信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用研討

王 浩，宋 青

（山東省濟寧市微山縣檔案館 山東 濟寧 277600）

1 引言

檔案工作是一項管理檔案或者為社會實踐服務提供檔案信息的業務系統，其與社會生產生活、人類社會共同發展。伴隨著人類社會文明程度逐漸提高，檔案工作所發揮的作用和價值愈發凸顯。當前已經進入到信息化穩定時期，檔案信息化建設已經成為現代檔案管理建設的重要組成部分，有效實現了檔案管理效率的加快以及檔案管理質量的提升。

2 現代檔案信息化管理模式中存在的問題

2.1 數字化管理的安全性有待提高

一方面利用信息技術能夠實現檔案信息與其載體的分離，從而將檔案信息錄入到信息系統內，提升檔案信息的深度與使用范圍，充分發揮檔案信息的使用價值。另一方面檔案數字化管理的安全性問題有待關注，快速便捷的網絡服務也為電子檔案的管理提供一定的難度。當前對于電子檔案的保護僅僅是對用戶名與密碼的安全性能進行一次防護，一旦出現密碼泄露等情況，極有可能會影響到電子檔案的安全性。此外，檔案的安全防護工作與檔案管理的制度化建設密不可分。盡管如此，部分單位仍然沒有建立起一套完善的檔案管理制度，使得計算機網絡非法運行、檔案被非法竊取的問題得不到妥善解決，在部分檔案信息丟失后，檔案追蹤工作并沒有建立起來，致使檔案數字管理工作的安全問題仍然停在表面，無法得到有力解決[1]。

2.2 數字化管理人員的工作素養有待提高

檔案管理工作人員是檔案管理工作的有力實施者，也是檔案管理工作中最活躍的因素，其綜合素養對于檔案管理工作的整體質量有著重要影響。在信息化環境中，格外要求檔案管理人員具備一定的信息化操作技術，能夠運用自動化軟件處理檔案資料。但就目前情況而言，部分工作人員仍然會依照自己原有的經驗而不是檔案管理制度進行操作，導致檔案管理的隨意性比較大，管理比較混亂，并最終使得檔案信息的錄入并不完整。

3 強化信息化檔案管理模式

3.1 提高信息化檔案管理模式的安全性

強化檔案數字化安全管理，提高檔案管理人員的操作能力是重中之重。通過定期培訓等方式，提高其信息化技術的運用能力和信息化技術素養，強化工作人員應用問題和處理問題的能力。如果工作人員沒有做好安全防范工作，極有可能給檔案管理工作帶來安全問題。此外在信息化管理過程中還會出現由于工作人員操作不當因而造成信息泄露或者丟失。為了避免相應損失，需要將確保信息安全納入到檔案管理制度當中，確保工作人員的規范化操作，確保每個人都能夠認真對待檔案管理工作，注意檔案信息使用過程中的操作安全，建立防范意識、構建完善的管理體系。

強化檔案數字化安全管理，需要建立檔案安全保障體系。電子檔案無論是進行歸檔還是使用，都需要在網絡系統中進行操作，因而數字化檔案對于計算機設備的依賴性比較強。而計算機網絡是一個開放的空間，具有公共性與分享性，在給用戶提供便利的同時，也增加了不法分子借助網絡竊取檔案信息的機會。因此需要健全并完善網絡安全保障體系，例如對電子檔案進行加密處理、設置訪問權限以及身份認證，服務器還需要定期修補補丁以及更新系統配置，防止非法入侵者竊取機密信息[2]。

3.2 提高檔案管理人員綜合素養

強化宣傳培訓，優化管理人員專業結構。檔案工作能夠健康穩定發展與信息技術的突飛猛進密不可分，使得信息化檔案管理模式中問題層出不窮。這就需要檔案管理工作人員具備一定的工作素養，通過加強檔案管理人員的業務水平和綜合素質，實現處理方式和處理能力的進步。為此，需要做好檔案管理人員的在職培訓工作，以資格培訓與繼續教育為重點，同時還需要激發工作人員的工作積極性，引導其充分發揮自身能動性，主動進行知識更新與結構優化，強化工作人員隊伍的專業化水平，建立一支復合型多層次高素質的專業隊伍[3]。

提高素養需要進行經驗交流。經驗交流是各個行業都需要開展的學習活動，在此過程中參與人員之間可以相互學習、取長補短。檔案管理人員可以開展部門與部門、區域與區域之間的交流學習活動，借鑒他人檔案管理的新技術與新方法以及檔案資源轉化的經驗，從而提高工作人員發現問題、解決問題、總結經驗的能力。此外，通過交流學習，能夠幫助檔案管理工作人員將工作總結的感性經驗理論化，并且將交流過程中學習到的經驗運用到信息化檔案管理模式當中，提高信息處理的效率與質量。

4 結語

綜上所述，檔案信息化建設是檔案管理工作的重要組成部分，涉及內容多、涉及時間長，要求檔案管理人員參與其中進行詳細管理與處理。同時管理人員的管理意識、管理模式、管理設施以及檔案管理人員的工作水平都對檔案管理有一定影響。為此，檔案管理人員逐步完善檔案管理信息，實現信息的科學化、系統化轉變，方便檔案的查找與利用，充分發揮檔案的價值。