檔案信息化建設與檔案管理的思考

趙津華

摘 要：在當前的信息化時代之中，各行業在開展相關工作時都引入了信息技術，這在較大程度上推動了各行業的發展。在開展檔案管理工作時，相關單位需要做到與時俱進，將信息技術引入到檔案管理工作之中，借此加強檔案的信息化建設，改善傳統檔案管理模式中的不足之處，提升檔案管理工作的質量與效率。而相關單位若想實現檔案管理的有效建設，則需要對傳統的檔案管理模式進行全面的了解，同時還要掌握信息化建設的關鍵點，并結合實際情況，采用科學合理的方式，提升檔案管理工作的信息化水平。

關鍵詞：檔案信息化建設;檔案管理;思考

實現信息化的檔案管理，不僅能夠提高檔案資源的利用率，還能夠保障檔案資源的完整性，發揮出其自身的使用價值。因此，相關單位在開展檔案管理工作時，要對檔案信息化建設的重要作用予以了解，以此提高對檔案管理信息化的重視程度，從檔案管理的制度、設備等多個方面出發，進行信息化的有效建設，通過多種科學合理的手段，提高檔案信息化建設工作的質量與效率，使得這一工作的實際效用能夠在檔案管理工作中充分發揮出來，借此推動檔案管理工作的發展，使其在相關單位的發展過程中起到積極的促進作用。

一、檔案信息化建設的概述與特征

1.檔案信息化建設的概述

若是從廣義這一方面來講，檔案信息化則是指對社會、經濟以及政治等多個方面的信息進行融合，通過信息技術實現檔案資源的共享;而從狹義這一方面來講，檔案信息化就是對相關檔案資料進行數據化，形成電子版的檔案資料，為使用者的查閱提供便利性。對于檔案信息化建設而言，就是對傳統檔案管理方式予以改建，將以往紙質的檔案轉化為數字化形式進行保存，這樣不僅能夠實現對檔案資料的長期保存，還能夠借助相關信息化平臺，實現檔案信息資料的共享，大大提升了檔案管理工作的效率，使得整個檔案管理工作變得更加科學化，其中信息化的檔案管理模式也在較大程度上提升了檔案管理的便利性。

2.檔案信息化建設的特征

檔案信息化建設這一工作在不同階段會呈現出不同的特征。從實驗這一階段來講，檔案信息化建設本身就是對傳統檔案管理模式的突破，這也體現出其多元化的特點;而就普及階段來看，檢索手段在檔案管理工作中的有效應用，促使信息技術在檔案管理領域中得到了認可，檔案信息化建設在編目普及與計算機輔助立卷工作中發揮出了極大的作用;在網絡階段，多媒體技術以及光盤儲存能力在檔案管理工作中的有效應用，使得計算機的主體地位逐漸被承認，其自身在檔案管理工作也越來越重要;在數字化檔案時代中，數據庫以及電子文件管理網站的有效建立，促使數字化檔案在檔案管理工作中占據主要地位。這也使得檔案信息化建設受到越來越多的重視。

二、檔案信息化建設的優勢

1.存儲主體更換，且具有小巧、容量大的特點

檔案信息化的建設，促使整個檔案管理模式發生一定的變化，其中存儲檔案信息資料的主要載體不再是檔案盒這一類型的物品，而換成了硬盤、光盤以及云存儲等這一類的載體，以此實現對檔案資料的數字化存儲，這種信息化的存儲設備與檔案盒這一類的載體相比，更容易攜帶，并且查詢起來也更加方便。而且信息化的存儲載體，也能夠儲存大量的檔案資料，其占據空間也非常小，一張內存卡就能夠將一個鎮或者一個縣的檔案信息資料儲存其中，與傳統紙質存儲的方式相比，其自身的優勢更大。

2.存儲內容具有較大的安全性

在檔案管理中進行有效的信息化建設，能夠將需要存儲的檔案信息資料及時歸檔。比如，房屋信息的登記以及變動都能夠借助互聯網快速傳輸到相關檔案管理部門，檔案工作人員只需要上線就能接受，而且儲存數據化檔案資料的系統，通常都會采用安全系數比較高的電子鎖，并且系統中的每一份電子檔案都實現了分號儲存，所以無論是檔案的查閱，還是檔案安全性與完整性的管理，都比以往的紙質檔案更具優勢。通過這種在線儲存、歸檔、提取的方式對檔案信息資料進行管理，也能夠避免相關檔案資料的丟失，同時也能夠對網絡病毒的攻擊予以有效抵御，大大保障了檔案信息資料的安全性，有效防止檔案信息資料出現受損問題，提高了檔案信息資料的完整性。

