新時代高校教學秘書崗位現狀和發展探討

鄭 旭 羅金武 吳麗紅 伏思靜

（成都工業學院智能制造學院，四川 成都 611730）

黨的十八大明確提出“推動高等教育內涵式發展”，對于全面提高高等教育質量，推動高校科學發展具有重要而深遠的意義。高校教學秘書崗位在高教教學管理中占據重要地位，高教教學質量與教學秘書崗位的服務與管理狀況直接關聯。因此，本文從高校教學秘書崗位服務與管理現狀入手，探討高教教學秘書在教學管理中存在問題，并提出了發展建議。

1 新時代下高校教學秘書在高校教學管理中存在的問題

1）教學秘書團隊建設不夠，教學秘書社會認同感低，職業認同感不足。高校教學建設中對教學管理團隊的建設和培養投入相對薄弱，尤其是教學秘書團隊建設力度欠缺，存在教學秘書職位不重視，技能學習、進修培訓缺失，管理體制不健全等問題。社會普遍認知下，教學秘書工作被認為是簡單地上傳下達，執行領導指令，完成任務，不要求質量[1]。實際，高校教學秘書作為教學管理中必不可少的人力資源，工作量大，工作面多，工作時效性和準確性要求高，一旦在某一環節出錯，便是一個極大的教學事故。長期較低的社會地位，難以得到認同的繁重工作，導致教學秘書的職業認同感降低，工作的向上力受挫，服務意識不高，甚至產生疲憊、倦怠心理。

2）管理模式滯后，信息化的辦公手段的欠缺。一些高校思想觀念較為陳舊，教學管理模式與新時代下高校自身發展需要存在脫節，關鍵的流程管理中仍采用紙質簽批和歸檔，例如培養計劃、學分審核、評教評學等教學管理工作還需要人工核對，耗材耗時耗工，一個小小的疏漏就可以導致一個嚴重的教學事故。國內多數高校對信息化辦公投入不足，辦公化手段和軟件滯后，存在設備陳舊，系統版本落后，功能不全，不兼容等諸多問題；各院系、部門之間資源難以實現共享，合作協調性差，工作效率低。滯后的教學管理模式和辦公手段直接影響了高校教學管理的質量和效率。

3）教學秘書崗位工作權責不明確。新時代下，高校教學秘書作為院校，教師，學生的溝通樞紐，不僅是教學管理的執行者，也是管理者。而實際工作中，多數高校僅把教學秘書當中簡單的執行者，導致過分強調教學秘書崗位的責任忽視權力，工作職責劃分不明確，缺乏相應的管理權力。例如，從教務處下發的通知常通過學院教學秘書進行轉發，一些工作因為職責不明確，形成誰通知誰負責的觀念，最終責任落在了教學秘書身上。同時，因為缺乏權力，在面對教師無法按時完成工作任務的時候，沒有強制或約束手段，教學秘書往往束手無措，讓一些工作難以到位[2]。

4）教學秘書考核機制不健全，缺乏激勵機制。高校教學層級管理中，教學秘書位于最底層，工作繁雜，很難通過數字指標來衡量工作成果和工作能力。高校傳統的自上而下的考核方式，缺乏全面性和合理性，加之高校教學秘書存在工作權責不明確的現狀，更加造成教學秘書考核機制模糊不清，工資待遇低，社會地位不高等問題。特別是對高校教學價值秘書的不重視，激勵欠缺，晉升空間狹隘，造成教學秘書職業價值模糊，自我定位偏差。

2 新時代下高校教學秘書在高校教學管理中的發展建議

1）加強教學秘書團隊建設，提升教學秘書社會地位和職業認同感。教學秘書團隊建設應納入學校發展規劃中，形成規范的培訓管理制度。首先，教學秘書是行政也是教師，需要同時具備行政知識能力和相應的專業知識，可通過走訪學習、教學與管理理論知識的培訓、組織校內外座談等方式加強教師秘書理論學習[3]。其次，創造有利的工作環境，提高教學秘書的地位。院校應積極為教學秘書提供外出進修和學習的機會，給教學秘書團隊創造一個和諧、團結、積極的工作環境；讓教學秘書團隊時刻保鮮，保持隊伍的活力與朝氣；推動教學秘書從傳統的事務型向新時代創新型轉型。

2）改革管理模式，建設信息化辦公環境。第一，從心理上轉變教學管理中的觀念，改變傳統的高校管理理念。因為高校管理具有公共事業管理的特點，將新時代下公共管理理論引入到高校管理中，通過簡化權力運行流程，簡化層級設置，相關權力分權下放，樹立服務意識，利用互聯網建立資源共享和聯動機制等手段，發揮各學院的主動性，增強工作人員的服務意識。同時，借鑒現代化企業管理模式和經驗，借助互聯網、大數據平臺，定制開發適合本校教學特色的信息化教學管理系統，實現各級管理的去紙質化、低碳化和高效化。第二，建立校園網絡數據中心，加大對及信息及基礎設施的投入。首先，建立標準的網絡數據中心，整合學校各部門的自建系統，淘汰超年限設備和非標系統，實現監控安防、校園網一卡通、圖書館、協同辦公系統、校園后勤系統、科研管理系統、教學管理系統等集中管理，改變部門之間信息孤立的現狀。其次，建議信息化中心運維團隊，加強平臺管理和數據共享建設，由專業技術人員保障高校信息化系統的可靠和穩定性。第三，提高計算機能力。新時代下，計算機能力是高校教學秘書應具備的基本辦公技能之一。高校教學秘書作為高校的數據采集者、共享者、使用者、管理者，要求熟練使用教學相關的各類軟件和OA系統，快速解決計算機的簡單突發故障，利用互聯網資源、互聯網平臺為教學管理工作服務。

3）明確教學秘書崗位工作權責，健全考核機制。第一，教學秘書權責明確。首先，明確教學秘書權責，因才設崗[4]，科學分工，把每一項工作內容和工作職責分配到相應的工作人員身上。有的教學秘書溝通能力強，有的計算機能力卓越，有的個性沉穩內向，有的外向活躍，根據教學秘書的個性特色和能力分工，最大限度發揮教學秘書的個人優勢，建立默契、和諧、團結的教學秘書團隊。其次，建立崗位責任制，堅持權責對等，分清責任的原則。教學管理團隊每一個成員都有明確的職務、權力和相適應的利益享受。第二，健全業績考核機制。首先，根據教學秘書的工作權責，制訂考核細則，建立科學的評價體系，獎勵激勵制度，定期對教學秘書團隊進行考核，保證團隊的內部競爭性。其次，健全教學秘書的晉升機制，教學秘書和專任老師享受有相同晉升空間、擴展教學秘書的晉升渠道，提高薪資待遇，從精神和物質雙重層面提高高校教學秘書團隊的工作穩定性，激勵教學秘書的工作積極性。

3 結束語

高校教學秘書是高校教學管理中重要的一環，高校和社會應提高對教學秘書的認可度和關注度，為教學秘書個人和職業發展提供空間。在新時代，高校教學秘書應緊跟時代的步伐，博學篤行，不斷提高自身的綜合素質，不斷提高教學管理的工作效率，為高校建設、為人才培養奉獻出自己的力量。