探討新時期辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

張艷

摘 要：如今社會已經(jīng)進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，而檔案管理是辦公室資料管理的主要方式之一，因為檔案不僅具備記錄歷史功能，還能夠為企事業(yè)單位業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供有力的參考數(shù)據(jù)。但是在當(dāng)今社會背景下，辦公室檔案管理工作中有一些影響因素，降低此項工作的質(zhì)量，為了提升檔案管理工作的效果，企事業(yè)單位要落實好辦公室檔案管理工作中的創(chuàng)新理念，以此來促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。本文是探討新時期辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路，提升檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：新時期;辦公室;檔案管理

引言：

當(dāng)今時代已經(jīng)進(jìn)入科技信息時代，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展，各企事業(yè)單位的辦公室檔案管理方式要發(fā)生轉(zhuǎn)變，提升企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展理念。由于辦公室檔案管理是企業(yè)組織框架中的重要組成部分，主要的工作內(nèi)容是對企事業(yè)單位運營發(fā)展的文件進(jìn)行歸檔，為后續(xù)發(fā)展計劃提供有力的參考數(shù)據(jù)。在當(dāng)前信息化時代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作方式已經(jīng)不適合當(dāng)今時代發(fā)展，各企事業(yè)單位要與時俱進(jìn)，明確檔案管理工作的創(chuàng)新思路，以此來提升企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

一、新時期辦公室檔案管理的概況

新時期辦公室檔案管理逐漸進(jìn)入信息化管理方式，其主要是利用現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此類似實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的采集和整理，實現(xiàn)智能化和數(shù)字化辦公室檔案管理方式。而新時期辦公室檔案管理具備三個明顯特點：第一，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)編公式檔案記錄存檔工作方式，實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化工作形式，提升工作人員的工作質(zhì)量;第二，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公室檔案記錄方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)存檔管理方式;第三，要嚴(yán)格遵守國家頒布的辦公室檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。通過這樣的辦公室檔案管理工作方式，提升工作的科學(xué)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化等特征，為企事業(yè)單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、新時期辦公室檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷研發(fā)，企事業(yè)單位的傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作方式也要不斷引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，以此來完善檔案管理工作的效率。但是從企事業(yè)單位實際運營情況來看，辦公室檔案管理制度還不完善，影響其工作實際開展情況。并且由于辦公室檔案管理制度的不完善，其對企事業(yè)單位后續(xù)各項技術(shù)法案制度也造成一定影響，降低企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）檔案管理風(fēng)險意識弱

現(xiàn)在社會是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的時代，促使辦公室檔案管理工作中，有可能存在黑客侵入、網(wǎng)絡(luò)病毒等危機(jī)，造成檔案信息泄露，給企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，給企事業(yè)單位帶來負(fù)面影響。

三、新時期辦公室檔案管理創(chuàng)新思路的實施方式

（一）完善辦公室檔案管理制度

在當(dāng)今信息化時代背景下，各企事業(yè)單位為了提升辦公室檔案管理工作的規(guī)范化，就需要制定現(xiàn)代化辦公室檔案管理制度。在制度過程中要根據(jù)自身實際運營情況，制定適合當(dāng)今時代發(fā)展需求的管理方式，為后續(xù)工作計劃提供有力依據(jù)，并且約束了工作人員的管理方式和工作方式。可參考《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)》等國家規(guī)定，制定具有科學(xué)性、現(xiàn)代性以及合理性的辦公室檔案管理制度，為企事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作提供創(chuàng)新思路，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

（二）提升檔案管理風(fēng)險意識

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展時代背景下，針對辦公室檔案管理工作中的信息泄露問題，企事業(yè)單位管理者要提升辦公室檔案管理工作的安全意識，做好工作安全宣傳，以此來提升檔案管理工作的安全性。在企事業(yè)單位運營發(fā)展過程中，辦公室檔案管理工作人員要意識到此項工作的重要性，按照辦公室檔案管理制度嚴(yán)格工作，以此來降低檔案信息泄露的風(fēng)險，杜絕檔案信息丟失現(xiàn)象。另外，企事業(yè)單位要嚴(yán)格按照辦公室檔案管理制度開展后續(xù)工作方針，提升企事業(yè)單位工作的創(chuàng)新理念，使其更適合當(dāng)今時代發(fā)展要求。

（三）增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識

新時期辦公室管理的創(chuàng)新發(fā)展中，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、智能技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)搭建辦公室信息化服務(wù)平臺，以此來提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作人員運用工作編輯方式進(jìn)行檔案信息歸檔處理，這樣的工作方式促使檔案信息的精確性有待商榷。而在新時期辦公室檔案管理中，企事業(yè)單位可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展各種工作，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化、可視化等管理方式，提升此項工作的安全性。為了提升網(wǎng)絡(luò)平臺的服務(wù)質(zhì)量，在搭建檔案管理互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺時，需要引進(jìn)自動化和智能化技術(shù)，推進(jìn)企事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)程。

結(jié)束語：

隨著社會的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理是企事業(yè)單位框架中的重要組成部分。在新時期辦公室檔案管理創(chuàng)新發(fā)展中，要不斷地健全檔案管理工作制度、提升檔案管理的風(fēng)險因素以及增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識等，以此來提升新時期背景下辦公室檔案管理工作效率，以此來提升企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，促進(jìn)社會可持續(xù)發(fā)展。

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