大數據背景下關于檔案管理的探討

宋秋萱

(黑龍江大學，黑龍江 哈爾濱 150000)

在大數據的時代背景的影響下，網絡信息服務技術的快速發(fā)展致使巨量且多樣化的數據不斷地出現，人們的生活、學習和日常社交隨處可見。如何有效率的管理和利用這些數據，成了各行各業(yè)關注的焦點，對于檔案行業(yè)也不例外。在國內，將“數字化”與“檔案館”聯系起來討論始于2000年，此后檔案資源數字化建設和檔案管理方式的變化便引起了檔案界內持續(xù)的關注與討論。數字化檔案數據成為一種新型的檔案管理模式，讓檔案管理工作不斷的趨向于自動化管理階段。從近幾年國務院印發(fā)的相關文件也可以看到，檔案管理工作的開展離不開大數據時代環(huán)境的影響，需要加速檔案工作的轉型，即改變原有的傳統(tǒng)檔案管理，形成新的思維方式逐漸轉變成檔案數據管理，這也是檔案工作在發(fā)展道路上的必然結果。筆者從文獻計量的角度出發(fā)，意在通過對該領域已知的研究成果進行總結，針對檔案管理工作的現狀提出建議，是目前檔案界需要關注的問題，具有一定現實意義。

1 文獻計量分析

文章選擇中國知網數據庫(CNKI)作為主要的數據來源，以主題“檔案管理”與“大數據背景”為檢索對象進行高級檢索，對在2010年～2020年間發(fā)表的期刊論文進行統(tǒng)計，選擇SCI、CSSCI、CSCD作為期刊類型進行精確檢索，檢索時間截至2020年6月18日，最后檢索出與本文研究主題相關度較高的有效文獻共38篇。

1.1 檔案管理研究主題年代分布規(guī)律

對該領域內研究文獻進行統(tǒng)計分析，可以有效反映該領域內的研究文獻發(fā)文數量隨著時間產生的數量變化，也可以從整體上看出該領域發(fā)表的所有期刊研究的歷史進程。由表1可以看出大數據背景下檔案管理建設領域相關的研究文獻數量變化情況，波動較大，平均年發(fā)文量為5.71篇；2019年發(fā)表數量為11篇，由于無法預計2020年的發(fā)文數量，所以暫時認為2019年為發(fā)文數量最高的一年，面對巨量檔案數據，檔案工作者應該如何有效管理，檔案管理方式如何成功轉型，都是亟待解決的問題，因此大數據時代檔案管理是檔案界目前所關注的重大課題之一。

表1 2010年～2020年領域內論文的年度發(fā)文量

1.2 檔案管理研究主題被引頻次分析

以中國社會科學引文索引數據庫(CSSCI)為檢索來源，導出與主題相符的文獻按照被引頻次進行排序可以得到文獻的被引情況如表2所示，在排名前4的文獻中，文獻篇平均被引次數為24.5次，篇平均被下載頻次為273.1次，可以看到排名靠前的文獻中，醫(yī)院和高校的檔案管理方向較多，其次是企業(yè)檔案管理。其中浦曉雯、夏開建、張軍朝合作發(fā)表的《基于大數據驅動的醫(yī)院檔案管理數據分析方法與應用決策》被引頻次最高為37次，這篇文獻針對醫(yī)院檔案管理過程中存在的問題進行分析，通過探討得到了有效的解決策略，奠定了在醫(yī)院檔案管理方向的主導地位。

表2 文獻被引頻次排名前4的文獻

1.3 檔案管理研究主題研究現狀分析

經過對檢索得到的文獻作者進行分析，發(fā)現在檔案管理領域內沒有形成核心作者群，所以選取了部分發(fā)表在核心期刊的文獻進行分析可以發(fā)現，檔案管理工作在不斷地發(fā)展和轉型。原有的檔案工作由單一學科轉向多學科發(fā)展，檔案工作者在擁有專業(yè)的檔案學科知識基礎上，也要掌握計算機網絡、數據整理挖掘和分析等方面的技術；其次，檔案管理工作從原本的注重紙質檔案的管理轉向了注重對用戶需求的服務，從檔案管理工作到檔案數據服務的變化中，用戶可以主動檢索檔案數據，讓檔案工作逐漸形成以數據分析和挖掘的導向性服務的觀念。

2 大數據背景下檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理工作人員配備不足

大數據時代的到來導致檔案數據巨量增長，且涉及的數據多樣化，以多種形式存在，例如紙質檔案、數據檔案、音頻等，使檔案管理人員的工作量成倍增長；當前時代背景下要求檔案工作人員不但具有多年的專業(yè)知識積累，同樣需要計算機等多方面的綜合知識以及認真嚴謹的服務態(tài)度，而現有的檔案工作者人員數量過少、專業(yè)素質差距大，無法應對當下的檔案管理工作。

2.2 檔案管理中的數據安全性低

網絡安全屬于檔案管理中較為薄弱的環(huán)節(jié)，檔案數據或數據流中的一個丟失,對于檔案數據化管理所造成的結果也是難以想象的。如果檔案信息遭到泄露，會對個人、社會乃至國家都會造成不可預估的傷害。

3 優(yōu)化檔案管理現存問題的措施

3.1 提高檔案工作者專業(yè)素質

大數據時代，專業(yè)的人才是檔案管理順利開展的關鍵因素。針對檔案工作者人員配置不足、現有的檔案數據管理工作與原有的檔案工作大相徑庭的現象，對現有的檔案工作者定期培訓，加強收集開發(fā)檔案的意識，全面提高檔案工作者的專業(yè)素質，且大力招進檔案專業(yè)技術人員補充現有的檔案工作者隊伍，從而使之得以改善。

3.2 強化數據安全防范意識

檔案工作者應完善數據檔案的安全管理制度，對部分重要的檔案進行加密處理，同時利用網絡防范技術提高安全性，做到及時升級網絡的防火墻設置，保護檔案館系統(tǒng)的安全防止惡意攻擊；為保證數字化檔案的安全性可以定期對檔案資源進行數據備份存放，防止因意外事故導致數據檔案信息的丟失和損壞。

4 結束語

大數據時代對檔案管理工作產生了巨大影響，它帶來了很好的發(fā)展機遇，將大數據和檔案管理工作結合起來，會促進檔案事業(yè)的發(fā)展；與此同時也帶給檔案管理工作很大的挑戰(zhàn)，堅持原有的檔案管理方式是不可行的，需要檔案工作者注重創(chuàng)新，全面提高檔案工作者專業(yè)素質，加大對檔案人才的培養(yǎng)力度，將檔案管理過程信息化、網絡化，不斷提高檔案數據的安全防范意識。大數據時代賦予檔案工作新的內容和方式，隨著大數據技術的發(fā)展，檔案工作者不斷的努力，檔案事業(yè)會從容應對這次挑戰(zhàn)，最大限度地實現價值。