事業單位檔案管理的現代化和電子化研究

蘇興全

（鐘祥市財政局石牌鎮財政管理所，湖北 鐘祥 431922）

1 事業單位檔案管理現代化和電子化的特點及優點

檔案詳細記錄了事業單位的日常工作，檔案管理在提高事業單位工作效果、完善事業單位職能、規劃事業單位職責和任務等方面發揮著重要作用。由此可見，檔案管理是事業單位的一項重要工作，提高檔案管理質量是事業單位的重要課題。其中，加快檔案現代化、電子化建設進程，標志著檔案管理質量將得到顯著提高。

檔案管理電子化主要是指利用計算機、多媒體等電子信息技術手段進行檔案管理。隨著社會的快速發展，各種產業結構和資源運行方式都發生了翻天覆地的變化，檔案管理方式也在這種環境下實現了創新。在這種背景下，傳統的檔案管理方式已經難以適應社會發展的需要。由于紙質文件易磨損，攜帶不便，使其應用工作難以得到有效發揮。用電子檔案代替傳統的紙質檔案，不僅便于電子信息的收集和存儲，還不受時間和空間的限制，便于檔案人員進行實時檔案管理，有利于提高檔案管理的及時性。另外，與傳統的文件處理方式相比，電子文件處理更加方便快捷。電子檔案可以借助多媒體實現對大量數據的集中、準確處理，這是傳統檔案無法比擬的。

2 事業單位檔案管理存在的不足

1）事業單位檔案管理人員參差不齊。目前，檔案管理人員的綜合能力相對薄弱，也是阻礙事業單位發展的關鍵因素。事業單位檔案資料的數量較多，在實施檔案管理時，如果檔案管理人員沒有系統地學習過檔案管理知識，則會加大檔案管理出現問題的可能。此外，一些機關工作人員在單位工作懶散、行動遲緩，也在很大程度上制約了檔案管理的發展。

2）檔案管理設備落后。隨著事業單位檔案管理的快速發展，傳統的檔案管理設備已難以滿足當前發展的需要。因此，現代化設備的配置已成為事業單位檔案管理中亟待解決的問題。目前，一些鄉鎮檔案管理設備過于落后，有的單位檔案室只有簡陋的辦公室、幾本雜志、幾張辦公桌椅。基本的現代配置沒有得到有效的補充。即使機關事業單位的辦公用具都由辦公人員攜帶，軟硬件設備也不能滿足現代檔案管理的需要，也難以保證事業單位檔案管理的效率。

3）制度不完善。現階段，大多數事業單位的檔案管理制度還不完善，難以為檔案管理人員的日常工作提供有效的依據。在這種影響下，事業單位經常出現檔案內容不完善、檔案損毀、丟失等問題。同時，制度的不完善使檔案管理工作流于形式，單位領導和工作人員沒有真正認識到檔案管理工作的重要性，難以規范有序地開展檔案管理工作，這也極大地抑制了檔案管理工作的實效性。

3 建議

1）建立完善的檔案管理制度。事業單位的性質是免費的，為社會大眾提供公益性服務。對于社會來說，它具有一定的示范作用。因此，我們應該做好工作，為社會樹立好榜樣。其次，建立相關制度，通過制度約束相關員工，讓員工覺得有規章制度可行，提高管理效率。該制度的建立有利于檔案管理的有序發展。當管理者與檔案館發生糾紛時，有助于解決矛盾，也需要規范事業單位部門和員工的行為。

2）加強檔案庫存信息管理。隨著社會的快速發展，總有一些高端人才心情不好，會出現在網站上破解個人信息的情況。要求事業單位在管理過程中嚴格保密，不定期修復軟件，減少個人信息被泄露的情況。同時，隨著電子技術的不斷發展，雙向極限人才不斷涌現。許多高科技人才通過竊取別人的資料來獲取私利或傭金。這就要求各單位做好信息保護工作，避免個人信息被泄露，造成不必要的影響和損失。同時，由于電子設備中的個人信息易于復制和拷貝，技術人員應及時檢查設備問題，確保重要信息不被傳播給他人。

3）加強檔案專業人才的專業培訓。對于檔案管理人員來說，優秀的個人素質和專業技術文化水平是非常重要的。雖然檔案管理正逐步走向電子化，但看似簡單，管理者的職業素質和業務能力將影響整個單位的管理。因此，在完善基礎設施和電子設備的同時，應組織員工進行系統化培訓，以提高個人能力。

4）提高專業人員的職業道德。由于財政檔案管理工作單一、枯燥，從業人員容易被忽視。檔案工作人員要全面了解自己的職業，對自己的工作要有充分的熱情。因此，事業單位管理者應及時對檔案管理人員進行培訓和考核。通過這些措施，使管理人員對工作充滿熱情，忠于自己的事業。其次，財政檔案管理涉及很多重要資料，檔案管理人員要做好保密工作，保證資料不外泄，并對相關檔案軟件進行加密。在收集檔案、整理檔案、錄入資料時，要求管理人員認真仔細，避免因個人疏忽造成不必要的麻煩。員工離職時，應交接清楚，并對所有相關資料保密，不得擅自帶走。

5）建立專業的管理團隊。在錄入數據期間，檔案管理工作具有工作性強的特點，需要建立專業的隊伍，保證工作的連續性。過去，檔案管理水平不高，舊觀念沒有消除。因此，應該引進一些年輕的技術人員來激發團隊的積極性，并每月進行相關的培訓和溝通。鼓勵員工在做好檔案管理的前提下，不斷開發新軟件，更新軟件管理設施。加強員工的選拔措施和考核辦法，讓員工了解工作規律，加強專業知識的運用，不斷改進管理模式，提高管理水平，打造精益團隊。為促進檔案現代化和電子化發展提供有效的經驗。

6）提高電子施工意識。當前，隨著信息技術的飛速發展，檔案的規范化、科學化管理需要依靠先進的技術手段。電子化建設是事業單位檔案管理人員的一項重要工作第一，要從事業單位領導的角度，對電子化建設有深刻而全面地認識，明確檔案電子化管理的優勢，在電子化建設中給予制度、政策或資金上的支持。從管理的角度，高度重視檔案電子化建設，在單位內部營造良好氛圍，促進電子化建設的順利進行，為管理實踐決策提供依據，提供物質保障。第二，事業單位所有人員都要樹立高度的電子化管理理念，以推進檔案電子化建設的進程，為檔案管理和決策打下良好的基礎。第三，事業單位檔案管理人員要改變傳統的檔案管理觀念，把檔案管理和檔案利用放在同一個重要位置，采用開放式管理模式，積極采用電子化采集方式，科學地對檔案信息資源進行分類歸檔并從技術、設備、產品、人員、資產等方面保證了檔案信息在電子化建設過程中的完整性，推進電子化管理模式可以為事業單位檔案的高效利用提供諸多便利。

4 結束語

綜上所述，事業單位檔案管理現代化、電子化是時代的發展方向，檔案管理電子化是順應時代需要的。通過不斷建立和完善檔案管理制度，加強檔案庫存信息管理，采取人才培養措施，是促進檔案管理現代化的有效途徑。只有與時俱進，才能跟上社會發展的需要。