煤礦企業采購信息化管理體系建設與應用

王冬

[摘 要]依托采購信息化管理體系，煤礦企業的采購交易流程進一步優化。基于此，文章從采購管理規范、培育采購市場、采購管理內容延伸、管理體系設計等方面分析了煤礦企業采購信息化管理體系建設，并從軟件選型、前期準備、理順機構等方面探究了煤礦企業采購信息化管理體系的應用舉措，為相關研究提供參考。

[關鍵詞]煤礦企業;采購信息化;供應鏈管理;管理體系

企業信息化技術的應用和國家對企業內部控制建設的要求，推動了企業制度流程化的進程。但是煤礦企業因為流程建立不夠規范或沒有充分權衡相關者的權利和義務，流程的建立并不能保證有效實施，有時還會降低企業的效率。采購是一項重要業務，但是因為其復雜性，所以在設計過程中經常會出現不規范或不合理的部分，關于煤礦企業采購信息化管理體系建設，包含多方面的內容，其中采購資源整合就是其前提條件。然而，考量煤礦集團企業 ERP建設情況，采購資源整合尚且存在一些難以解決的問題。例如，在集團對物資的集中采購層面，區域化的現場管理能力較弱。例如，在采購信息共享層面，各采購單位并不明確市場情況，從而導致采購成本難以降低。故而，為促進煤礦企業采購信息化管理體系建設，應做好采購資源整合工作，并從以上方面進行探究。所以本文分析了煤礦企業在采購管理中存在的問題并提出了具體的流程優化方案，希望對企業的管理者有所啟示。

1 信息化采購在供應鏈管理中的優勢

1.1 拓寬供應商服務范圍

在現代企業運行及發展的過程中，通過信息化采購方案的創新，可以逐漸提高產品的采購效率，并降低采購成本，為企業規模化的發展提供保障。而且，在電子產業運行及發展的狀況下，由于電子商務市場的全球化發展，結合信息化采購模式，可以逐漸改變傳統采購的限制因素，并滿足企業的發展需求。同時，在信息網站共享的狀況下，可以節省紙質資源，提高采購效率。

1.2 提高采購的透明度

結合電子化的項目采購方案，可以將公平、公正以及公開的采集過程作為重點，創設全新的電子采購方案，并結合產業中供應鏈的管理方法，進行采購流程的創新，避免交易主體在整個過程中私下接觸，保障信息化采購方案的實施性監控，也可以避免采購黑洞現象的出現，為企業電子采購以及供應鏈管理方案的創新提供支持。

1.3 利于信息之間的溝通

在信息化采購與供應鏈管理方式創新的過程中，可以促進信息溝通管理的定量化和科學化，為項目決策提供準確的信息支持，并為決策提供充分依據。在現代企業發展中，不再是單位企業之間的競爭，而是供應鏈與供應鏈之間的競爭，因此，在企業運行中應該構建長期、互利性的合作關系，結合電子采購模式，進行采購方案的確定，結合生產需求進行及時性的采購及調整，降低供應鏈的生產總成本。

2 煤礦企業采購信息化管理體系建設

關于煤礦企業采購信息化管理體系建設，應從采購管理規范、培育采購市場、采購管理內容延伸、管理體系設計等方面分析，具體可參考以下內容。

第一，采購管理規范。在煤礦集團公司管理結構中，其下屬的生產企業通常遠離管理核心，且臨近資源產地，相應的采購交易常處于獨立封閉的狀態，其交易過程缺乏有效監督，并不公開透明。為保證企業利益，應建立采購交易集中管控體系，使采購交易過程處于多部門相互制衡的環境之中，確保采購交易公開、公平和公正。

第二，培育采購市場。為促進采購交易管控體系達成采購目標，煤礦集團企業應正確考察、評估及選擇潛在的供應商，以培育采購市場。關于供方資源共享，煤礦集團企業應建立統一的供方管理辦法，以統一的供應商平臺促進采購管理工作。簡而言之，供方管理應以集中管理、分級負責的方式落實，并健全供方準入、評價及淘汰機制，定期分析供方的全方位數據，為信息化、精確化采購交易供方管理提供指導依據。

第三，采購管理內容延伸。現代采購業務集信息化管理、采購市場、采購業務管理等于一體，極大地影響了企業的內部物流過程管理。在企業動態聯盟管理下，相應的電子采購平臺擁有以下需求特征。例如，全面解決集團化集中采購招標項目的集權問題，乃至子公司分散采購招標項目的分權問題。例如，針對煤礦生產所需的大宗原料及相應的配送服務資源，可對之進行相應的資源開發及市場培育工作。

第四，管理體系設計。關于采購信息化管理體系，其信息化集成組合應包括采購計劃形成、招標交易及管理平臺、合同形成及審批平臺、采購結算平臺、遠程視頻會議平臺等內容。具體而言，首先要構建電子招標采購信息化平臺，其次建設企業內部及外部的網絡操作管理平臺，最終要培育供應商及內外評標委員會的企業戰略資源，并實現覆蓋企業需求、管理、業務、監管四個方面的具體化管理流程。

