現代信息技術在基建檔案管理中的應用探討

李敏

[摘 要] 現代信息技術在基建檔案管理領域具有非常突出的應用優勢，加強對現代信息技術的重視和應用，有助于基建檔案管理工作的全面創新改良。文章首先對當前基建檔案管理工作存在的主要問題進行了總結，并結合現代信息技術的特點、突出優勢，制定了提高基建檔案管理工作質量的具體策略，對提高現代信息技術的總體應用質量，具有十分重要的意義。

[關鍵詞] 現代信息技術；基建；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）04-0084-02

基建檔案管理工作的質量在很大程度上影響著基建工程的總體建設水平。因此，加強對信息技術資源突出應用價值的關注，并從基建工程實際建設的角度出發，制定現代信息技術的應用策略，是基建檔案管理人員應重點關注的問題。

一、現代信息技術在基建檔案管理中應用存在的不足

（一）基建檔案管理理念的創新存在不足

現有的一些基建檔案管理團隊雖然進行了有關基建檔案管理技術創新的相關探索，但對于信息技術資源應用所需的理念支持總結不夠充分，尤其對于傳統的基建檔案管理理念缺乏必要的革新，無法為信息化基建檔案管理平臺的高水平建設提供必要的支持，也使得基建檔案管理工作新型思維和業務模式無法得到應用。一些基建檔案管理措施在具體制定的過程中，對于基建檔案管理工作的最新理念缺乏必要的研究，雖然實現了基建檔案管理方法的創新，但其工作思維未能有效適應自動化辦公環境，導致檔案管理軟件的核心功能無法得到足夠有效的發揮，難以在檔案數據庫構建過程中，有效地開發出基建檔案管理工作的多方面價值。部分基建檔案工作者雖然進行了信息化技術操作能力的學習，但缺乏對檔案數據庫實際建設情況的關注，導致檔案管理思想無法得到有效的更新，難以在充分適應自動化系統操作應用需求的情況下，滿足信息化管理平臺構建的具體需要；無法在滿足信息管理系統具體要求的情況下，實現檔案管理工作理念的革新。部分基建檔案管理團隊成員雖然進行了新型工作理念的探索，但對于基建檔案資源庫的構建和使用所需條件總結不夠充分，導致信息技術資源在具體應用的過程中，無法在信息技術平臺構建方面發揮足夠的作用，難以在各種類型的信息資源具備足夠應用價值的情況下，更加有效地適應信息資源利用方案的創新需要，難以為專利性網站的高水平應用提供必要保障[1]。

（二）信息技術資源的應用缺乏保障機制

基建檔案管理水平直接影響著基建工程質量，因此，信息技術務必具備足夠的保障機制，才可以充分滿足基建信息檔案管理的實際需要，為信息化基礎條件下檔案管理工作的全面改進提供必要支持。但是，部分信息技術資源在制定應用策略的過程中，缺乏對基建檔案管理相關措施實際情況的考察，尤其對于企業發展過程中，信息技術資源的實際引進情況調查不夠充分，無法在基建檔案信息化戰略實施的過程中，為信息技術資源的高質量應用提供必要支持。一些數字化檔案建設工作在具體實施的過程中，缺乏對檔案管理相關基礎設施構建情況的支持，尤其對于檔案信息化管理系統所具備的多方面應用價值考察研究存在不足，導致數字化掃描設備所具備的突出應用價值無法得到體現，難以在提升數字化掃描率的基礎上，構建起信息技術更高水平的保障機制。部分信息技術資源的應用對于數字化檔案室所具備的多方面價值總結不夠充分，尤其對于數字化覆蓋戰略的具體實施價值缺乏足夠的關注，難以在監督管理機構具體組織建設過程中，實現對檔案安全管理方案的成熟化構建，也使得數據信息泄露風險無法得到更加有效的控制。

（三）基建檔案數據管理平臺缺乏規范性

現有的部分基建檔案數據管理平臺在具體建設的過程中，對于文件資料來源情況重視程度較低，缺乏對文件形式和版本情況的關注，導致基建檔案文件資源無法保證具備足夠的可用性，難以為不同類型的文件和圖紙處理應用提供必要支持。一些基建檔案數據管理措施在具體制定的過程中，對于檔案材料轉化所需的基礎條件重視程度較低，尤其對于檔案資料的電子化處置需求缺乏必要的關注，無法在數據管理系統充分有效應用基礎上，實現對亂碼等問題的規避。部分基建檔案的管理措施缺乏對檔案信息檢索功能的有效研究，檔案資料的各方面應用價值無法得到明確體現，導致信息系統的應用無法與檔案資料應用價值開發需求相適應，不利于基建檔案應用價值的完整開發。

（四）基建檔案管理團隊成員結構缺乏合理性

部分基建檔案管理信息化戰略的實施對于檔案管理人員是否具備足夠的專業素養重視程度較低，缺乏對現有檔案管理團隊成員結構合理性的分析，相應的培訓工作未能結合數字化技術背景加以調整，難以保證與基建相關的檔案可以在數字化技術的影響下實現方法的創新。一些基建檔案管理團隊缺乏對信息技術操作人員需求的調查研究，在進行人員結構合理性分析的過程中，未能實現對技術和人員融合情況的有效總結，導致檔案管理團隊無法將信息技術的掌握情況作為崗位人才配置的主要參考依據，無法為信息技術的基建檔案領域的推廣普及創造有利的條件。部分基建檔案管理工作在具體實施的過程中，忽視對檔案管理團隊成員年齡情況的關注，未能實現對檔案管理團隊成員思想情況的深入考察，無法為基建檔案管理團隊成員配置方案的改良提供必要的支持。

