計算機辦公自動化網絡構建及策略分析

楊家敏

（長春職業技術學院 吉林 長春 130033）

1 引言

科技改變生活，互聯網的發展已然改變了我們的生活，從書信到微信，從逛商場到網絡購物，很多我們習以為然的生活方式已經被網絡科技所取代。在傳統的企事業辦公模式中，往往是通過面對面進行紙質化辦公，非常耗費人力和時間成本，隨著計算機技術的應用，一種全新的自動化辦公模式彌補了傳統辦公不足，兩者有機結合極大提升了企事業單位的辦公質量和效率。

2 計算機辦公自動化的概述

計算機辦公自動化是當前信息化社會發展的產物，它是將現代化辦公融進計算機網絡，形成的一種全新辦公形式，其本質是希望通過辦公自動化對管理組織結構進行優化，提高企業決策效能。隨著社會經濟快速發展，企事業單位的辦公節奏和效率都有待提高，計算機辦公自動化網絡的出現，正好契合了企事業單位的發展需求，它的超高速率和超大容量拉升了企事業單位整體管理水準。特別是在文件數據的統一處理上，相比傳統人工處理方式的效率要高很多。計算機自動辦公在20 世紀50 年代被應用到西方國家諸多企業，直到1985 年才開始在我國全面推廣，隨著我國計算機信息技術和企業的不斷發展，計算機自動化辦公系統也經歷了不斷升級完善，現已被各領域企業廣泛應用[1]。

3 計算機辦公自動化的特點分析

3.1 對辦公數據文件的處理自動化

對于企事業單位的日常辦公來說，每天都會有大量數據及文件需要處理，在計算機辦公自動化應用之前，傳統的辦公程序非常煩瑣，比如一份日常文件從查看到簽收，就涉及到各級層層查閱，在查閱過程中有的層級還會將個人意見添加進原文件中，這種傳統文件處理的辦公模式，一來花費的時間較長，二來在查閱審查過程中容易對原文件表達的意思產生誤解。而計算機辦公自動化的應用，有效解決了這兩個問題，辦公文件通過網絡統一傳輸，在保留原文件的同時，可以清晰標注修改意見，最重要的是可以節省大量時間和人力，極大提高了企事業單位的日常辦公效率。在部分企事業單位的自動化辦公系統，每位員工都有屬于自己的系統賬號，便于企事業單位對員工工作進行管理，也有利于責權的劃分[2]。

3.2 對企業相關事務的處理自動化

企事業單位的日常運轉伴隨著各種事務處理，其中包括行政人事事務、秘書事務、督辦事務等，這些事務的處理涉及到企事業單位各部門的對接，在傳統的辦公模式中，往往會因為部分部門員工的外出導致事務處理不夠及時。計算機辦公自動化網絡的構建，能有效提高企事業單位在事務處理上的及時性和準確性，滿足了企事業單位高效辦公的需求。

3.3 對企業決策審核的處理自動化

一個企事業單位有著層級分明的組織構架，任何一個決策的執行都需要部門主管或者上級領導的審批，這也是企事業單位日常工作中非常重要的部分。在傳統辦公模式中，決策執行依據是紙質文件，它需要部門主管和上級領導對文件進行仔細審核后簽字蓋章，這種面對面的審批手續無疑拉長了對接時間，拖慢了整個工作節奏。計算機辦公自動化網絡的搭建，一方面可以讓決策者隨時隨地通過網絡對文件進行審核，不受時間地點的局限；另一方面辦公自動化系統可以將待審文件進行初步分析匯總，將一些關鍵信息直觀呈現給決策者，能極大提高企事業單位決策者的決策效率。

4 計算機辦公自動化網絡構建面臨的困境

4.1 對計算機辦公自動化網絡的認知程度不足

在計算機辦公自動化網絡應用之前，企事業單位員工已經習慣了傳統辦公模式，對這種全新的辦公方式需要一個認知和接受的過程，在最開始甚至有部分員工對此有些許抵觸情緒，企事業單位管理層要做好宣傳培訓工作，讓大家明白計算機辦公自動化網絡有利于減少工作量、提高工作效率。再就是部分員工認為計算機辦公自動化網絡，就是對計算機技術和設備的使用，其實不然，它的最終意義在于依托計算機和網絡，實現辦公事務和決策的效率，只有全員思想認知達成高度統一，才能全面實現計算機辦公自動化網絡的最大價值。

4.2 對計算機辦公自動化網絡的安全重視不夠

相比傳統辦公模式，計算機辦公自動化網絡有著諸多優勢，但安全問題已經成為它最明顯的短板。黑客和病毒的入侵，已經成為網絡安全的最大隱患，計算機辦公自動化網絡系統的文件安全受到了極大威脅，一些不法分子常常利用網絡漏洞將個人隱私和企事業單位內部資料外泄，造成企事業單位及個人的損失。對此，計算機辦公自動化網絡需要不斷升級，以提高網絡信息的安全性，除了網絡安全技術的提高，還需要對使用自動化辦公網絡的工作人員安全意識進行提高，充分發揮計算辦公自動化網絡的加密技術的應用價值，避免因為工作人員安全意識淡薄，造成辦公網絡的信息安全問題[3]。企事業單位在應用計算機辦公自動化網絡時，需要投入一定的人力和資金，提升網絡安全技術和工作人員的網絡安全意識。

