人事檔案信息化管理探究

楊 芳

（天津市第一中心醫院，天津 300192）

人事檔案反映的是一個人的個人成長經歷，同時也會包含有個人的思想品德作風及業務能力等各方面信息，是單位考察和用人的重要依據。在信息化環境之下，傳統手工整理檔案管理模式效率低下，難以適應檔案發展要求。因此，加強人事檔案信息化建設成為檔案管理的一項新課題，受到越來越多檔案工作者的關注。

1 相關概念

1.1 人事檔案

人事檔案包含有廣義人事檔案和狹義人事檔案，廣義人事檔案主要是指在社會單位對個人經歷及社會關系等各項信息的記載。狹義人事檔案主要是指單位內部工作人員檔案記載。本文認為，人事檔案主要是指由單位組織部門根據單位政策，記載個人成長經歷、品德作風、思想素質、業務能力等方面的文字性材料，是全面客觀了解和掌握一個人成長的重要依據。

1.2 人事檔案信息化

人事檔案信息化主要是指利用現代化信息技術處理人事檔案，以降低人事檔案管理成本，提升人事檔案管理質量的過程。人事檔案信息化建設的本質主要是將傳統實體保管變成數字化收集和傳輸，以數字化、網絡化提升人事檔案管理質量。

2 人事檔案信息化管理存在的問題

第一，缺乏統一信息化建設規劃。目前，我國人事檔案信息化建設并沒有統一標準，人事檔案信息化建設缺乏頂層設計，缺乏規劃和分工。在人事檔案管理時，我國并沒有形成人事檔案信息化科學規劃方案，沒有構建出人事檔案信息化建設要素，影響人事檔案信息化建設質量。人事檔案信息化建設不是一蹴而就，它是一個分階段實施的過程。由于缺乏建設規劃，人事檔案信息化建設各環節之間沒有做到有效銜接，人事檔案信息化建設存在隨機性，信息化建設只是解決一些表層問題，并沒有真正應用信息技術提升人事檔案管理質量。

第二，硬件和軟件技術落后。由于我國人事檔案信息化建設起步時間相對較晚，起點較低，沒有設置明確的信息化建設目標，也沒有頒布人事檔案信息化建設的各項標準，導致人事檔案信息化建設無論是硬件設施還是軟件設施都滯后于時代發展要求，影響人事檔案信息化建設質量。在硬件設施方面，許多單位并沒有將人事檔案信息化建設納入單位規劃建設之中，信息化建設只是簡單購買了幾臺計算機，信息錄入也只是簡單的人員花名冊管理，信息化建設水平較低，信息化建設硬件設施嚴重滯后。在軟件方面，人事檔案信息化建設軟件功能滯后，只有簡單的信息采集和應用功能，只是滿足日常管理活動，并不能夠挖掘大數據在人事檔案信息化建設中的潛力。

第三，信息化建設成果不能夠有效推廣。由于人事檔案本身具有一定機密性，因此人事檔案使用范圍相對較窄，人事檔案信息分享受到控制，尤其是在一些涉密人員人事檔案管理方面更是受到嚴格管控。正是由于人事檔案自身的這一屬性，人事檔案信息化建設作用并不明顯，影響人事檔案信息化建設水平。

第四，人事檔案信息化建設缺乏強有力的理論支撐。目前，我國并沒有專業的人事檔案信息化建設理論體系，再加上人事檔案本身具有的嚴格管控性，導致人事檔案處于封閉運轉狀態，很多人員并不知曉人事檔案的具體運行狀況。正是由于缺乏強有力理論支撐，導致工作人員在人事檔案信息化建設中不知曉如何推動信息化建設，最終影響人事檔案信息化建設質量。

3 人事檔案信息化管理存在問題的原因

第一，組織領導力不強。信息化建設是一個系統性過程，需要從人員、資金等方面統一調配，而這些都離不開單位內部強有力的組織領導。信息化建設與傳統的手工管理模式并不相同，信息化建設需要革新管理思想，同時還需要改造傳統管理流程，創新管理模式，因此信息化建設是一種脫胎換骨式的改革，并不是簡單的完善，這些都會觸及到不同的利益群體。在任何一個單位內部，如果缺乏強有力的支撐，人事檔案信息化建設質量堪憂。例如，由于一些單位組織領導不到位，缺乏統一規劃管理，導致單位人事檔案管理信息化建設質量 不高。

第二，投入明顯不足。在推進人事檔案信息化建設過程中，充足的建設資金是信息化建設的重要保障。由于信息化建設是一個系統性過程，因此前期需要投入大量資金購買硬件設施，同時還需要投入資金研發軟件設備。在后期，單位還需要投入大量資金運營這些軟件和硬件設施，同時還需要做好系統升級管理工作。但是由于管理認知等各方面因素影響，再加上人事檔案信息化建設并不能為單位帶來直接經濟效益，因此單位決策者在信息化投入方面并不積極，導致人事檔案信息化建設資金緊缺，嚴重影響單位人事檔案信息化建設質量。除了硬件設施和軟件設施投入之外，人員培訓和管理也是一筆開支。目前，許多單位對人員培訓和管理投入相對較少，影響人事檔案信息化建設質量，致使一些信息化資源無法被充分利用。

