息化背景下優化事業單位文書檔案管理的措施研究

王金駒

[摘 要] 近年來，在信息化背景下，我國事業單位文書檔案管理工作勢必朝著信息化建設方向發展。但由于這項舉措不受領導重視，資金、人力、物資投入不足，信息化管理設施不齊全，管理手段落后，管理人員信息素質不高，成效有限。因此，事業單位應更加重視檔案管理信息化建設工作，增加資源投入，完善檔案信息化管理制度，通過現代化信息技術的應用，構建完善的檔案管理信息平臺，優化文書檔案服務體系，提升信息利用率，完善檔案管理機構設置，提升工作人員業務水平。

[關鍵詞] 信息化背景下；事業單位；文書檔案管理；優化措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）03-0075-02

文書檔案是事業單位在行政管理事務活動中形成的檔案資料，由指示、決定、命令、布告、報告、請示、批復、通知、簡報、會議記錄、工作計劃、工作總結等通用文書轉化而來[1]。文書檔案是濱州市油區稽查支隊展開各項工作的見證，為了提升支隊管理水平，必須重視文書檔案管理工作，全面、及時采取文書檔案信息，按照既定制度儲存、應用信息，為稽查工作開展提供決策支持。隨著時間的推移，文書檔案資料不斷累積，應用傳統文書檔案管理模式，檔案資料利用難度大，信息化背景下，濱州市油區稽查支隊辦公趨于信息化、自動化，為文書檔案管理提供了技術支持，管理層應關注信息技術在文書檔案管理中的應用，創建新型檔案管理模式，提升檔案管理及服務水平，充分發揮出文書檔案資料的利用價值。

一、信息化背景下事業單位文書檔案管理面臨的機遇

（一）檔案管理更為高效便捷

此前濱州市油區稽查支隊文書檔案管理基于人工展開，所有的資料均需管理人員手動采集、檢查、整理，工作難度不大，但耗時耗力，枯燥乏味。信息化背景下，現代化信息技術引進事業單位文書檔案管理中，人們在應用計算機辦公過程中，信息被記錄下來，檔案管理人員可以通過互聯網共享計算機上的資料，上傳至電子檔案，利用相關計算機軟件，進行歸納、分類、統計、分析，工作負荷明顯下降，工作效率顯著提升，原本需要多人方可完成的工作，一人便可迅速完成，有效節約了人力資源[2]。

（二）實現區域內信息共享

信息化背景下，事業單位文書檔案管理的信息化及數字化發展趨勢顯著，在信息技術和互聯網的支持下，使用者可以登錄檔案平臺，檢索、閱讀權限范圍內的檔案資料，實現區域內信息資源開放共享，有效提升檔案利用率。而且，在電子檔案中，信息管理效能提升，檔案管理人員能夠利用相關軟件，對信息進行整理、分類、歸納。優化、過濾，提升信息質量，再通過數據挖掘技術的應用，在海量檔案資料中對意向信息進行充分挖掘，為濱州市油區稽查支隊運營管理決策制定提供充分有效的參考憑據。

二、信息化背景下事業單位文書檔案管理存在的問題分析

（一）檔案信息化建設不受重視

當前，濱州市油區稽查支隊并沒有正確認識到文書檔案信息化建設的必要性，認為檔案管理并不屬于單位中心工作范疇，因此在這方面的資金投入較少，人員、設施配置不足，檔案管理囿于傳統模式，信息化建設進程未能及時有效推進。領導層的不重視，導致檔案管理人員在工作過程中，存在明顯的敷衍現象，檔案管理流于形式化。

（二）信息化管理設施不齊全

在傳統的文書檔案管理模式中，大部分資料為紙質文件，無法長期儲存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導致信息丟失。同時，大量紙質文件累積，不便整理，查找資料也極為困難，整體管理水平較低，檔案資料無法得到有效利用。檔案信息化建設能夠有效打破這一局面，構建電子檔案，但由于財政投入有限，文書檔案信息化管理設施不齊全，部分設備過于陳舊，硬件設施、軟件系統相較落后，網絡系統存在諸多安全隱患，影響到文書檔案整理、分類、儲存、開發工作效率，檔案資料不齊全，更新速度慢，無法發揮應有的指導價值。

（三）管理人員信息素質有待提升

事業單位在文書檔案管理中，引入現代化信息技術，能夠有效提升檔案管理工作質量及效率，實現高效化、精細化、網絡化檔案管理，但這一過程會受到管理人員業務素質的影響。信息化背景下，事業單位文書檔案管理依靠數據庫、互聯網、云計算等核心技術，檔案管理人員必須具備較高的信息技術素養，但實際上，目前我國事業單位管理文書檔案相關工作人員大多為缺乏系統培訓乃至缺乏專業背景的老員工，存在的老齡化狀況明顯，在思想理念上較為保守，接受、學習能力有限，無法跟上文書檔案信息化建設的步伐，且大部分檔案管理人員缺乏網絡信息安全防范意識與信息產權保護意識，無法在保障信息安全的基礎上實現信息共享[2]。

三、信息化背景下事業單位文書檔案管理的優化措施分析

（一）充分重視檔案管理，完善檔案信息化管理制度

文書檔案反映了濱州市油區稽查支隊工作的成果，領導層必須正確認識到其價值，充分重視檔案工作，增加資金投入，按照規范建設檔案室，檔案室必須滿足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防蟲鼠、防污染等安全標準。同時，建立健全相關管理制度，基于《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016），以及《電子檔案管理制度》《電子文件管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》等規章制度，構建文書檔案信息化管理制度，推動紙質文書檔案的數字化、電子化轉換，將檔案資料分門別類，按照年度、按項目分別建檔，儲存于檔案信息平臺上[4]。