3 煤礦企業采購信息化管理體系應用

3.1 軟件選型

在軟件選型前，煤礦集團企業要做好系統建設工作。關于系統設計，首先要明確系統設計的指導思想，即整體規劃、分步實施、集成牽制、效益優先，使業務流程趨于公開、透明、廉潔、高效，并保證系統操作的安全性及便捷性，注重網上招標管理平臺的建設，使采購交易過程處于多部門聯合制衡的環境之中。其次要明確系統的設計原則，即信息與交易平臺應相互融合，并依托遠程視頻會議，做好招標采購工作。最終企業要整合電子交易平臺所需的信息資源及管理內容，具體設計系統的管理體系與功能構架。關于軟件選型，應側重管理目標及管理咨詢，選型原則應以先調研后選擇為依據，側重軟件的應用性、咨詢性、開發性和集成性等方面的能力，即軟件要在業務管理、咨詢服務、戰略合作等方面發揮重要作用。

3.2 前期準備

為做好采購信息化管理體系建設工作，應致力項目建設的前期準備，具體可參考以下內容。其一，相關的領導小組與工作小組應強化協調及行政能力，以促進項目執行;其二，加強項目宣傳力度，使項目建設取得全員支持;其三，全面優化業務流程及管理制度;其四，組建專業化的項目小組，并抽調采購流程所涉及的各專業人才;其五，項目相關培訓不僅要側重企業內部，更要考慮供應商層面，培訓出一定數量的工作人員;其六，審核并確定采購標的技術要求、型號、材質、數量等內容。

3.3 理順機構

煤礦集團企業應整章建制，從整體上梳理采購工作思路，并完善各項管理制度。具體而言，首先，企業要轉變管理職能，成立招標中心，并實現多重監管。簡而言之，企業所有采購項目均要在招標中心的招標網實施，使整個交易過程納入多部門相互制衡的環境之中。其次，關于多部門相互制衡關系，應明確需求部門、采購及物流供應部門、合同管理部門、儲運部門、財務及紀檢部門等多部門的管理職責。最后，關于統一供方管理，應依托集中管理、分級負責的指導思想，使各子公司明確在供應商準入、供貨、淘汰、統計、共享等方面的管理職責。簡而言之，依據企業戰略需求，應對企業的重點供應商進行具體化、細致化的監督管理，使合格供方始終保持在五家以上，并實行供方資格及等級的動態化管理，不斷優化采購交易環境。

4 信息化采購與供應鏈管理方式

4.1 構建供應鏈信息化平臺

在企業運行中，應該針對信息化采購及供應鏈管理狀況，構建供應鏈信息化溝通平臺，并做到：其一，創設企業信息處理系統，采購企業結合貨物信息，創設查詢平臺，并掌握產品的運輸現象，及時獲得訂單物流狀態;其二，業務管理。業務管理中，應該結合管理的功能性，進行供應鏈信息化管理平臺的創設，結合物流管理流程、倉儲管理以及運輸管理方案，明確采購以及供應鏈的基本信息，提高訂單交付的及時性;其三，信息發布。信息發布中，企業可以及時查詢到物流的調整計劃、采購訂單以及交貨方式等，并逐漸優化信息的傳輸方案，為信息化采購以及供應鏈管理方案的創設提供參考。

4.2 創設JIT采購流程

通常狀況下，在JIT采購流程構建的過程中，應該做到：其一，制訂詳細的采購計劃。在信息化采購與供應鏈管理中，為了控制成本，應該結合公司的戰略供應管理內容，進行企業采購計劃的詳細制訂，并采用專業性的采購策略，提高信息溝通的安全性和有效性;其二，成立專門性的采購部門。企業戰略部門應該結合采購流程，成立專業部門，促進信息化采購與供應鏈管理體系的創設。

4.3 創設虛擬采購環節

在信息化采購與供應鏈管理方法構建中，應該確定虛擬采購環節：首先，確定虛擬采購的目標，結合公司戰略目標以及市場數據，降低采購成本，確定目標虛擬組織;其次，構建虛擬結構設計方案，在該方案確定中，應該在采購中認識到組織結構以及攝入操作模式，逐漸增加組織項目的靈活性;最后，對虛擬采購組織進行反饋。通過信息反饋可以逐漸推動信息系統的構建，并及時解決企業運行中存在的業務問題。

5 結論

綜上所述，在信息化采購以及供應鏈管理中，應該結合信息化的產業運行模式，明確發展方向，并通過對企業運行的狀況，構建針對性的發展策略，通過供應鏈平臺、采購流程以及采購環節的創設，提升信息化采購以及供應鏈管理的整體優勢，為現代企業的穩定發展提供支持。煤礦企業采購信息化管理體系建設應致力招標網的建設與集成應用，并不斷優化管理體系建設及信息系統設計及應用效果。經過以上分析可得，為保證體系建設的成功，煤礦集團企業應以生產管理信息為切入點，并促進采購交易流程的多部門聯合制衡，做好資金管理層面的內控管理系統，以全面推動企業的信息化建設應用。

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