大數據環境下高校檔案信息化建設研究

周春娜

（運城職業技術大學 山西 運城 044000）

1 引言

高校檔案管理是一項綜合性和系統性的工作，高校檔案管理的內容主要包括學生學籍檔案管理、教務檔案管理、行政文書檔案管理、人事檔案管理、教學科研項目檔案管理、財務檔案管理以及學校基建檔案管理等等。由此可見，高校檔案中所記載的信息和資料就涵蓋學校人才培養、教學管理、人力資源管理以及科學研究等工作的方方面面[1]。在大數據時代下，信息傳遞載體的變化也使得檔案管理出現了一些新的特征，傳統的紙質文件逐漸被電子文件所取代，越來越多的檔案管理信息和資料以電子化和數字化的形式進行呈現，基于此，學校要實現對復雜檔案信息數據的收集和整理，提高檔案信息資料的利用率，就必須要深入推進檔案管理的信息化建設。

2 完善高校檔案信息化建設的保障體系

大數據環境下高校要深入推進檔案管理的信息化建設，基礎就在于完善高校檔案信息化建設的保障體系。首先是檔案信息化建設的硬件支持與保障，檔案管理不斷朝著信息化和數字化的方向發展，在這個過程中需要將傳統的紙質檔案管理轉化為電子檔案管理，這就需要對相關的檔案信息和資料進行數字化的加工與處理，這就離不開計算機、掃描儀以及數碼相機等相關硬件設備的支持。高校要投入專項資金用于購置這一類的硬件設備，逐漸完成紙質檔案向電子檔案的轉化，以統一規范的數據格式來進行相關檔案信息和資料的存儲。其次是檔案信息化建設的軟件支持和保障，高校檔案信息化建設需要檔案管理信息系統和平臺的支撐，基于對高校檔案信息資源的開發利用，高校要投入相應的資金和技術，開發一套適用于高校檔案管理的應用系統和軟件，并且將這一管理系統接入高校辦公室管理系統中，強化高校檔案管理部門與高校各院系以及各行政管理部門之間的溝通和聯系，高校各院系管理辦公室和行政管理部門可以直接利用這一系統進行相關檔案信息數據的上傳，更加有利于對檔案信息資料的收集。此外，還要加快健全高校檔案管理數字化平臺，借助大數據技術建立高校信息檔案數據庫，上線數字檔案館，使其除具備檔案收集、整理、分類、查詢、保存等基礎功能之外，還能提供包括通用型文檔整理、專題檔案資料整合等在內的多項業務功能[2]，充分發揮大數據的信息挖掘和快速集成處理的作用。

3 建立健全高校檔案信息化建設的體制機制

在檔案信息化建設的背景下，由于檔案管理的載體，由傳統的紙質檔案向電子檔案進行轉化，那么就要根據電子檔案管理的特點來制定和完善相應的電子文件管理制度體系。首先，要制定檔案信息化管理的各項細則，包括對電子文件的歸檔管理，要明確不同類型電子文件的格式、大小以及上傳標準、路徑等[3]。此外還包括檔案信息的上網管理，對于錄入檔案管理信息系統中的電子文件要在真實性、完整性、有效性以及安全性等方面進行全面的審查和鑒別，切實提高檔案信息化管理的質量。其次，高校要健全配套的責任制度體系，進一步明確高校檔案管理部門以及各辦公室負責檔案信息錄入和上傳的工作人員的主體責任，一旦出現檔案信息資料丟失、泄露以及失真等情況，要對相關人員進行嚴肅追責，提升檔案管理信息化建設的規范性。最后，高校必須要健全檔案管理信息化建設的安全保障制度。高校檔案中所記載一些諸如學籍信息、財務數據、科研數據以及學術論文等信息有非常嚴格的保密性要求，面對著復雜的網絡環境，要保證檔案信息資料的安全，就要建立相應的安全保障機制，構建安全防護體系，設置訪問權限，對重要核心資料進行加密，同時做好日常的備份檢查工作，切實提升檔案信息化建設的安全性。

4 組建一支高素質的高校檔案信息化管理隊伍

大數據環境下高校要提升檔案信息化建設水平，組建一支高素質的檔案信息化管理隊伍是關鍵。首先，高校必須要進一步強化對技術型人才的引進和培育，加大技術型人才在高校檔案管理隊伍中的比重，更好地實現對檔案管理信息系統及數字平臺的運行和維護。其次，對現有檔案管理工作人員組織專門的培訓和學習，不斷提高相關工作人員的信息素養和計算機應用能力，以適應檔案管理信息化建設的需求。最后，不斷加強檔案管理工作人員的主動服務意識，變被動的信息資料收集和整理為主動的信息資源開發，依托于自身的資源優勢，在對檔案信息資料進行整合的過程中，能夠通過信息提取為高校師生提供更加優質的檔案管理服務。比如，主動進行檔案檢索目錄以及關鍵詞的編制，再比如主動對學年課程信息以及科研成果進行匯總和報告，編制高校的歷年大事記等，切實提升高校檔案信息資源的使用價值。

5 結語

高校檔案信息化建設要從平臺、制度以及人才等各個角度入手，為高校檔案管理模式的變革提供重要的支撐和保障，切實提高檔案管理的質量和效率，提升高校檔案管理的服務水平。