新時(shí)代背景下基于信息化的高職院校檔案創(chuàng)新管理研究

李曉霞

（錫林郭勒職業(yè)學(xué)院 內(nèi)蒙古 錫林浩特 026000 ）

1 引言

高職院校檔案管理信息化建設(shè)是指從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理逐步向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變的過程。目前很多高職院校正在不斷推動(dòng)信息技術(shù)在教學(xué)與管理中的應(yīng)用，充分整合學(xué)校資源，提高資源的利用率[1]。檔案管理的信息化建設(shè)，能夠與校園網(wǎng)建設(shè)相結(jié)合，并為校務(wù)信息平臺(tái)的建設(shè)提供相應(yīng)的支持。因此需要根據(jù)高職院校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行深入分析，從而采取有效的解決措施。

2 目前高職院校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

2.1 對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不清

很多領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員認(rèn)為檔案管理的信息化建設(shè)是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，沒有完全清楚檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵以及作用；還有一些人認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)就是應(yīng)用信息技術(shù)，沒有與校內(nèi)管理信息化建設(shè)相結(jié)合，也沒有與其他部門進(jìn)行合作交流，把檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)為是檔案管理部門的任務(wù)；同時(shí)很多檔案管理人員為了追求信息化建設(shè)速度，不斷提高紙質(zhì)檔案的電子化速度和數(shù)量，但是忽略了電子檔案的整理與歸納問題，檔案管理工作仍舊停留在傳統(tǒng)的檔案保存與管理上，沒有重視檔案信息的合理利用，導(dǎo)致檔案信息無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2 管理制度不完善

很多高職院校在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)過程中沒有明確建設(shè)目標(biāo)，缺乏嚴(yán)密的計(jì)劃，也沒有做好組織協(xié)調(diào)工作，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作無(wú)法與學(xué)校整體的發(fā)展相適應(yīng)，缺乏有效的政策、技術(shù)以及資金支持[2]。同時(shí)高職院校在推行檔案管理信息化建設(shè)過程中還存在目標(biāo)不明確、計(jì)劃方案不合理、定位錯(cuò)誤等問題，從而導(dǎo)致建設(shè)進(jìn)度受到影響。此外，部分檔案信息處理速度較慢，影響了檔案管理信息化建設(shè)速度。

2.3 缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)保護(hù)

隨著人們隱私意識(shí)的不斷提高，如何協(xié)調(diào)信息資源與信息利用中的矛盾涉及法律層面的問題。高職院校檔案中涉及較多的個(gè)人隱私與機(jī)密信息，檔案管理信息化建設(shè)過程中由于安全管理不到位，經(jīng)常發(fā)生檔案信息被竊取或者是黑客攻擊等情況。同時(shí)電子檔案存在容易被復(fù)制和修改的特點(diǎn)，加上電子信息與載體相分離，這也導(dǎo)致數(shù)據(jù)儲(chǔ)存過程中容易發(fā)生丟失的情況。此外，加上檔案管理相關(guān)法律法規(guī)仍不夠完善，這些問題都會(huì)限制檔案管理工作的開展。

3 推動(dòng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策

3.1 明確檔案管理信息化建設(shè)的作用與意義

檔案管理的信息化建設(shè)有助于提高檔案資源的合理開發(fā)與利用，其與傳統(tǒng)管理模式相比存在較大的差異，主要是以數(shù)據(jù)庫(kù)為載體，將文字、圖片、影像等信息儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，并通過互聯(lián)網(wǎng)以及終端機(jī)等方式進(jìn)行檔案信息的共享與利用，從而為用戶提供有效的檔案信息服務(wù)。高職院校要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于學(xué)校自身發(fā)展的重要性，需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，學(xué)習(xí)其他學(xué)校先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，將檔案管理作為學(xué)校管理的重點(diǎn)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)來(lái)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，從而提高檔案信息的開發(fā)利用效果。高職院校檔案管理信息化建設(shè)過程中需要建立多元化的服務(wù)體系，從而為用戶提供更加便捷的檔案信息咨詢服務(wù)；高職院校需要利用信息技術(shù)建立配套的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與校內(nèi)網(wǎng)，開放檔案管理平臺(tái)，并配置檔案咨詢、檢索、儲(chǔ)存、采集以及修改等多項(xiàng)服務(wù)；提高系統(tǒng)的交互性，并注重用戶的反饋，從而不斷完善檔案信息管理平臺(tái)。

3.2 完善檔案管理相關(guān)制度

根據(jù)高職院校實(shí)際管理特點(diǎn)制定檔案管理相關(guān)制度的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。檔案管理部門需要認(rèn)真思考檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定出符合自身檔案管理規(guī)章制度，從而規(guī)范電子檔案的整理、歸檔和利用等方面的步驟與流程，從而對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理。在實(shí)際工作中也要不斷根據(jù)出現(xiàn)的問題進(jìn)行完善，從而提高管理制度的有效性。

3.3 加大經(jīng)費(fèi)投入

領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理信息化建設(shè)，并給予足夠的資金支持，確保檔案管理信息化建設(shè)中軟硬件設(shè)施的合理配置，從而推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案管理部門也要結(jié)合實(shí)際情況，合理利用經(jīng)費(fèi)，利用有限的資金達(dá)到最好的建設(shè)效果。檔案管理部門在采購(gòu)設(shè)備時(shí)，也要結(jié)合實(shí)際需求，選購(gòu)性價(jià)比更高的設(shè)備，同時(shí)及時(shí)更換老舊設(shè)備，避免系統(tǒng)故障的出現(xiàn)。

3.4 重視檔案信息安全

高職院校在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)過程中也要重視信息的安全問題，要保障檔案信息的保密性與安全性。嚴(yán)格遵循國(guó)家對(duì)于信息安全制定的相關(guān)要求，重視檔案信息的安全，嚴(yán)密預(yù)防檔案信息泄漏的情況發(fā)生。同時(shí)要重視數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全管理，建立配套的安全管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控與維護(hù)。此外，還需要不斷提高檔案管理人員的安全意識(shí)，充分利用現(xiàn)有防護(hù)措施，例如防火墻、安全檢測(cè)技術(shù)、殺毒軟件等，增加網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，從而能夠有效處理各種突發(fā)情況。檔案管理部門也要加強(qiáng)安全管理，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，并根據(jù)檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行獎(jiǎng)懲，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。此外，高職院校還可以聘請(qǐng)相應(yīng)的專家來(lái)優(yōu)化安全管理系統(tǒng)。

4 結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案管理信息化建設(shè)是為了充分利用檔案信息資源，提高其開發(fā)利用率，從而進(jìn)一步推動(dòng)高職院校的可持續(xù)發(fā)展。因此領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的作用與意義，不斷完善檔案管理相關(guān)制度，增加經(jīng)費(fèi)投入，并且要做好檔案信息安全管理，預(yù)防檔案信息泄露的情況發(fā)生，保障檔案信息的安全，不斷探索高職院校檔案管理的創(chuàng)新路徑，從而進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。