（二）引進信息技術，構建檔案管理信息平臺

文書檔案工作應該與時俱進，引進現代化檔案管理理念、手段、方式、方法，創新檔案管理模式。在檔案管理信息化建設過程中，國有建設集團單位應該引入適合企業檔案管理需求的數據模式，再根據財政預算，采購相關信息設備，如計算機、掃描儀、攝影機、專用微機等，創造合適的電子檔案儲存環境，構建檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，促使事業單位文書檔案管理水平的有效提升。同時，為保障信息安全，應該從硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等眾多的存儲介質中，選擇安全系數較高且貼合事業單位文書檔案管理需求的一種，優化文書檔案管理平臺權限設置，設置不同功能模塊，明確不同模塊的操作權限，對系統數據展開模塊化管理，同時，設定賬戶權限等級，不同職能的工作人員對于數據庫的操作權限不同，如數據庫管理人員可瀏覽后臺數據，具有數據編輯、管理權限，其余用戶只能查詢權限內的檔案信息。文書檔案管理信息平臺上收集了事業單位大量信息，包括機密信息，需注重知識產權及機密文件保護，定期升級系統，并且按照防火墻、殺毒軟件、IT 監控軟件等，提升平臺防御系數，避免信息泄露，或者數據遭遇篡改、損毀。

（三）優化文書檔案服務體系，提升信息利用率

為事業單位內部及相關部門提供檔案查閱服務，如若想要查閱文書檔案原件，必須辦理查閱手續，填寫《檔案查閱申請表》，經相關部門負責人批準，在指定位置，有檔案管理人員在場的情況下，查閱檔案，查閱者不得私自復制、涂改、拍照、劃線、損毀、調換文件，一經發現必將嚴懲[5]。信息化背景下，事業單位文書檔案利用迎來新的契機，在檔案管理信息化建設的形勢下，檔案資料可實現實施開放共享，單位內部的工作人員，可以直接進入局域網，查閱日常工作所需參考的文件資料，單位外有需求的人，可以登錄濱州市油區稽查支隊所屬的官方網站上，進入相關目錄，登錄其文書檔案信息平臺，檢索、閱讀權限范圍內的檔案資料，這樣有效簡化了文書檔案利用的流程，便利了人民群眾，讓濱州市油區稽查支隊能夠充分發揮維護油區和諧穩定的職能。

（四）完善檔案管理機構設置，提升工作人員業務水平

濱州市油區稽查支隊應該完善文書檔案管理機構設置，配備在業務素質、政治素質上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實。而且，文書檔案信息化建設，對于檔案管理人員專業水平提出了不一樣的要求，為保證相關崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，企業應該引進在專業素質、信息素質上達標的優秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓、在崗繼續教育等工作，根據工作安排，制定科學合理的培訓計劃，召開專業知識講座、學術交流會等多種類型的培訓活動，讓檔案管理人員了解到現代化文書檔案管理的新理念、新模式及新技術，學習計算機、大數據、云計算等現代化技術，確保其能夠掌握當前文書檔案信息化管理工作中所用的技術軟件及設施，強化網絡安全教育，提升其網絡安全防范意識，在日常工作中，注重文書檔案的私密性和安全性，不得隨意在公共場所計算機上登錄文書檔案信息平臺，登錄后應及時退出，保障電子檔案的儲存、利用安全性[6]。

四、結語

綜上所述，信息化時代的到來，讓社會認識到了信息資產的價值，提升了對于檔案的重視度，這為濱州市油區稽查支隊文書檔案管理革新創造了契機，在現代化信息技術的支持下，事業單位構建了文書檔案數據庫，檔案儲存容量擴大，有效地保證了檔案信息的完整性，在數據共享平臺的支撐下，實現了不同區域、不同部門間的信息無障礙交流，而且借助于其數據處理功能，能夠有效整合、分析各類地質數據，實現標準各異數據的分類、歸納、統一，形成標準化的多時態事業單位文書檔案信息平臺，促進濱州市油區稽查支隊與其他部門的信息交流，實現了對于文書檔案資料的高效利用[4]。整體而言，事業單位文書檔案管理加強信息化建設，能夠使檔案管理工作的效率及質量得到有效提升，同時有助于事業單位的良性發展，讓其能夠明確發展方向，以史為鑒，創新發展戰略，制定合理規劃，實現長效發展。

參考文獻

[1]顧天一，朱昊，董寧，張國軍，梁滿志.基于支持向量機的信息化檔案管理方法研究[J].網絡安全技術與應用，2020（11）：152-153.

[2]黃淑蘭.有機整合資料 追溯歷史價值：機關事業單位文書檔案管理探討[J].辦公室業務，2020（12）：101-102.

[3]曲娟，馬靜，王鄭文.檔案信息化建設的實踐與探索：以青島市不動產登記中心為例[J].蘭臺內外，2020（34）：4-6.

[4]金麗紅.加強辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2020（10）：19-20.

[5]張娟.淺談婦幼保健機構檔案管理體系創建路徑選擇：以海南省婦幼保健院為例[J].山東檔案，2020，（04）：63-64.

[6]陳燕燕. “一動力三循環”在醫院文書檔案管理中的應用：以福建省婦幼保健院為例[J]. 辦公室業務，2020（22）：68-69.