檔案信息化建設(shè)與檔案管理淺議

趙靜 李暢雨

摘要：現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以有效提高檔案管理任務(wù)的速度和質(zhì)量，也有助于事業(yè)單位確立后續(xù)工作目標(biāo)。在“十四五”期間，檔案管理模式將正式進(jìn)入單套制管理模式，檔案收集整理將從“用手”到“用腦”;檔案管理將從“有形”到“無(wú)形”;檔案利用將從“有限”到“無(wú)限”。其中的重點(diǎn)是理順電子文件和電子檔案管理業(yè)務(wù)流程，管好、用好電子文件和電子檔案，檔案管理的作用將進(jìn)一步凸顯，檔案工作人員的價(jià)值將進(jìn)一步升華。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理;

前言：在信息技術(shù)的不斷推廣下，檔案信息的收集、整理、利用等工作也迎來(lái)了相應(yīng)的變革。而在具體的變革中，我們需要考慮如何促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，讓其更好的服務(wù)大眾，促進(jìn)檔案的科學(xué)化管理，讓當(dāng)前的檔案管理工能夠跟緊時(shí)代的步伐。而從其檔案管理建設(shè)的特點(diǎn)上分析，其一為建設(shè)具有價(jià)值性，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化處理，能夠進(jìn)一步擴(kuò)展檔案的信息資源，提升其應(yīng)用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值、文化價(jià)值、政治價(jià)值以及社會(huì)價(jià)值。其二為檔案信息建設(shè)的改革性，需要對(duì)檔案工作的各個(gè)流程和管理機(jī)制進(jìn)行改革，可以進(jìn)一步完善新的理論和方法，彌補(bǔ)現(xiàn)有檔案管理的不足，提高檔案管理的有效性。三是檔案信息建設(shè)的效率，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)。需要依據(jù)先進(jìn)的科技作為支撐，根據(jù)科技的發(fā)展不斷更新技術(shù)保證文件信息管理的效率。

1加快檔案信息化建設(shè)與管理進(jìn)程的意義

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，在飛速發(fā)展的今天，原有的文件管理方式效率與現(xiàn)在相比來(lái)說(shuō)比較低下，而且更加耗時(shí)費(fèi)力，與現(xiàn)代化的發(fā)展是不相適應(yīng)的，已無(wú)法滿足單位的更高需求。因此管理人員根據(jù)目前的情況對(duì)檔案管理進(jìn)行調(diào)整，這順應(yīng)了信息化時(shí)代的發(fā)展，針對(duì)當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)的需求，同時(shí)也對(duì)變革了原有滯后的檔案管理模式，更好地服務(wù)單位發(fā)展。

2檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1檔案分散性

當(dāng)前的情況上分析，大部分的人力資源部門檔案管理工作開(kāi)展缺乏合理性，在管理方面高度分散。部分人員的資料甚至散落在不同的部門，繼而出現(xiàn)不必要的麻煩。從財(cái)務(wù)報(bào)表上分析，不僅建設(shè)局有，稅務(wù)局也會(huì)制定，在單位移交過(guò)程中也會(huì)重新制定，這種信息重復(fù)的方式無(wú)法達(dá)到數(shù)據(jù)提供無(wú)差異化的要求。因而需要充分重視檔案的分散性特點(diǎn)。

2.2檔案落后性

在既往的檔案管理當(dāng)中，一般十年完成一次移交工作，這種管理體制存在比較大的滯后性。而每年完成一次檔案移交才能符合檔案管理的服務(wù)需求，繼而提升社會(huì)和公眾的適應(yīng)能力。因而，需要進(jìn)一步提升檔案管理的體制，適合當(dāng)前快節(jié)奏社會(huì)的需求。

3.檔案信息化建設(shè)措施

3.1加強(qiáng)電子檔案的管理

隨著當(dāng)前電子技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快，許多記錄是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道傳輸?shù)模@樣的信息管理可以保證數(shù)據(jù)的可靠性和數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憷浴?duì)一些具有保存意義但不能上網(wǎng)的物品，可以通過(guò)電子文檔進(jìn)行編目管理，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，可以在企業(yè)的各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸。專線為檔案管理機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。此外，所有的電子文件形成單位需要遵從同意的格式完成編目整理，提升電子文件的可靠性和真實(shí)性。