4.3 對計算機辦公自動化網絡的管理制度不全

各企事業單位在計算機辦公自動化網絡中，會涉及到較多的電子公文，這些電子公文不同于其他文件，它具有法律效力，所以計算機辦公自動化系統的運行也要符合法律規范。因此，無論是從法律的角度，還是從企事業單位的信息安全的角度，都亟需構建一套規范的網絡管理制度，用來約束計算機辦公自動化系統的使用者行為。任何一個使用者在任何一個環節，因為任何原因造成安全漏洞，將對企事業單位內部辦公網絡造成嚴重損失，所以，我國在計算機辦公自動化全面普及的當下，卻沒有與之相匹配的健全的管理制度，是計算機辦公自動化網絡構建過程中面臨的難題之一。

5 計算機辦公自動化網絡構建及策略

構建計算機辦公自動化網絡是一項長期任務，也是各企事業單位當前面對的緊迫任務，在此過程中，從企事業單位管理層到普通員工，都需要從根本上轉變辦公觀念，提高自身計算機自動化辦公操作水平，以適應這一全新的辦公模式。針對計算機辦公自動化網絡的構建，以下提出了5 點參考策略。

5.1 構建企事業單位內部網絡

隨著計算機網絡的普及，傳統辦公模式已經逐漸被淘汰，為了適應時代進步和企事業單位的發展，實施計算機自動化辦公勢在必行，為此必須根據各企事業單位自身需求，構建專屬的內部網絡自動化辦公系統，確保企事業單位的數據文件的處理自動化、企事業單位相關事務的處理自動化、企事業單位決策審核的處理自動化。在對內部網絡系統進行構建時，可以對自身特點及需求進行梳理整合，有針對性構建，讓內部網絡辦公系統為己所用，真正提高辦公效率[4]。

5.2 充分利用分布式框架結構

在對計算機辦公自動化網絡構建時，各企事業單位應根據自身辦公實際需求，充分利用分布式框架結構，確保系統用戶與用戶之間的良好協同，便于根據企事業單位的層級進行統一管理，這種分布式框架結構還有利于系統內外信息的接收，以及用戶對信息的下載、上傳、分類、歸納。總之，分布式框架結構可以促進計算機辦公信息的自動化存儲，提高企事業單位相關信息的管理效率。

5.3 建立足夠多的應用服務器

一般的企業計算機辦公自動化系統，都會為每一位員工設置單獨的用戶名和登錄賬號，這是為了提升辦公系統的安全性能，也是為了便于明確員工的職責范圍，有利于企事業單位進行管理。但設置這么多的登錄賬號，就需要建立足夠多的應用服務器來保障系統的正常運轉，所以在對計算機辦公自動化網絡的構建過程中，要針對每個企業的實際需求建立足夠多的應用服務器，保障大家在使用計算機網絡系統辦公時不出現故障。

5.4 加強系統維護管理的力度

構建計算機辦公自動化網絡后，要加強整個系統的維護來保障辦公信息資料的安全，而所有網絡系統的安全運行都離不開防火墻的保護，所以在對系統的維護過程中需要建立信息存儲數據庫。企事業單位的數據文件和信息資源，在強有力的維護下得到了完整的保存，數據庫的建立還能有效預防黑客和病毒對系統的入侵，對整個辦公自動化網絡的安全都是一種實時保護。

5.5 提高員工網絡辦公的水平

隨著計算機辦公自動化網絡的普及與發展，企事業單位的辦公效率有了大幅提升，但不論是多么前沿的計算機技術和先進的自動化，都不能實現完全的自動化，整個辦公系統的運行還是需要有專人監管[5]。想要發揮計算機辦公自動化網絡的最大效能，必須提高系統管理人員和使用人員的技能水準，伴隨系統越來越自動化，對人員的技能和綜合素養要求越來越高，只有全方面提高企事業員工的自動化操作技能和管理水平，才能最大程度降低網絡安全故障的發生，從而提高計算機辦公自動化網絡的安全性能，以及企事業單位的辦公效率。

6 結語

隨著互聯網技術的不斷發展，計算機辦公自動化網絡的構建也在不斷普及完善，被應用的領域越來越廣泛，特別針對一些需要處理較多日常事務的企事業單位，計算機辦公自動化系統的應用，有效解決了人力成本居高不下的問題，以此同時還極大提升了辦公效率，實現了企業內部人員的協作、內外部信息資源的歸類共享，為大家提供了一個良好的辦公環境，推動企事業單位的高效運轉，促進我國經濟的穩定增長。