第三，觀念滯后。在許多單位眼中，經濟效益才是單位發展的根本，原始檔案管理只是一些幕后工作，甚至有一些單位認為人事檔案管理是工作配角。因此，人事檔案管理在單位內部始終處于輔助地位，人事檔案很難做出突出業績，導致人事檔案管理人員一直默默無聞，其付出的艱辛根本無法被認同。由于不被理解和不被重視，人事檔案管理人員在工作上表現消極，對信息化建設的思想認知不到位，觀念滯后，甚至有一些人事檔案管理人員抵制信息化建設理念。由此可見，很多單位并沒有樹立起正確信息化建設思想，導致單位負責人和檔案管理人員都產生了消極思想，并不注重人事檔案管理，對于人事檔案管理信息化建設理解不深，致使檔案信息化建設流于形式，大量信息數據沒有被挖掘出來，影響單位人事檔案信息化建設質量。

第四，相對封閉的人事檔案管理體制。由于人事檔案本身具有涉密性，因此人事檔案使用范圍非常的小，人事檔案開發利用遭受限制，這種過度保護的思想嚴重影響人事檔案信息化建設質量，很難滿足信息化背景下人事檔案管理要求，很難發揮信息化背景下人事檔案在人員管理方面的作用。

4 人事檔案信息化管理的原則和措施

4.1 人事檔案信息化管理的原則

第一，系統性原則。系統性原則要求人事檔案信息化建設必須擁有系統性統籌規劃，需要體現全局性和前瞻性，需要規劃出科學有效的內容，以確保人事檔案信息化建設的有效性。在人事檔案信息化建設過程中，只有堅持系統性原則才能夠避免人事檔案在人力、物力浪費，同時確保人事檔案信息化建設的統一規劃和統一部署。

第二，規范化原則。規范化原則主要是指人事檔案信息化建設必須統一標準，例如統一信息編碼、統一信息輸出標準、統一數據處理格式等等，通過規范化原則可以使人事檔案信息數據的生成、傳輸和保管實現自動化和標準化，避免數據互不兼容或者是重復建設。

第三，安全性原則。在推進人事檔案信息化建設的過程之中，由于信息本身具有脆弱性和潛在的風險性，再加上人事檔案本身具有一定的隱私性，因此人事檔案信息化建設還必須堅持安全性的原則。例如，在推進人事檔案信息化建設過程中，工作人員需要確保物理安全，同時還需要加強信息安全，可以設置訪問權限，加強信息加密，以提升安全性。

第四，效益性原則。由于人事檔案信息化建設是一項系統性的工程，因此需要投入大量資源，在短期內也難以獲得可觀效益，因此人事檔案信息化建設必須堅持效益原則，突出信息化建設質量，提升信息化建設效益。

4.2 人事檔案信息化管理的措施

1）加強人事檔案信息化統一管理。第一，統一組織領導。人事檔案信息化建設是一項系統性工程，只有統一組織領導才能夠有序推動人事檔案信息化建設，才能夠確保信息化建設的深度和質量。為此，人事檔案信息化建設必須堅持統一組織、統一規劃，積極投入資源，提升人力資源檔案的信息化質量。第二，科學統一建設規劃。為了提升人事檔案信息化建設質量，人事檔案信息化建設還必須統一做好規劃，明確指導思想，將信息化建設分割成各個不同的目標，按部就班的推進信息化建設。第三，統一資金渠道。為了提升信息化建設質量，單位需要統一資金渠道，設置人事檔案信息化建設專項資金，明確資金使用用途和方向，以提升資金使用效率。

2）積極推進檔案材料數字化。在推動人事檔案信息化建設過程中，檔案材料數字化是信息化建設一項重要內容，為此單位需要構建完善的人事檔案信息數據庫，這也是推動人事檔案信息化建設的重要基石。但是，一些人并不相信信息數據安全性，認為信息數據并不能夠確保絕對安全，因此采用了電子信息數據和紙質檔案共同保管管理模式。這種雙軌制的管理模式嚴重消耗了信息化建設成效，同時也消耗了寶貴資源。在推動檔案材料數字化過程中，人事檔案管理需要積極推動無紙化建設，只需要對一些關鍵人物保留紙質檔案即可。除此之外，在推動檔案材料數字化的過程中，檔案信息化建設還必須加強制度化的建設，創建人事檔案信息化建設管理制度，提升檔案管理質量。

5 結語

綜上所述，為了有效提升人事檔案信息化建設質量，人事檔案信息化建設必須堅持系統性、規范化、安全性等原則，同時還需要加強統一領導，加強資金保障，有序推動檔案文件的數字化建設，以提升能源市場信息化建設質量。