3.檔案信息資料能夠實現多備份

檔案管理的信息化建設，還具有一個重要的優勢，就是能夠對數據化檔案資料進行多次備份，在對檔案資料進行信息化存儲時，能夠借助信息技術對該檔案資料進行復制，或者使用其他方式對其進行儲存。比如，脫機存儲、云端存儲等多種方式。在這種情況下，若是某份檔案資料因為人為因素或者是客觀因素而出現損壞的現象，就能夠利用備份，這樣也能夠降低檔案資料受損的不良影響。

三、檔案管理工作中存在的問題

1.信息化建設意識不足

對于信息化建設工作來說，其自身的有效開展實現了對傳統檔案管理模式的創新，同時也加快了檔案管理服務理念的變革發展。信息技術在檔案管理工作中的合理應用，能夠在較大程度上提升檔案管理工作的效率，而且也能夠提高其服務水平，使得相關用戶對檔案資料的查閱更加方便，并且還能夠實現檔案信息資源的共享，大大提升了相關組織效率。這些都是檔案信息化建設的優勢，但是，部分檔案管理工作者對于信息化建設的重要作用缺乏全面且正確的認知，以至于對于信息化建設的重視度不高，也有些檔案管理者本身的思想觀念比較傳統，對于檔案信息化建設接受程度較低，這就導致檔案信息化建設進程無法順利推進，最終影響到檔案管理的變革創新發展，大大降低了檔案管理工作的質量與效率。

2.檔案管理方式比較落后

現階段，我國檔案管理體系缺乏較高的完善性，而且管理方式也比較落后，不少檔案管理部門還在沿用紙質的檔案管理模式，沒有與信息技術結合起來，這種檔案管理方式相對比較落后，也使得檔案信息資料的安全性與完整性容易受到不良影響。另外，部分檔案管理部門中的管理人員在專業能力、素質等方面也存在較大的差異，一些檔案管理人員自身的專業水平較低，且管理能力不足，在檔案管理工作中經常出現失誤的情況，這樣也會影響到檔案管理工作的有效開展，并且這些專業水平較低的檔案管理工作者，也難以熟練操作相關信息技術與信息設備，這也是阻礙檔案管理信息化建設的重要因素。

3.檔案管理思想缺乏先進性

很多檔案管理者本身對于檔案資源的管理工作的思想認知存在一定的誤區，認為只要將相關檔案資源整理保存好即可，在使用的時候按照相應的規律查閱就行，根本不需要再引用信息技術等其他手段，對檔案資料進行管理。這種錯誤的思想對檔案信息化的建設造成了一定的阻礙，信息化的檔案管理核心就是資源共享，與傳統的檔案管理思想相悖。部分帶有傳統檔案管理思想的工作人員，過于重視檔案資料的存放與保管，大大忽視了檔案資料的利用率，這就導致檔案資料難以得到充分的利用，同時也降低了檔案管理水平。

4.不同的檔案管理部門存在差異性

不同區域的經濟發展水平有一定的差異性，且其發展速度也不一樣，這樣也會影響到檔案管理的信息化程度，受經濟因素的影響，各地區對于檔案信息化建設的投入力度不同，也會導致檔案管理信息化建設進度存在較大的差異。一些地區的檔案管理部門已經開始使用計算機進行檔案資料的管理，大大提升了檔案管理工作的效率與質量。但是還有部分檔案管理部門還在使用單機開展檔案管理工作，導致檔案管理水平比較低下，難以實現有效的資源共享，不利于檔案管理工作的發展。

四、檔案管理信息化建設的有效措施

1.建立完善安全的檔案管理網絡

相關單位若想提高檔案信息化建設的有效性，并在檔案管理工作中發揮出實際效用，增強檔案管理工作的質量與效率，就需要加大投入力度，購進信息化建設所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設提供充足的物質資源。基于此，相關單位需要建立安全的檔案管理網站，并將其分為面向內部與面向公眾這兩種網站平臺，借此增加檔案管理工作的服務功能，借助網站為廣大用戶提供檔案信息資源服務，借此實現檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分的利用。另外，相關單位要投入充足的資金費用，購買計算機、掃描儀等各種信息化設備，同時還要保證相關信息化設備的質量，借此推進檔案信息化的建設進程。

