淺析檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

何 娟

（漢中市人民醫(yī)院，陜西 漢中 723000）

在當前社會，為了提升自身檔案管理的工作水平和質(zhì)量，絕大多數(shù)的醫(yī)院都已經(jīng)在醫(yī)院檔案管理中引入了信息管理系統(tǒng)，而在新型科學技術引入后大大提升了醫(yī)院相關檔案的實際利用率，實實在在地提升了檔案信息化建設的修正質(zhì)量。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設的實際價值

1.1 提高檔案管理的工作效率

將著重建設醫(yī)院檔案管理的信息化工作放在醫(yī)院檔案管理上的首位。在此前一段時間，醫(yī)院檔案信息化管理自身具有多種優(yōu)勢。第一，就醫(yī)院檔案管理的信息化而言，能夠?qū)崒嵲谠趦?yōu)化醫(yī)院檔案管理的工作順序，還能從根本上減輕管理檔案工作人員的工作，實實在在提高了醫(yī)院管理人員的工作效率，為醫(yī)院檔案管理的高效進行夯實基礎。其次，為了將醫(yī)院檔案信息的實際價值能夠更明顯的體現(xiàn)出來，工作人員在收集和整理檔案信息的工作實踐中，保證檔案信息真實有效，促使醫(yī)院整體工作流程信息化。加強醫(yī)院檔案室信息化，不僅能夠進一步提高檔案信息的傳輸速率和傳播范圍，使得提高醫(yī)院檔案信息更加豐富性多樣，并且還能不斷優(yōu)化檔案信息的采集和整理工作，有效減少人為因素對醫(yī)院檔案管理的不利影響。與此同時，隨著信息化技術的飛速發(fā)展，在現(xiàn)代社會環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理部門可以通過掃描記錄儀直接輸入檔案。這大大簡化了醫(yī)院記錄管理，同時進一步提高了檔案管理工作效率。

1.2 提高檔案信息的完整性

切實提高檔案信息的完整性。首先，通過不斷加強醫(yī)院檔案管理的信息化，一些不完整的檔案信息可以慢慢的被清除出去。在此基礎上切實提高當前檔案管理的規(guī)范性和有序性，這對充分挖掘檔案的內(nèi)在價值具有十分深遠的影響。其次，醫(yī)院檔案管理信息化，可以及時更新檔案信息。目前，醫(yī)院檔案館的檔案信息主要包括年份，文件編號，保存期限，文件保密級別和分類編號等許多部分。其歸檔信息較為繁雜，并且改動頻率也相對較大，這給醫(yī)院檔案管理的有效執(zhí)行造成了不小的麻煩[1]。

1.3 提高檔案信息的管理水平

加強醫(yī)院檔案的信息化建設，有助于實現(xiàn)檔案信息的共享，進一步擴大檔案信息的使用范圍。切實優(yōu)化檔案管理員之間的溝通交流。加強信息平臺的建立健全，可以使得醫(yī)護人員對患者的就醫(yī)信息有一個系統(tǒng)地了解，幫助醫(yī)護人員根據(jù)患者的實際情況制定科學合理的治療方案，切實優(yōu)化病人的就醫(yī)體驗。與此同時，由于各種因素的影響，在求醫(yī)的過程中，一些患者對自己的實際病情無法進行全面地闡述，因而醫(yī)護人員必須對患者進行大量的檢查工作，耽誤了醫(yī)生治療的最佳時間。在這種情況下，檔案信息共享可以通過信息數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)各個醫(yī)院的無縫對接，使得醫(yī)護人員可以切實了解患者的綜合情況，從而有效縮短患者的檢查時間[2]。

1.4 提高檔案存放的安全性

對于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理，工作人員通常要通過打印和手寫的方式進行檔案信息的采集，大部分信息以紙張形式被存放。但是在醫(yī)院檔案管理的工作實踐中，紙質(zhì)化檔案往往會受到外界因素的干擾，從而出現(xiàn)不同程度的損壞。例如，火災、水災、地震以及蟲蛀等因素均會對紙質(zhì)檔案的保存造成非常嚴重的負面影響。與此同時，對于傳統(tǒng)檔案管理來說，檔案信息的查詢和確認工作較為困難[2]，這對檔案管理工作的高效進行造成了一定的阻礙。提高醫(yī)院檔案管理的信息化程度，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字存儲，可以有效防止外部環(huán)境對檔案信息的不利影響。同時，還能有效防止不法分子對檔案資料的偷取和篡改，并且也進一步優(yōu)化了資料查詢和資料確認的相關流程，這為醫(yī)院檔案管理工作的高效進行提供了強有力的保障。