3.2 完善檔案管理

管理工作機(jī)制目前的檔案管理工作機(jī)制，已經(jīng)不適應(yīng)檔案工作的實(shí)際情況，所以不斷提高檔案管理質(zhì)量水平，就顯得非常必要。因此，完善檔案管理制度，運(yùn)用制度層面的規(guī)定，是推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的重要途徑。一是完善檔案管理制度，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，具體分析檔案工作的發(fā)展情況。例如，隨著先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，給檔案工作帶來(lái)了極大的便利，顯著提升了工作效率。基于實(shí)際情況，對(duì)信息化環(huán)境下檔案管理體制的完善是非常必要的。另外，要完善檔案管理體系，要根據(jù)實(shí)際情況不斷改進(jìn)管理，在技術(shù)和制度層面完善不完善的部分，才能做好檔案管理工作的開(kāi)展。文檔。總之，要有效完善檔案管理制度，就必須根據(jù)實(shí)際情況不斷總結(jié)討論，不斷推進(jìn)檔案管理運(yùn)作的規(guī)范化。

3.3提升檔案管理的責(zé)任和服務(wù)

在分析檔案管理任務(wù)的特點(diǎn)時(shí)，責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的人員應(yīng)完成管理任務(wù)，面向公眾的檔案管理任務(wù)應(yīng)具備高素質(zhì)的專業(yè)理論和專業(yè)知識(shí)。支持建立科技、檔案管理信息化。隨著現(xiàn)代社會(huì)和科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理者必須掌握自己的先進(jìn)能力。在檔案信息的管理和傳輸過(guò)程中做好準(zhǔn)確到位，轉(zhuǎn)變檔案管理工作中“重保管、輕利用”的原則，進(jìn)一步擴(kuò)寬信息管理思路，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，將眼光放在長(zhǎng)遠(yuǎn)的位置，在管理人員的服務(wù)意識(shí)影響下完成檔案管理服務(wù)功能和利用功能

3.4檔案管理人員綜合素質(zhì)提升

許多員工發(fā)現(xiàn)文件管理相對(duì)簡(jiǎn)單，因此他們對(duì)待工作責(zé)任心不夠，甚至是倦怠，為避免這種情況發(fā)生，單位要不定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的培訓(xùn)，不僅要重視技術(shù)理論知識(shí)的培訓(xùn)，而且要增強(qiáng)檔案管理人員的思想服務(wù)意識(shí)，使他們具有積極的工作態(tài)度，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，更好地開(kāi)展工作。現(xiàn)代信息化程度不斷深化，知識(shí)更新加快，因此，檔案管理人員要想做好管理工作，還要與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)學(xué)習(xí)，提升信息化技術(shù)素養(yǎng)，構(gòu)建全新的檔案管理理念，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新檔案建設(shè)管理工作，最大化地工作的效能。此外，單位可對(duì)相關(guān)員工建立健全的獎(jiǎng)懲制度，如績(jī)效好的員工可以發(fā)放更多的獎(jiǎng)金，對(duì)犯錯(cuò)誤的員工給予嚴(yán)厲的處罰，這樣不僅能讓員工更有責(zé)任心，更能保證員工在工作時(shí)的嚴(yán)謹(jǐn)。可以肯定，隨著檔案管理信息化系統(tǒng)的不斷推廣，會(huì)有越來(lái)越多的單位通過(guò)這種方式改變傳統(tǒng)的管理模式，引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)和制度，拓展檔案信息管理新格局，促進(jìn)單位檔案管理者的職業(yè)綜合素養(yǎng)全面提高。

結(jié)束語(yǔ)：當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代。一個(gè)企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，必須與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)規(guī)模越大，組織結(jié)構(gòu)越來(lái)越復(fù)雜，分支機(jī)構(gòu)越來(lái)越多，對(duì)現(xiàn)代信息管理的要求越來(lái)越迫切。企業(yè)檔案信息化是整個(gè)企業(yè)信息化的重要組成部分，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行和發(fā)展有著非常重要的影響，因此，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，加快企業(yè)信息化建設(shè)具有重要意義。只有不斷完善信息化建設(shè)，才能不斷提高自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)更好地適應(yīng)時(shí)代的需求，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的可持續(xù)發(fā)展。

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