2.加強對檔案信息化建設的重視

有關單位若想開展有效的檔案管理信息化建設工作，就需要轉變自身的傳統思想，并對檔案信息化建設在檔案管理工作中的重要作用予以全面的認識，使其明確信息化建設的實際效用，以此更新檔案管理者自身的傳統檔案管理思想觀念，樹立先進的檔案管理思想，促使相關單位及其內部的檔案管理者能夠提高對檔案信息化建設的重視程度。另外，相關單位還需要對傳統的檔案管理工作制度進行合理完善，針對信息化的檔案管理工作制定出更加合理的檔案管理制度，使其能夠對信息化的檔案管理工作予以科學指導，借此提高信息化檔案管理工作的規范性與有序性，同時也能夠實現對檔案信息化建設的有效推動。基于此，檔案管理部門要結合信息化建設的實際情況及信息化檔案管理的具體工作內容，制定出相應的管理制度，可以根據信息化管理環節規范其工作流程，并以此制定出合理的規范條例，要求管理人員按照相關規范條例開展信息化管理工作。還要針對檔案信息的數據化錄入，設施統一的標準要求，提高電子版檔案信息資料的規范性，這樣也更容易查詢。此外，有關單位也要制定出科學的責任管理制度、考核機制以及獎懲機制等，促使檔案管理人員能夠承擔起相應的檔案管理工作職責，促進檔案管理信息化程度的不斷提升。

3.借助信息技術建立數據管理系統

數據管理系統是檔案信息化建設工作中不可缺少的一部分，安全的數據管理系統能夠保障檔案信息資料的完整性，為其自身的利用奠定基礎保障。因此，相關單位要利用信息技術，進行數據管理系統的有效建設，同時還要根據檔案資料的類型，對管理系統進行模塊劃分，這樣也便于檔案查詢、錄入工作的有效開展。另外，在建立數據管理系統時，還需要注意建立高效的搜索引擎，提高檔案查詢的效率。也要針對重復的檔案資料設立專門的瀏覽模塊，促使檔案管理人員能夠對重復性檔案信息進行及時有效的處理，避免檔案信息的查詢管理受到不良影響。此外，在建立數據管理系統的過程中，相關技術人員要重視系統的安全性，可以在計算機中針對這一管理系統建立防火墻，也可以在計算機中安裝安全管理軟件、殺毒軟件等，以此實現對網絡病毒以及黑客入侵的有效抵御，進一步保障數據化檔案信息資源的安全性，防止其出現受損問題，影響到檔案信息的有效應用。

4.提高檔案管理者的專業水平

檔案管理人員是檔案信息化建設的主要落實者與推動者，其自身的檔案管理能力及素養，會對檔案信息化建設工作產生直接的影響。因此，相關單位若想加快檔案管理信息化建設的工作進程，就需要加強對檔案管理人員工作能力的重視，通過開展培訓、講座、研討會等多種活動，提升檔案管理人員的專業水平及業務能力，使其能夠在檔案信息化建設工作中發揮出重要作用。基于此，有關單位可以開展定期的專業培訓，在培訓內容中融入先進的檔案管理思想、管理技術手段等，也要將相關信息知識與技術加入其中，促使檔案管理人員在參與培訓的過程中，能夠積累更多的專業知識，掌握信息化檔案管理工作的技能，提升其信息化意識，使得檔案管理者能夠熟練操作信息設備，以此促進檔案信息化建設工作的有效開展。

五、總結

通過上述分析，針對檔案管理進行有效的信息化建設，能夠提高檔案管理工作的服務水平，為使用者及管理者提供更大的便利，同時也能夠使得檔案資源得到充分的利用，促使檔案管理工作的實效性得以提升。基于此，相關單位要加強對檔案管理工作的重視，并且要明確傳統檔案管理工作中存在的不足，針對這些不足之處，制定出可行的信息化建設方案，有效彌補檔案管理中的不足，提高檔案管理工作的有效性。

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（作者單位：莒南縣檔案館）