二、現代信息技術在基建檔案管理工作中的優化應用策略

（一）提高基建檔案管理理念的創新水平

在引進和應用現代化信息技術的過程中，務必將思維創新作為主要工作加以對待，使信息化管理平臺的構建可以充分開發出信息資源的調取和應用價值，為基建檔案管理工作的全方位改進提供精準支持。要加強對傳統基建檔案管理工作思維局限性的關注，并對不同類型的檔案管理模式特征進行深入考察，使影響基建檔案管理理念創新實施的措施得到改進，進而滿足基建檔案管理方法的調整需要。務必加強對基建檔案管理方法調整情況的關注，尤其要對自動化辦公模式得到構建的情況下，對檔案管理相關軟件的應用有效性進行考察，使滿足基建檔案管理信息化平臺實際建設需要的措施可以得到改進，為辦公自動化系統更加充分的實現與信息化平臺的銜接提供幫助[2]。基建檔案管理理念在改進過程中，一定要實現對管理思想創新主要價值的關注，尤其要對自動化系統在檔案管理工作中的實際應用情況進行有效的創新，使文件管理相關工作的開展能夠與信息化技術的應用情況相適應，為檔案管理人員理念的創新積累更加豐富的經驗。基建檔案管理理念的創新還必須強化對檔案資源庫構成情況的關注，尤其要結合信息化平臺建設情況下，對信息資源的變化情況加以總結，使基建檔案管理工作的實施可以與基建檔案資源庫的構建特征相適應，為現代信息技術更加精準的發揮對檔案管理工作的支持性作用提供幫助[3]。

（二）完善信息技術資源應用保障機制

在引進和應用信息技術資源的過程中，務必對保障機制的構成有效性進行充分的分析，尤其要對企業現有的檔案信息化管理體系突出價值加以研究，使信息化技術資源可以在實際應用的過程中獲得充足的保障，進而實現對基建檔案管理方案的改良。要對企業信息化管理體系建設所需的基礎條件進行有效分析，尤其要對檔案信息化建設所需的各項基礎性資源進行價值分析，使滿足數字化檔案建設和使用需求的措施得到有效改進，從而實現對檔案信息化管理系統的高水平構建。一定要實現對數字化掃描設備突出應用價值的總結，并將全文掃描率的識別作為重要因素加以對待，使基建檔案數據庫的構建可以為信息技術資源的完整充分應用提供必要支持，并保證檔案管理手段可以實現數字化全覆蓋。要加強對基建檔案管理監督機構建設情況的關注，使數字化檔案的建設可以與信息技術的創新趨勢相適應，并保證相關的信息加密措施得到改良[4]。

（三）提高基建檔案數據管理平臺的構建規范性

在制定基建檔案管理數據平臺的具體應用方案過程中，要加強對檔案文件來源和形式的關注，從提升檔案資源管理便捷性的角度入手，制定基建檔案資源可用性提升策略，使基建檔案數據管理方案可以得到更加成熟的構建處理。要加強對基建檔案數據管理平臺結構特征的關注，并將不同類型的文件和圖紙進行創新應用，使檔案材料的轉化質量可以得到進一步的提高，更好地實現基建檔案數據資源管理方案的改良。一定要加強對基建檔案管理電子化體系特征的關注，尤其要對亂碼等重要問題進行管控方案的創新，使基建檔案管理策略在具體制定的過程中，可以使用電子化手段實現各類型資料的整合處置，為基建檔案管理策略的進一步改良提供必要支持。

（四）提高基建檔案管理團隊成員結構的合理性

基建檔案管理工作團隊一定要加強對團隊成員結構配置合理性的關注和評估，結合信息技術普及應用的具體狀況，制定檔案管理團隊成員素養的培育策略，確保數字化技術得到更加有效的應用。要對基建檔案管理工作實施過程中，現有團隊成員信息技術操作情況的總結分析，尤其要對數字化技術推廣應用過程中，基建檔案管理舉措有效性進行考察，使成員結構的調整可以將數字化技術的掌握水平作為主要判斷依據，借此提升基建檔案管理綜合水平。檔案管理團隊還需要結合不同崗位的工作情況制定成員調整策略，為信息化技術的普及提供幫助。

三、結語

基建檔案管理工作的創新改良具備多方面的積極意義，實現對現代技術資源的創新應用，可以為基建檔案管理工作的全面改良提供完整的支持。因此，實現對基建檔案管理工作具體問題的研究，并制定現代信息技術在這一領域的創新應用策略，是很多基建檔案管理工作者重點關注的問題。

參考文獻：

[1]鄒婷.基建工程電子檔案收集工作存在的難點及對策[J].城建檔案，2019（02）：17-18.

[2]陳洋華.基建工程檔案歸檔的質量問題及解決途徑[J].蘭臺內外，2019（15）：56-57.

[3]朱維榮.機場基建檔案信息化建設的實踐與思考[J].經濟問題探索，2008（07）：182-185.

[4]徐振杰.高校基建檔案數字化建設探析[J].蘭臺世界，2011（08）：27-28.