2 檔案信息化建設在醫(yī)院建設工作中的地位

檔案信息化建設是推進檔案管理工作迭代的重要工作固有的傳統(tǒng)檔案管理方式，復制信息，工作運行，和部門之間的通信都被限制。而且，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理方法沒有太多的發(fā)展和創(chuàng)新空間。在檔案管理任務中引入信息工具是對傳統(tǒng)檔案管理方法的顛覆性迭代。通過建立檔案信息化，可以有效解決現(xiàn)有檔案管理方法中存在的問題。在文件管理方法上實現(xiàn)巨大的創(chuàng)新，并以低成本和高質(zhì)量完成文件管理的升級和迭代。建立檔案信息化是促進醫(yī)院服務現(xiàn)代化的重要業(yè)務。通過促進檔案信息化，通過在線預訂，智能轉(zhuǎn)換，遠程獲取結果，自動召回藥品，物流和分配，將信息工具帶入醫(yī)療保健服務。使用信息化檔案管理系統(tǒng)，全面提高患者測試和治療的效率。可以大大提高患者登記，檢查，診斷結果的接收，住院，探視，付款，報銷等的效率，改善醫(yī)院醫(yī)療服務的現(xiàn)代化水平。為患者提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務[3]。檔案信息化是促進醫(yī)院科學管理的重要進程，為了提高醫(yī)院管理水平和進行科學管理，有必要建立檔案信息化。只有使用人工智能大數(shù)據(jù)的手段對既有的信息進行更為科學全面的分析，才能對醫(yī)務人員的工作情況、用藥與檢查項目的運營情況進行全面系統(tǒng)的實時監(jiān)測以及科學的評價與調(diào)整,以對醫(yī)院的管理工作進行針對性的科學化調(diào)整，全面提升醫(yī)院管理工作的信息化水平。

3 檔案管理存在的問題

醫(yī)院每天接待大量患者，并且每個患者都涉及多個診斷和治療過程，因此很難收集文件，大大提高了檔案管理的困難性。此外，由于難以復制紙質(zhì)文件和紙幣和缺乏流動性，2021年 02期蘭臺市內(nèi)外的數(shù)字檔案館的創(chuàng)新研究會導致檔案的收集工作變成各科室各自為營的工作，割裂了整體的檔案收集工作，這在后續(xù)的檔案管理任務中造成了很大的困難。時效性不強，由于一些參與人員缺少相應的意識，因此許多文件都需要后續(xù)的補充。后補檔案填寫勢必會受到經(jīng)辦人員本人記憶力、管理者與一線醫(yī)師的信息差等各種因素的影響，這極大的影響了整個檔案結果的質(zhì)量，并大大降低了檔案的監(jiān)督作用，不良現(xiàn)象頻生如虛假信息和腐敗導致了從藥品，檢驗和手術程序中提取了回扣的惡性環(huán)境。醫(yī)務人員不是專業(yè)的檔案管理人員，所以需要根據(jù)規(guī)定填寫大量檔案文件時，這導致在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集和分類方面缺乏專業(yè)知識，并且隨機填充了許多不正規(guī)的紙質(zhì)檔案，這給后續(xù)的數(shù)據(jù)分類和數(shù)據(jù)分析帶來了很大的困難。傳統(tǒng)紙材料的內(nèi)在缺陷紙材料具有難以更改，易于推廣和認可真實性強的優(yōu)點。但是，不易保存，不易分發(fā)，不易復制，易丟失，易改變的弊端導致其必將被時代拋棄。

4 結語

在大數(shù)據(jù)技術不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會中，醫(yī)院記錄管理的內(nèi)在價值正在逐漸顯現(xiàn)。加強醫(yī)院檔案管理信息化已成為時代發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。因此，醫(yī)院必須結合自身的業(yè)務實踐和運營狀況來構建統(tǒng)一的文件管理模型。加強檔案管理人員的培訓，充分利用檔案信息資源，增加信息設備的資金投入，有效提高醫(yī)院檔案的應用效率，為醫(yī)院各項事業(yè)的順利開展提供良好的信息支持。