基于數字化校園環境的高職院校檔案信息化建設分析

艾江紅

（湖北省武漢商貿職業學院 湖北 武漢 430205）

1 引言

自改革開放以來，國家就十分重視職業教育的發展，而職業院校尤其是高等職業院校，近年來發展十分迅速，特別是在當前的數字化校園建設背景下，高職院校教育教學水平得以不斷提高，同時也為其檔案信息化建設與發展提供了便利條件和無限可能。檔案信息化建設是高職院校發展中的重要組成部分，對于其可持續穩定發展目標的實現很有幫助。

2 數字化校園環境下的高職院校檔案信息化建設概述

網絡化和信息數字化是數字化校園建設的基礎與核心，在計算機技術的支持之下，能夠對高校的各種信息進行整理、收集和應用，從而打造一種虛擬化的教育環境。通過數字化校園建設，既能實現對數字資源的高效合理應用，又能有效提高教育教學質量。在數字化校園環境下，也對高職院校檔案建設工作提出更高要求，而信息化是未來發展的主要方向，所謂“信息化檔案建設”主要就是在各種現代化先進技術的輔助之下，對校園信息資源進行開發和利用，為用戶提供更多便于接受和應用的信息產品，促進檔案信息資源的優化共享。而要想實現檔案信息化建設目標，首先就是要對傳統的歸檔手段進行一些改變，在這一過程中，數字化校園發揮著關鍵性的作用，它能夠促進教學結構、教學模式、教學內容以及教學方法的全面變革，以實現對各種優秀教育資源的共享、共建，全面提高教育質量，為社會培養出更多優質創新型人才[1]。

3 高職院校檔案信息化建設的必要性分析

3.1 與高職院校整體發展要求相符合

在高職院校日常工作當中，檔案工作至關重要，它能夠對高職院校科研管理、日常教學等工作效果進行記錄和反映，同時也有助于學校歷史面貌的維護，是衡量和評估高職院校管理水平和教育質量的重要依據。在高職院校數字化校園建設當中，信息化檔案管理是至關重要的組成部分，與時代發展要求相符合，同時也是發展國家檔案事業、貫徹和落實科學發展觀的關鍵一步。在數字化背景之下，檔案管理工作可對各種現代化先進技術和手段進行應用，并逐漸開始對人工管理進行取代，最大限度提高檔案管理工作質量和效率，與此同時，也有助于學院形象的提升，與高職院校整體發展要求相符合[2]。

3.2 有助于高職院校管理水平和工作效率的提升

數字化檔案管理擺脫了以往陳舊、落后的傳統管理模式，使檔案管理逐漸開始朝著現代化、規范化、標準化方向發展，對于高職院校管理水平和工作效率的提升很有幫助。與此同時通過數字化檔案管理，還能使檔案查詢存儲更加穩定高效，快速便捷。傳統的檔案查詢，基本上都需要經過復雜煩瑣的環節，不僅浪費時間且工作效率低下，受人為因素的影響還很容易出現檔案材料磨損、缺失等問題，而數字化檔案管理則可有效彌補傳統檔案管理模式的缺陷和不足，通過網絡遠程操作就可以查詢所需要的檔案材料，從根本上保證了檔案材料和檔案原件內容的一致。

4 數字化校園環境下的高職院校檔案管理手段

4.1 完善基礎設施建設

數字化校園環境下的信息化檔案建設，首先就是要完善基礎設施建設。實踐過程中，一般包括軟件設施和硬件設施兩個主要方面，軟件設施建設主要包括檔案信息處理系統、相關軟件和程序、檔案信息數據庫等，而硬件設施建設主要包括校園網絡平臺、復印機、掃描儀、打印機、計算機、存儲器等，只有妥善做好軟硬件建設工作，才能為信息化檔案建設奠定良好基礎。

4.2 標準規范建設

標準化是網絡化、自動化建設的基礎和前提，要想實現這一目標，高職院校檔案部門必須要對相關檔案設備技術方法、業務工作等建立統一標準和原則，具體如檔案信息系統應用和設計標準、檔案館數據資源庫工作標準等等。與此同時，還要結合國內外行業發展標準，對網絡化過程中高職院校以及社會需要共同遵守的各項規范和標準進行制定[3]。

4.3 強化信息資源建設

在檔案信息化建設工作當中，檔案信息資源建設是關鍵與核心，因此，高職院校必須要結合實際情況，建立起完善的數字化檔案專題數據庫，在共享數據庫當中集中存儲數字檔案。在檔案信息資源建設工作當中，電子文件接收、采集也是至關重要的內容，高職院校的信息資源十分豐富，院校內各單位都有專屬的信息網站和系統，而這些都能夠為信息共享和傳播提供良好平臺。與此同時，檔案部門還可借助校園網絡平臺，為相關用戶提供檔案應用服務。其次，對計算機技術進行應用，對檔案目錄數據庫進行建立，使所有案卷級目錄都能實現機驗，以提升檔案檢索和應用服務質量。最后，強化紙質檔案、錄像檔案、錄音檔案以及照片檔案的數字化建設，并建設與之相應的綜合化數字平臺。

4.4 完善信息安全保障體系

隨著高職院校檔案信息化建設步伐的日益加快，檔案信息資源的應用方式也日益廣泛，在此情況下，必須要強化對檔案信息的安全保障。為實現上述目標，必須要建立起一個完善的檔案信息安全保障體系和安全管理系統。高職院校的檔案部門一般可從安全管理措施、制度、組織等方面入手，制定出完善可行的工作規范，對高校的管理措施和技術手段進行應用，以提高檔案信息安全性，同時也為信息化系統的安全可靠運行提供保障，例如，在技術方面，可對硬件防火墻、網絡殺毒軟件等進行應用，從根本上避免信息泄露和非法操作等問題的發生，與此同時，還要定期對軟硬件進行維護和升級，發現問題及時處理[4]。

與此同時，高職院校的人才培養目標和日常管理手段不同于其他普通高校，因此，在專業設置方面具備獨特的行業特點，注重對應用型人才的培養。鑒于上述情況，必須要強化對實訓體系、基礎研究、精品課程等特色數據庫檔案的建設，同時也要加強對這方面管理人才的培養，從而最大限度凸顯高職院校的檔案信息館（室）藏特色。

5 結語

綜上所述，本文主要對數字化校園環境下，高職院校檔案信息化建設及其必要性進行了分析，最后提出了幾點建議和措施?？傊?，隨著高職院校數字化校園建設步伐的日益加快，也對檔案管理工作提出更高要求，而檔案信息化建設是其未來發展的主要方向。為實現這一目標，高職院校必須要充分發揮檔案數字化技術優勢，從基礎設施建設、人才隊伍建設、規范化建設、信息資源建設以及安全保障等方面入手，為檔案信息化建設目標的實現奠定良好基礎，提高檔案現代化建設水平，促進高職院校的整體健康穩定發展。